Fyra räknesätt och
ett bokslut

 

 

handbok i
Socioekonomiskt bokslut

 

 

 

 

Ingvar Nilsson & Anders Wadeskog

2008-02-19

Version 1.0

 


Förord

 


Sedan 2004 har Nutek varit huvudman för projektet ”Socialt företagande – vidgar arbetsmarknaden”. Det är ett projekt inom gemenskapsinitiativet Equal med syfte att förbättra förutsättningarna att starta och driva sociala företag. Företag som genom att driva en näringsverksamhet uppfyller sina mål att genom företagandet skapa möjlighet till utveckling och försörjning för människor som har det särskilt svårt på dagens arbetsmarknad.

Nutek har tillsammans med ett brett partnerskap av sociala företag, företagsfrämjande aktörer och myndigheter arbetat med att analysera förutsättningarna för det sociala företagandet, sprida information och kunskap och att ta fram konkreta förslag på hur utvecklingen kan stimuleras i framtiden. Som ett led i det arbetet fick Ingvar Nilsson och Anders Wadeskog, SEE AB i uppdrag att utveckla en metod som skulle kunna bidra till att visa på nyttan med socialt företagande ur samhällsekonomiskt perspektiv. Metoden kom att kallas ”Socioekonomiskt bokslut” och integrerar det företagsekonomiska perspektivet. Socioekonomiska bokslut genomfördes på två av de sociala företag som ingick i Equal-projektets partnerskap.

Såväl resultaten av boksluten som metoden har väckt stor uppmärksamhet och intresse för att använda metoden för att belysa de samhällsekonomiska konsekvenserna av fler sociala företag och liknande verksamheter. För att underlätta spridningen av metoden beslutade projektets styrgrupp att ge SEE AB i uppdrag att utarbeta en handbok som stöd för dem som vill genomföra socioekonomiska bokslut. Parallellt togs initiativ till att genomföra en utbildning som finansierades med medel från Växtkraft Mål 3 i Stockholm och med deltagaravgifter. Erfarenheterna från utbildningen och deltagarnas bokslutsarbeten har integrerats i handboken.

Handboken är tänkt att vara ett verktyg för sociala företag och andra ideella och offentligt drivna verksamheter där det är intressant att se den ekonomiska nyttan av samhälleliga investeringar. I vissa fall täcker handboken det behov av kunskap som behövs i andra fall behövs kanske hjälp på vägen.  För innehållet svarar SEE AB.

 

Stockholm februari 2008

 

 

Sune Halvarsson                       Eva Johansson

Tf generaldirektör                      Projektledare


Innehåll:

 

DEL 1 INTRODUKTION OCH ÖVERBLICK.. 5

1      Inledning. 5

1.1        Bakgrund. 5

1.2        Handbokens uppläggning. 5

2      Ett Socioekonomisk bokslut – vad är det?. 9

2.1        Grundidé. 9

2.2        Synsätt eller kalkylmodell?. 9

2.3        Redovisning och externa effekter 10

2.4        Byggstenarna i ett Socioekonomiskt bokslut 10

2.5        Vårt fiktiva exempelprojekt – Återtåget 11

2.6        Resultaträkningen – från överblick till detalj 13

2.7        Nyckeltal 18

2.8        Finansieringsanalys. 19

2.9        Investeringsperspektivet 20

2.10      Åter till bokslutet – annorlunda uttryckt 22

3      Vägvalen innan. 25

3.1        Inledning. 25

3.2        Enklare kalkyler 25

3.3        De kompletta kalkylerna. 33

3.4        Att uppdatera bokslut 34

3.5        Till sist 37

4      Kostnader och intäkter – vad menar vi med det?. 38

4.1        Inledning. 38

4.2        Olika sätt att räkna kostnader 38

4.3        Alternativkostnader 39

4.4        Externa effekter 39

4.5        Reala och finansiella kostnader 40

4.6        Kostnader idag och i framtiden – diskontering. 42

4.7        Kostnader som blir intäkter och fortsätter att vara kostnader.... 44

4.8        Några slutord. 44

DEL 2  ARBETSPROCESS OCH INNEHÅLL.. 46

5      Processen Från ax till limpa. 46

5.1        Inledning. 46

5.2        Förberedelser – referensgrupper, tidsschema och rapportstruktur 47

5.3        Seminarium1. 48

5.4        Seminarium 2-4. 48

5.5        Seminarium 5 och presentation. 48

5.6        Slutord om processen. 49

6      Kalkylens Skelettet – Aktörer, kedjor och aktiviteter 50

6.1        Inledning. 50

6.2        Aktörer och kedjor 50

6.3        Aktörer och aktiviteter 51

6.4        Kedjor och aktiviteter 56

6.5        Att arbeta med aktörer och kedjor – sidorna på myntet 59

6.6        Detaljer, ambitioner och värderingsprinciper 60

7      Köttet på benen – karriärerna. 62

7.1        Inledning. 62

7.2        Normalitet vs utanförskap. 63

7.3        Skapa grupper/Kategorier 65

7.4        Tidsperspektiv. 66

7.5        Beskrivande bilder 68

7.6        Avslutande kommentarer 69

DEL 3 - RÄKNANDET.. 70

8      Multiplicera och Addera så får vi .... 70

8.1        Introduktion. 70

8.2        De individuella kostnaderna och intäkterna. 70

8.3        Externa kostnader och intäkter 72

8.4        Interna kostnader och intäkter 73

8.5        Lägg ihop delarna... 74

9      ... ett bokslut 76

9.1        Inledning. 76

9.2        Resultaträkningen. 76

9.3        Nyckeltal 79

9.4        Fördelnings-/Finansieringsanalys. 80

9.5        Investeringsperspektivet 81

10         Automatisera kalkylen i Excel 84

10.1      Bakgrund. 84

10.2      Några grundläggande handgrepp. 85

10.3      Vårt Case – Återtåget 89

10.4      Kalkylens steg – Uppläggning av kalkylmodellen. 91

10.5      Steg 1 Kedjor, Aktör och insatser/aktiviteter – arket BasData. 93

10.6      Skapa grunderna för släktingarna till BasData. 95

10.7      Steg 2 Scenarierna - karriärarken. 95

10.8      Steg 3 Sammanställning per karriär 97

10.9      Arbetet så långt 98

10.10    Exempeldata på individnivå. 99

10.11    Steg 4 – Summera över aktörer/kedja - Pivottabeller 103

10.12    Summera över aktörer 2 - Reala och finansiella kostnader 108

10.13    Steg 5 – Bygg grupper och räkna externa kostnader/intäkter för företaget – alt A.. 117

10.14    Steg 6 – Ställ upp och justera företagets interna bokslut 118

10.15    Steg 7 - Bokslutet 120

10.16    Presentationsbokslutet 123

10.17    Nyckeltal 126

10.18    Analys över tiden...... 128

10.19    Om man vill göra om kalkylen – vad behöver ändras?. 132

10.20    Några slutord. 134

11         Några ord på vägen. 135

 


DEL 1 INTRODUKTION OCH ÖVERBLICK

1          Inledning

1.1         Bakgrund

Detta är en handbok i arbetet med att upprätta ett Socioekonomisk bokslut. Dess specifika ursprung återfinns i ett tidigare arbete med kooperativen Basta och Vägen Ut![1]. Det Socioekonomiska bokslutet utvecklades för att hjälpa dessa företag, och deras intressenter, att få ett grepp på det avsevärda ekonomiska mervärde som skapas i verksamheterna men som aldrig kom till uttryck i den vanliga ekonomiska redovisningen.

Det föll sig naturligt att kalla metoden för Socioekonomiskt bokslut för att markera samhörigheten med, och komplementaritet till, den traditionella redovisningen. I själva verket är tänkandet bakom det Socioekonomiska bokslutet mer allmängiltigt än så. Det gäller inte bara företag som vill bygga på sin ekonomiska redovisning utan kan lika gärna tillämpas i sina huvuddrag på vilken verksamhet som helst som har en egen ekonomi – dvs. projekt, program, enheter etc.

I grund och botten handlar arbetet med det Socioekonomiska bokslutet om att vidga perspektiv och följa ekonomiska effekter utanför den egna verksamheten. Vi gör detta, i huvudsak, genom att tillämpa ett mer eller mindre strikt samhällsekonomiskt perspektiv på resursanvändning i en viss verksamhet. De rapporter vi själva gjort kan laddas ned från vår hemsida – www.seeab.se

1.2         Handbokens uppläggning

1.2.1                      Vad är ett Socioekonomiskt bokslut?

För oss är ett Socioekonomiskt bokslut ett sätt att sammanställa relevant intern och extern ekonomisk information kring en viss verksamhet på ett överskådligt sätt. Oftast är det relaterat till en viss uppsättning aktörer kring företaget/projektet/enheten för vilken bokslutet görs.

bokslutet består av ett antal delar och kan sammanställas på olika sätt. Navet i bokslutet utgörs av den utvidgade resultaträkningen för räkenskapsår. I denna visas alla ekonomiskt relevanta intäkter och kostnader under året knutna till verksamheten och dess deltagare, fördelade på olika aktörer. Den visar således vinster/förluster för olika aktörer kring företaget/projektet/enheten. Resultaträkningen kan, och bör oftast, kompletteras med olika former av nyckeltalsanalyser, finansieringsanalys och mer långsiktiga investeringsbedömningar.


1.2.2                      Vägvalen

Vi beskriver en typ av utredning/kalkyl som på sätt och vis har blivit vår egen standardkalkyl eller bokslut. I detta ingår att arbeta med fiktiva karriärer som representerar verksamhetens målgrupp och att driva arbetet i referensgrupper – såväl från målgruppen som från myndigheter och aktörer kring verksamheten. Vanligtvis görs, tillsammans med referensgrupperna, ett tämligen omfattande kartläggning och värdering av de insatser som görs för målgruppen.

Man behöver emellertid inte gör det på detta sätt. Det finns flera enklare, i olika grad, schablonbaserade alternativ då resurser eller ambitioner är begränsade. I denna handbok handlar det framför allt om vår standardkalkyl, även om vi kommer att exemplifiera några schablonmetoder.

1.2.3                      Arbetsprocessen från ax till limpa

Givet att vi vill göra ett Socioekonomiskt bokslut – vad är det egentligen man gör? Vi går översiktligt igenom hela processen från att beslut fattats till resultaten presenteras. Om det är första gången det görs för en viss verksamhet så handlar det om betydligt mer än att knåpa ihop en kalkyl i Excel. Å andra sidan går oftast uppdateringar av bokslut mycket fort om kalkylarbetet har lagts upp effektivt t.ex. i Excel eller annan programvara.

I en förstagångskalkyl är sällan själva kalkylarbetet det mest tidskrävande. Det är arbetet med referensgrupper i och kring verksamheten.

1.2.4                      Kostnader och intäkter är väl kostnader och intäkter?

Begreppet kostnad upplevs sannolikt som helt oproblematiskt för de flesta. Intäkt kanske inte är lika självklart för alla. Ekonomer lägger emellertid ofta in lite speciella meningar i dessa begrepp i och med att tänkandet ofta utgår från en idé om en perfekt konkurrensekonomi. Dessa begrepp är viktiga att ha i bakhuvudet då vi konstruerar och analyserar de Socioekonomiska boksluten.

De mest centrala begreppen är antagligen alternativkostnad respektive positiva och negativa externa effekter. Resultaträkningen i det Socioekonomiska bokslutet byggs till stor del upp kring externa kostnader och intäkter för aktörerna kring den studerade verksamheten. De externa intäkterna kan i de flesta fall ses som positiva externa effekter av verksamheten.

Begreppen reala respektive finansiella kostnader och intäkter samt diskontering är också viktiga i ett Socioekonomiskt bokslut. De förra för att ekonomer egentligen inte ser A-kassa, Sjukpenning, socialbidrag som kostnader. Därför är det viktigt att hålla reda på de kostnader som är reala respektive finansiella i bokslutet.

Diskontering gör vi ofta i de mer långsiktiga analyserna av det Socioekonomiska bokslutet. Tanken med diskontering är att göra kostnader/intäkter som faller ut om 20 år jämförbara med kostnader/intäkter idag.


1.2.5                      Kalkylens skelett – Aktörer, kedjor och aktiviteter

Det Socioekonomiska bokslutet görs för en specifik verksamhet. I termer av arbetstid ägnas nästan all tid åt att kartlägga hur verksamheten påverkar andra aktörers kostnader och intäkter. I grund och botten samlar vi information om alla de insatser som offentliga och privata aktörer gör kring verksamhetens målgrupp.

Kartläggningen syftar primärt till att ställa samman en prissatt lista med insatser, fördelat på de aktörer som är inblandade. Vi har själva valt att arbeta med flödes- eller processdiagram när vi ställer samman insatserna. Dessa kallar vi oftast för Välfärds-, Konsumtions- eller Insatskedjor. Anledningen till att vi använder dessa kedjor är att de har visat sig fungera utmärkt som pedagogiska hjälpmedel i arbetet med referensgrupper. När man stegvis tänker sig igenom ett förlopp så faller alla delar lättare på plats. Alla aktörer finns med i minst en, och oftast flera, kedjor.

1.2.6                      Köttet på benen – karriärerna

I den scenariobaserade versionen av ett Socioekonomiskt bokslut utgör karriärer kalkylens nav. Karriären är i princip ett utsnitt i en livsbeskrivning som översätts/uttrycks i insatser för en viss typindivid. Karriärerna byggs upp för ett antal år, där perioden innan individen kom med i verksamhet, tiden i verksamhet och tiden efter verksamheten, oftast utgör naturliga perioder. De insatser vi sammanställer är insatser utöver det som kan anses normalt, dvs. de insatser vi alla förväntas ta del av i barnomsorg, skola, sjukvård, etc.

Vi har arbete med denna typ scenarioteknik i ett flertal utredningar sedan slutet på 1970-talet. Det har oftast handlat om att kartlägga kostnader kring en individ ur en viss målgrupp – narkoman, dubbeldiagnos, diffusa rygg/nack-problem, stroke etc. Kalkylerna byggdes oftast upp kring en representativ typindivid och användes för att ge en indikation på kostnader kring målgruppen.

I det Socioekonomiska bokslutet är vi intresserade av verksamheten – inte enskilda individer eller hela populationen i en viss målgrupp. Verksamhetens deltagare (brukare, medlemmar, klienter eller vad man vill kalla dem) är den specifika grupp av individer vi vill basera kalkylen på. Eftersom detta snabbt blir oöverskådligt för större verksamheter så får man förenkla det hela genom att precisera ett antal typindivider ur verksamhetens målgrupp. Klassificeringen kan ske efter kön, ålder, drog, diagnos eller vad man finner lämpligt.

När karriärerna eller livsbeskrivningarna skapas blandar vi stora och små insatser om vartannat och försöker löpande stämma av rimlighet och konsistens. Karriärerna är inte klara förrän referensgrupperna har godkänt dem.

1.2.7                      Räknandets ädla konst

Första gången man gör ett bokslut för en viss verksamhet sker själva räknandet mer eller mindre kontinuerligt under hela utredningsprocessen. Det finns en logik i hur kalkylen görs och var räknandet kommer in, men i praktiken är det en iterativ process som inte är klar förrän det slutgiltiga bokslutet och dess sidoanalyser är klara.

I och med att det är en iterativ process där man ständigt reviderar indata såväl kring insatser som kring karriärer och målgrupp, är det poäng att skapa ett räkneflöde som bygger på mer eller mindre automatiserade steg. Detta kan man göra på olika sätt. Vi har i ett par projekt använt oss av MS Excel. I det avslutande kapitlet går vi igenom hur man kan sätta upp en kalkyl i Excel för att få en flexibel beräkningsmiljö där mycket är automatiserat.

I praktiken handlar räknandet om att använda de fyra räknesätten – därav titeln på denna handbok.

1.2.8                      ...och det bidde en.....

Arbetet med ett Socioekonomiskt bokslut kan ses som att vi skapar en fiktiv databas på individnivå. Vi skapar en databas som innehåller samma typ av uppgifter som vi skulle haft om vi gjort en registerbaserad studie med de personer som varit aktiva i verksamheten. Vi valde denna modell i utvärderingen av PO-reformen i Skåne och Västmanland[2].

I kalkylen för Basta/Vägen Ut! arbetade vi med 4 år * 6 karriärer * 140 insatser, dvs. en mikrodatabas med knappt 3400 värden. Den slutliga resultaträkningen i bokslutet för varje verksamhet har intäkt/kostnad * antalet aktörer * antalet aktörer + summa + härledda värden som vinst etc. I Basta/Vägen Ut!-fallet (2*7*8) + 1 = 113 värden. I investeringsanalyser över tiden tillkommer dessutom en tidsvariabel som kan medföra att antalet värden multipliceras med 5, 10, 20 eller 40 beroende på hur långt fram vi vill sträcka analysen.

Det är således viktigt att tidigt börja fundera på vilka typer av analyser man är ute efter och hur dessa bäst presenteras i nyckeltal, tabeller och diagram.

1.2.9                      Att bygga sin egen räknedosa – exemplet Excel

Det finns inga som helst regler för hur räknearbetet i sig utförs. De första kalkylerna vi själva gjorde, i slutet på 70-talet, gjordes på sammanfogade pappersark som kunde rymma alla karriärer, insatser och år vi jobbade med.

Sedan dess har vi byggt oss egna kalkylprogram som passar våra kalkyler och sätt att arbeta. Dessa program har vi kallat för Kalkyl och Analysprogram för Lokala Aktörers Samverkan – KALAS – och finns i ett flertal generationer.

I senare projekt har vi valt att arbeta i MS Excel, vilket medför såväl för- som nackdelar jämfört med vår egen programvara. En fördel är att Excel finns och används av många av de personer som skulle kunna vara intresserade av att sätta samman bokslut för egna verksamheter. Genom att vi själva arbetat i Excel i de senaste projekten kan vi visa hur man kan ställa upp kalkyler i Excel.

I Basta/Vägen Ut!-rapporten gjorde vi en särskild bilaga där vi visade hur vi gått tillväga i Excel och hur man kunde skapa egna kalkyler. Denna bilaga har reviderats och återkommer även i denna handbok.

Kalkylarbetet är viktigt och man kan tjäna mycket på att lägga upp en vettig kalkylmodell redan från början. Samtidigt får tekniken och räknandet inte skymma det faktum att det Socioekonomiska bokslutet i huvudsak är ett synsätt och sätt att analysera som uttrycks i siffror. Kalkyltekniken är enbart ett hjälpmedel i detta. Om tekniken i Excel upplevs som komplicerad kan det vara poäng att leja ut arbetet med kalkylmodellen.


2          Ett Socioekonomisk bokslut – vad är det?

2.1         Grundidé

Alla verksamheter har ekonomiska relationer till sin omvärld. Två av dessa kallar vi för intäkter och kostnader, dvs. det verksamheten får i ersättning för det den gör respektive det den själv måste betala för resurserna som går åt i verksamheten. Den årliga resultatredovisning visar hur dessa intäkter och kostnader förhåller sig till varandra. Ofta görs denna redovisning för att externa intressenter skall kunna göra sig en uppfattning hur verksamhetens ekonomi sköts.

För de flesta verksamheter ger den reguljära redovisningen all relevant information. Det finns emellertid verksamheter som, via sin verksamhet, påverkar kostnader och intäkter för olika aktörer i dess omgivning – de förorsakar sk. externa effekter i sin omgivning.

Många verksamheter som arbetar med prevention och/eller rehabilitering av människor som hamnat utanför, skapar betydande förändringar i intäkter/kostnader hos aktörerna i dess omvärld.

När verksamheterna ifrågasätts, eller när man i kommunledningen skall fatta beslut om nya liknande verksamheter, bör beslutsunderlaget täcka in även dessa externa intäkter/kostnader. Det Socioekonomiska bokslutet syftar till att komplettera verksamhetens egen redovisning av intäkter och kostnader med en resultatredovisning av de ekonomiska effekterna i verksamhetens omvärld. Detta kan göras på mer eller mindre ambitiöst sätt, beroende på syfte och resurser.

2.2         Synsätt eller kalkylmodell?

Det Socioekonomiska bokslutet och de kalkyler det bygger på är framför allt en del av ett synsätt. Synsättet har sitt ursprung i den samhällsekonomiska utvärderingens syn på kostnader och intäkter och väljer att se systemgränserna för kalkylen som beroende av verksamheten snarare än juridiken. En verksamhet som förorsakar kostnader eller intäkter för ett annat subjekt idag eller i framtiden skall räkna dessa kostnader och intäkter till sitt eget resultat – dvs. internalisera alla relevanta effekter på andra. När tekniken och kalkylmodellerna ibland ter sig trasslig får man inte glömma bort att tekniken enbart syftar till att göra det möjligt att synliggöra dessa interna och externa effekter av en verksamhet.

2.3         Redovisning och externa effekter

Företag är normalt sett skyldiga att upprätta någon form av ekonomisk redovisning som beskriver de intäkter och kostnader man haft under ett år samt den eventuella vinst som uppstått. Denna skyldighet är reglerad i bokföringslagen. För vissa företagsformer, t.ex. aktiebolag vars spelregler regleras i aktiebolagslagen, är kraven mer strikta än för andra. Många kooperativa företags verksamhet regleras i lagen om ekonomiska eller ideella föreningar.

Syftet med redovisningen är tvåfaldig. Det interna syftet är att ge stöd för företagsledningen att planera och leda verksamheten. Det externa syftet är att ge olika intressenter möjlighet att få inblick i och värdera företaget. Myndigheter för att se om förtagen uppfyller sina olika förpliktelser, t.ex. att betala skatt. Kunder, leverantörer och anställda för att bedöma företagets stabilitet och utvecklingsförmåga. Finansiärer för att bedöma kreditvärdighet etc. Man skulle kunna säga att redovisningens roll är att förse intressenterna i och kring ett företag med underlag för analys och beslutsfattande.

Redovisningen uppträder som verksamhetsberättelser, revisionsberättelser, resultat- och balansräkning etc. Den bygger på att all väsentlig information kring företaget går att fånga via dess finansiella och monetära transaktioner. Detta är emellertid inte alltid fallet. Det finns ett stort antal effekter som inte låter sig fångas i den traditionella bokföringen. Vi kan kalla dem externa effekter för att de ligger utan för det som rapporterats (det interna).

Förekomsten av sådana effekter leder till att informationen om företaget blir missvisande. Man får helt enkelt inte underlag för att fatta korrekta beslut. Om företaget skapar negativa externa effekter överskattas verksamhetens värde. Luftföroreningar, buller eller förgiftade vattendrag är sådana externa effekter inom miljöområdet. Utbrändhet, sjukskrivning och arbetsskador är sådana effekter inom det sociala området. Om verksamheten skapar positiva externa effekter (förbättrad hälsa, minskad vårdkonsumtion, ren luft etc.) underskattas verksamhetens värde på motsvarande sätt i den reguljära redovisningen.

Vi baserar det Socioekonomiska bokslutet på såväl det reguljära egna bokslutet från verksamheten som på ett externt bokslut som fångar relevanta externa effekter på omgivningen. Det innebär att det Socioekonomiska bokslutet kan uttryckas med följande begrepp och definitioner:

Socioekonomisk kostnad = Extern kostnad + Intern kostnad

Socioekonomisk intäkt = Extern intäkt + Intern intäkt

Socioekonomiskt Resultat = Socioekonomisk intäkt - Socioekonomisk kostnad

Som synes handlar det egentligen bara om att lägga ett externt bokslut till det interna (reguljära) och att verksamhetens resultat faller ut som en jämförelse mellan de sammanlagda intäkterna och de sammanlagda kostnaderna.

2.4         Byggstenarna i ett Socioekonomiskt bokslut

Ett Socioekonomiskt bokslut är således ett sätt att sammanställa relevant intern och extern ekonomisk information kring en viss verksamhet på ett överskådligt sätt. Oftast är det relaterat till en viss uppsättning aktörer i företagets/projektets/enhetens omvärld. Antalet aktörer är inte givet, utan ges för det mesta av vad som anses relevant utifrån verksamheten. Vi använder själva oftast flera aktörer men man kan göra ett Socioekonomiskt bokslut med enbart en extern aktör.

bokslutet består av ett antal delar och kan sammanställas på olika sätt. Navet i bokslutet utgörs av den utvidgade resultaträkningen för ett räkenskapsår. I denna visas alla ekonomiskt relevanta (interna och externa) intäkter och kostnader kring verksamheten under året fördelade på olika aktörer. Det visar således även nettoresultat för de externa aktörerna kring verksamheten. Resultaträkningen kan med fördel kompletteras med olika former av nyckeltalsanalyser, finansieringsanalys och mer långsiktiga investeringsbedömningar.

Det är detta paket av information som kommer ut ur arbetet med att göra ett Socioekonomiskt bokslut.

I den beskrivning som följer kommer vi att utgå från ett fiktivt projekt – Återtåget. Kalkylen kring denna fiktiva verksamhet är mindre detaljerad än t.ex. kalkylerna för Basta/Vägen Ut!, men är förhoppningsvis mer lättöverskådlig. Flertalet av våra tidigare kalkyler kan laddas ned från vår hemsida[3].

2.5         Vårt fiktiva exempelprojekt – Återtåget

Idén om Återtåget uppstod en dag då de två ungdomsassistenterna Karin och Gunnar satt och fikade. De hade haft tillfälle att besöka några olika arbetskooperativ både för personer med missbruk och psykiska funktionshinder och blivit imponerade av vilka effekter detta verkade ha haft på de berörda. Dom förstod att tanken på att driva rehabilitering i företagslika former och med en hög grad av självbestämmande innehöll en sprängkraft dom tidigare inte hade förstått.

Karin och Gunnar bestämde sig för att ta ett initiativ till ett rehabiliteringsprojekt som skulle drivas enligt dessa linjer. Man lyckades värva social- och utbildningsförvaltningen i kommunen, arbetsförmedlingen och kriminalvården som delfinansiärer och samverkanspartners för projektet.

Organisatoriskt är det ett kommunalt projekt som leds av en styrgrupp bestående av personer från socialtjänsten och skolan i kommunen, barn och ungdomspsykiatrin, försäkringskassan, arbetsförmedlingen och kriminalvården. Syftet med projektet är att via utbildning och sociala insatser bryta asociala beteendemönster (ungdomskriminalitet) och via arbetsmarknaden bereda väg tillbaka in i samhället.

Det riktar sig mot personer i ålder 16-25 år med låg utbildning, begynnande utanförskap, till stor del första eller andra generationens invandrare. Det finns inslag av kriminalitet, missbruk och vad man skulle kunna kalla gängbeteenden inom delar av målgruppen. I huvudsak rekryteras målgruppen från ett par områden runt Stockholm och pojkar dominerar i gruppen.

Verksamhetsidén i projektet handlar om att i så självständiga, företagslika och entreprenörsmässiga former som möjligt erbjuda rehabiliteringstjänster till kommun, arbetsförmedling och kriminalvården samtidigt som man på en öppen marknad säljer olika service- , bygg- och transporttjänster.

Verksamheten drivs under det aktuella året kring 20 deltagare som fördelar sig på följande sätt:

 

 

Unga

Äldre

Summa

Män

8

7

15

Kvinnor

3

2

5

Summa

11

9

20

Karin och Gunnar har blivit projektledare och arbetsledare för Återtåget. Projektet är femårigt och redovisas som ett eget kostnadsställe i den kommunala budgeten. Man har egen resultat- och balansräkning. Projektets intäkter för det aktuella verksamhetsåret ser ut på följande vis

 

Rehabförsäljning

 

Arbetsförmedlingen

200.000

Kommunen

500.000

Kriminalvården

500.000

Summa Rehabförsäljning

1.200.000

Marknadsintäkter

 

Servicetjänster

250.000

bygg och transporttjänster

275.000

städ och parkarbeten

100.000

Summa Marknadsintäkter

525.000

summa intäkter

1.725.000

Projektet har en verksamhetschef med en månadslön på 25.000 kronor och tre handledare med vardera en lön på 20.000 kronor per månad.. Man hyr lokaler och fordon av kommunen. Projektets kostnader för samma år ser ut på följande vis

 

lön verkschef 25.000 per månad

300.000

lön 3 pers à 20.000/mån

720.000

summa lön

1.020.000

lönekostnadspåslag 35%

357.000

Summa Lönekostnad

1.377.000

Lokalhyra

250.000

resor, mobiltfn m.m.

75.000

Summa kostnader

1.702.000

Resultat (vinst)

23.000

Till detta kommer subventioner från kommunen i form av ytterligare lokaler (100.000 per år) och datorer (25.000 per år), dvs. en dold subvention på 125.000 Kr.

I det Socioekonomiska bokslutet är det viktigt att denna subvention synliggörs. Det görs genom att kommunen får en ytterligare kostnad på 125.000 Kronor medan både intäkter och kostnader för verksamheten ökar med 125 000 Kronor till1.850.000 Kr respektive 1.827.000 Kr, dvs. Verksamhetens resultat är fortfarande 23.000 Kr.

2.6         Resultaträkningen – från överblick till detalj

I detta och följande avsnitt skall vi börja gå igenom det Socioekonomiska bokslutets resultaträkning och de bearbetningar och analyser vi gör utifrån denna – dvs. nyckeltal, finansierings- och investeringsanalys.

Vi börjar med att titta på resultaträkningen på en mycket aggregerad nivå för att sedan stegvis öppna upp resultaträkningen i sina detaljer. Därefter stegar vi oss tillbaka till de antaganden och beräkningar som producerat denna resultaträkning för verksamheten Återtåget. I de följande delarna av handboken går vi igenom samma bokslutsarbete – men då mer kronologiskt efter den faktiska arbetsprocessen.  Det samma kalkyl och resultat som följer med hela vägen.

Hur ser då resultaträkningen ut för en verksamhet som Återtåget?

Låt oss börja med att se på det som verksamheten och dess omvärld – som i figuren ovan. I tabellen nedan har vi sammanställt Intäkter och Kostnader kring Återtåget, fördelade på verksamheten själv och dess omvärld. I senare tabeller delar vi upp dess omvärld i specifika aktörer.

Intäkterna och kostnaderna för Återtåget har justerats för de dolda subventionerna, dvs. de är 125.000 Kr högre än vad som redovisades i det egna bokslutet, medan vinsten är densamma. Vi har dessutom räknat fram de vanligaste nyckeltalen från detta, dvs. total vinst och vinst per klient.

Denna första tabell är i praktiken en numerisk representation av de enkla diagram vi började detta kapitel med, dvs. verksamheten och dess omvärld.

Verksamhetens egen redovisning skall ge information till ägare och övriga intressenter om årets ekonomiska resultat. I tabellen ovan är detta lika med informationen i vänstra kolumnen. Den högra kolumnen syns inte i det interna bokslutet.

Det innebär att en stor del av verksamhetens ekonomiska resultat fattas. I diagrammet nedan har vi försökt illustrera detta genom att helt enkelt titta på hur stor andel av de faktiska intäkterna, kostnaderna och vinsten som syns i företagets egen redovisning. Vi har för enkelhetens skull lagt in omvärldens andelar med negativt tecken för att illustrera att dessa andelar ligger under ytan – som på isberget.

Som synes i diagrammet, visar verksamhetens eget bokslut 20-30% av kostnader och intäkter medan den interna vinsten enbart står för drygt 1% av den faktiska. I flera verksamheter vi studerat under senare år har dessa relationer vara avsevärt snedare. Det är inte heller ovanligt att en rehabverksamhet går med förlust i det interna bokslutet samtidigt som samhällsvinsten är omfattande.

Så långt har vi använt ”Omvärlden” som sammanfattning för en mängd aktörer. Låt oss nu titta på dessa aktörer på nästa nivå. Vilka är det som får de ökade kostnaderna och intäkterna till följd av verksamheten i Återtåget?

 

Om vi lägger samman intäkterna för alla aktörer utom Återtåget så kommer vi fram till siffran 6.554.144 kr som vi tidigare tillskrev ”Omvärlden”. Samma sak gäller för kostnader och vinst. Observera att summeringen av kostnader och summeringen av intäkter innehåller dubbelräkningar samhällsekonomiskt sätt, men att skillnaden mellan intäkter och kostnader är korrekt.

Vi har helt enkelt delat upp omvärlden på de aktörer som vi valt att räkna på i denna studie. De aktörer man redovisar skall täcka in alla aktörer i verksamhetens omvärld som man tror påverkas av verksamheten. I den aktörsfördelade tabellen kan vi konstatera att det finns vinnare och förlorare, trots att vi tidigare såg att ”Omvärlden” som helhet går med vinst. Denna vinst döljer dock en förlust för en av aktörerna – Arbetsförmedlingen. Begreppen vinst och förlust skall inte tolkas som annat än en relation mellan intäkter och kostnader – inte som bra eller dåligt.

Vidare måste man komma ihåg att kostnader och intäkter i detta resultat är en blandning mellan sk. reala och finansiella storheter. Det innebär att resultatet inte kan användas direkt i en samhällsekonomisk utvärdering utan måste specificeras vidare, dvs. vi får räkna fram en resultaträkning med enbart reala storheter. Ur ett aktörsperspektiv är detta oftast mindre intressant.

Arbetsförmedlingens förluster i denna kalkyl illustrerar ett fenomen som ofta dyker upp i dessa kalkyler. De som investerar i denna typ av verksamhet är inte alltid de som vinner mest på att den är framgångsrik. Dessutom är en förlust just för Arbetsförmedlingen i denna kalkyl detsamma som att säga att målgruppen kommit närmare arbetsmarknaden, vilket knappast kan ses som ett misslyckande. Arbetsförmedlingens ”förlust” visar således i detta sammanhang att man gör sitt jobb och i detta sammanhang uppenbarligen framgångsrikt eftersom satsningen på Återtåget uppenbarligen är lönsam.

Vi såg tidigare att alla externa aktörer tillsammans gick med en vinst på knappt 2,4 Mkr och vi i den aktörsfördelade tabellen ovan att de externa aktörerna tillsammans med verksamheten själv går med en vinst på strax över 2,4 Mkr. Man kan konstatera att de övriga skulle kunna kompensera Arbetsförmedlingen och fortfarande gå med vinst. Detta illustreras i nedanstående figur där övriga aktörers (inklusive Återtåget) vinst uppgår till drygt 3,5 Mkr samtidigt som Arbetsförmedlingens förlust på 1,1 Mkr gör att alla sammantaget går med en vinst på 2,4 Mkr efter det att Arbetsförmedlingens förlust internaliserats.

I praktiken har vi nu gått igenom huvuddelen av den information som finns i det Socioekonomiska bokslutets resultaträkning. Man tar emellertid vanligtvis ett steg till genom att även visa hur intäkter och kostnader för de olika aktörerna hänger samman. Detta gör resultaträkningen något mer oöverskådlig samtidigt som den kan bidra med mer information om hur de ekonomiska relationerna ser ut.

Låt oss börja med ett utsnitt där vi fokuserar på Återtågets direkta kopplingar till omvärlden. Vi har lagt till en rad som visar fördelningen av Återtågets intäkter på de externa aktörerna. Intäktsraden representerar källan till Återtågets intäkter, dvs. vilken aktör intäkterna kommer från. Kostnadsraden representerar på samma sätt adressen på Återtågets kostnader, dvs. vem man betalar till. Detta är mest relevant för de externa aktörerna, vilket vi återkommer till.

Vi kan se att Återtågets intäkter på 1,85 Mkr till 28% består av marknadsintäkter utan aktörskoppling och resterande dryga 70% kommer från någon av de externa aktörer i form av köp av tjänster eller via bidrag.

Om vi jämför denna tabell med Återtågets egen redovisning tidigare så ser vi att det finns skillnader. Den uppenbara skillnaden är att Kommunen nu bidrar med 625.000 kr i stället för de 500.000 kr som framgick av den egna redovisningen. Det är de dolda subventionerna som lyfts fram. Trots detta är Återtågets vinst densamma – 23.000 kr. Detta beror på att de dolda subventionerna lyfts in både på intäkts- och kostnadssidan, vilket gör att vinsten inte påverkas.

I tabellutdraget nedan finns även kommunen med vilket gör det möjligt att följa det ekonomiska samspelet mellan Återtåget och en av dess externa aktörer.

Den intäkt för Återtåget på 625.000 kr som kom från Kommunen återfinns nu som en kostnad för Kommunen. Den ligger med i de kostnader på 1.512.000 kr som står ovanför intäkten i Återtåget. I den lilla tabellen under framgår att dessa kostnader för Kommunen består av de 625.000 kr som går direkt till Återtåget och ytterligare 887.000 kr som går till Återtågets klienter under året i verksamheten.

Kommunen har även intäkter på 2.637.667 kr från Återtåget under året. Detta är intäkter som uppstår till följd av att klienterna på Återtåget inte förorsakar kostnader för Kommunen under året. De kostnader som klienterna faktiskt förorsakar under året ligger bland de 887.000 kr som ligger som återstående kostnader för klienterna hos Kommunen. I tabellen nedan visas vad som ligger i dessa intäkter, i form av uteblivna kostnader, och kvarvarande kostnader för Återtågets klienter hos Kommunen.

De stora förändringarna ligger på minskade kostnader för behandlingshem, LVM-hem, ekonomiskt bistånd och utredningar – här finns drygt 2,4 Mkr. De stora posterna på de kvarvarande kostnader ligger på KOMVUX, OSA, halvvägshus samt fortsatt ekonomiskt bistånd. Förändringen i kostnadsbilden hos Kommunen antyder att dessa klienter håller på att bryta sig loss från utanförskap och är på väg mot arbetsmarknaden.

Alla kostnader och intäkter hos Återtågets externa aktörer finns specificerade på motsvarande sätt, där intäkterna består av klienternas uteblivna kostnader under året och kostnaderna består av summan av klienternas kvarvarande kostnader samt eventuella direkta köp från eller stöd till verksamheten vid Återtåget.

Efter dessa nedslag kan vi nu se hela resultaträkningen för Återtågets verksamhet, där vi åter ser att verksamheten genererat en total vinst på 2,4 Mkr eller 120.487 kr per klient. Tänk återigen på att de totala intäkterna och kostnaderna redovisas brutto, dvs. delar av kostnaden för verksamheten dyker upp två gånger. I och med att det finns matchande intäkter så påverkar detta inte vinsten.

Det skall poängteras att Återtågets Socioekonomiska resultaträkning enbart indirekt innehåller deltagarnas produktionsvärde, de 525.000 kr vi rubricerade som marknadsintäkter i det interna bokslutet. Dessa ger ett produktionsvärde på 26.250 kr per deltagare och år. Det kanske är en rimlig beskrivning av det värde de producerar i Återtåget, men är sannolikt enbart en del av vad de förväntas producera om de kommer ur utanförskapet och tillbaka till arbetsmarknaden. Dels kommer det årliga värdet att vara högre och dels kommer det att generera intäkter över lång tid. Beräkningar kring produktionsvärdet återkommer i den mer långsiktiga kalkylen nedan.

2.7         Nyckeltal

Informationen kring verksamheten, som den kommer till uttryck den interna redovisningen och i den Socioekonomiska resultatredovisningen används ofta för att bilda nyckeltal. Nyckeltal ger en snabb bild av något, t.ex. förändring i BNP som ett uttryck för hur det går i Sveriges ekonomi.

Låt oss till att börja med formulera ett antal nyckeltal baserat på verksamhetens egen resultatredovisning – den interna resultaträkning.

Vi ser att kostnaden per årsplats ligger på 85.100 kr. Om vi enbart ser till de externa aktörerna som direkt bidrar till verksamheten så ligger deras kostnad för samma årsplats på 60.000 kr.

Kostnaden per dygn för verksamheten ligger på 4.663 kr medan Intäkterna ligger på 4.726 kr, dvs. en vinst per dag på ca 63 kr, vilket på årsbasis gör de 23.000 kr eller 1.150 kr per deltagare. Om detta relateras till de externa aktörernas insats får vi en avkastning på 2%.

Om vi i stället använder oss av det Socioekonomiska bokslutet så kan vi i tabellen nedan konstatera att kostnaden per årsplats nu ligger på knappt 325.000 kr. Skillnaden mellan denna och den tidigare redovisade årskostnaden på 85.100 kr, dvs. 239.900 kr är kostnader som deltagarna i verksamheten har hos övriga aktörer.

Kostnaden per årsplats fördelad över de externa aktörer som bidrar till verksamheten ligger nu på 208.371 kr i stället för de 60.000 kr som visades i det interna bokslutet. Här ligger skillnaden i de kostnader deltagarna har kvar hos dessa externa aktörer, t.ex. de 887.000 kr som deltagarna fortsätter att kosta hos Kommunen som vi såg tidigare.

Intäkterna uppgår nu till 23.025 kr per dygn vilket kan jämföras med de externa aktörernas dygnskostnad på 10.866 kr.

Den förändrade synen på intäkter och kostnader spiller givetvis över på vinsten. Verksamhetens vinst per dygn ligger nu på 6.602 kr i stället för de 63 kr per dag som framkom ur det interna bokslutet. Per deltagare och år ligger den nu på 120.487 kr istället för de tidigare 1.150 kr. Relationen mellan vinsten i det Socioekonomiska bokslutet och det interna är nästan en faktor 105, dvs. den totala vinsten är 10477% större än den interna.

Vinsten per satsad extern krona, dvs. det Arbetsförmedling, Rättsväsende och Kommun bidrar med direkt till verksamheten och indirekt till deltagarna i verksamheten, ligger nu på 13% vilket kan jämföras med de 2% som baserades på det interna bokslutet, dvs. en faktor 6.

2.8         Finansieringsanalys

Resultaträkningen visar, som vi redan kommenterat, hur olika externa aktörers intäkter och kostnader hänger samman med Återtågets verksamhet och dess deltagare. Vi kunde konstatera att tre aktörer bidrar aktivt till verksamheten, samtidigt som alla påverkas indirekt av verksamheten i och med att dess deltagare är och/eller har varit aktuella hos de olika aktörerna.

Ett Socioekonomisk bokslut visar nästan regelmässigt på omfördelning mellan aktörer, t.ex. Kommun till Landsting, eller mellan enheter inom en aktör, t.ex. psykiatri till primärvård. Det är därför viktigt att studera dessa omfördelningar och framför allt göra en finansieringsanalys, dvs. räkna på hur det går för de aktörer som finansierar verksamheten. I tabellen nedan har vi samlat några nyckeltal för de primära intressenterna kring Återtåget.

Vi ser att intäkter och kostnader varierar för de tre aktörer som bidrar direkt till verksamheten. Låt oss kommentera några av nyckeltalen.

Vi ser att det för alla tre är stor skillnad mellan de resurser de bidrar med direkt och de totala resurser de bidrar med via deltagarna i Återtåget. Det är en faktor 3 för Kommunen och än mer för Arbetsförmedlingen vars direkta bidrag enbart utgör 11% av det totala bidraget. Rättsväsendet direkta finansiering ligger på 71%. Om man ser till de totala kostnaderna för dessa tre aktör så är Arbetsförmedlingen i praktiken den som bidrar med mest, även om det i den interna redovisningen (och kanske förhandlingar med parterna) ser ut att vara tvärt om.

De som vinner mest på verksamheten är Kommunen och Rättsväsendet som har intäkter av verksamheten som är 1.74 respektive 1.75 gånger större än kostnaderna. Det innebär en avkastning på 74% respektive 75% på de totala insatserna på ett år. Om man ser till avkastningen på de direkta insatserna så är dessa naturligtvis ännu högre – 225% på ett år för Kommunen och 106% för Rättsväsendet. Arbetsförmedlingens negativa avkastning säger att Återtåget gör att fler blir aktuella för arbetsmarknadspolitiska insatser vilket, till skillnad från sjukvård, fängelsestraff och annat, måste betraktas som något positivt.

En annan intressant fråga kan vara: hur lång tid tar det innan intäkter har betalat tillbaka de direkta insatserna? Vi ser i den extra kolumnen i tabellen att det dröjer 69 dagar för Kommunen att få tillbaka sina direkta insatser medan det för Arbetsförmedlingen dröjer 118 dagar, dvs. knappt 4 månader. Å andra sidan får inte Rättsväsendet tillbaka pengarna förrän efter 147 dagar, dvs. en månad senare än Arbetsförmedlingen.

2.9         Investeringsperspektivet

Många verksamheter med prevention eller rehabiliteringsprofil har långsiktiga ambitioner. Man räknar med att insatserna skall fungera och att personerna i fråga skall hålla leva ett, mer eller mindre normalt, liv fram till pension. Det innebär att den 1-åriga bild som ges av resultaträkningen måste kompletteras med en framåtblickande kalkyl. Om man ser verksamheten som en investering i individers framtid så kommer avkastningen i form av lägre kostnader att falla ut under lång tid medan de högre kostnaderna kommer idag. I diagrammet nedan utgör ytan A investeringskostnaderna i dag, medan ytan B är de inbesparade kostnaderna längre fram.

Kostnader och intäkter som utfaller över tiden brukar man försöka räkna om till dagens penningvärde genom att använda en formel för det sk. Nuvärdet (NV):

Där:

r = diskonteringsränta

t = år eller period

Ju högre diskonteringsränta desto lägre värde får intäkter och kostnader i framtiden. Med en diskonteringsränta på 10% halveras värdet vart 7:e år. Med räntan 4% halveras värdet på 18 år.

Om vi använder formeln för att räkna fram värdet idag av framtida intäktsströmmar från verksamheten så kan vi för enkelhets skull anta att alla som deltagit i verksamheten under året kommer att hålla sig på den nya kostnadsnivån. Vi bestämmer kalkylperioderna till 5 respektive 20 år och diskonteringsräntan till 4%.

Vi räknar först på de intäkter som alla externa aktörer får av verksamheten om vi antar att de sparar lika mycket i kostnader varje år som de gör under kalkylåret. Till detta lägger vi en enkel beräkning på det produktionsvärde som en tidigare arbetslös kan bidra med under samma period, efter som detta ofta är målet i rehabiliteringsprojekt. Vi har tagit bort verksamhetens egna intäkter ur kalkylen här vilket gör att vi kan lägga till ett beräknat produktionsvärde över tiden.

Med våra exempeldata så innebär det sålunda att de (investerings-)kostnader aktörerna kring denna verksamhet har haft under året potentiellt kan skapa framtida intäkter av två slag. Dels fortsatt uteblivna kostnader för varje aktör - vilket ger drygt 109 Mkr över de kommande 20 åren. Dels intäkter i form av att de nu själva producerar ett värde i och med att de arbetar. Med 250.000 kr per år för 20 personer blir det på 20 år drygt 83 Mkr. Utvecklingen illustreras i nedanstående figur.

Sammantaget kan det vara så att beslutet hos Arbetsförmedling, Kommun och Rättsväsendet att lägga 1,2 Mkr på denna verksamhet i år kan resultera i intäkter på drygt 190 Mkr över de kommande 20 åren, dvs. ca 158 gånger pengarna.

2.10     Åter till bokslutet – annorlunda uttryckt

Vi har nu gått igenom resultaten från ett Socioekonomiskt bokslut. Resonemanget kan även uttryckas på ett mer kortfattat sätt.

Kärnan i ett Socioekonomiskt bokslut är att redovisa alla relevanta kostnader och intäkter förknippade med en viss verksamhet under ett år:

1) Verksamhetens egna (interna) intäkter och kostnader som de redovisas i egna bokslut och resultattabeller. Vi kallar dessa för Interna kostnader och intäkter.

2) Externa aktörers (dvs. omvärldens) intäkter och kostnader som kan förknippas med verksamheten. Intäkterna är i dessa fall nästan uteslutande lika med kostnader som inte uppstår till följd av verksamheten i fråga. Kostnaderna är kostnader som uppstår till följd av verksamheten. Dessa kan dels vara direkta kostnader för verksamheten som sådan och dels kvarvarande kostnader för deltagarna i verksamheten. Vi kallar dessa för Externa kostnader och intäkter.

3) Om verksamheten förändrar individers relation till arbetsmarknaden, vilket ofta är fallet, så måste vi till de externa intäkterna även lägga förändringar i produktionsvärde till följd av verksamheten. Vi kommer att kalla detta för förändringar i Produktionsvärde även om det tillhör de externa intäkterna.

Det innebär att det Socioekonomiska bokslutet (SEB) kan formuleras i följande formel:

Där:

och står för externa intäkter respektive kostnader för individ i hos aktör a. För aktörer som bidrar till verksamheten förs en del av verksamhetens interna intäkter upp som extern kostnad hos aktören.

II och IK står för verksamhetens interna intäkter och kostnader. Även denna kan ibland delas upp på individer eller grupper av individer.

 står för produktionsvärde för individ i under året som inte redan återfinns i de interna intäkterna eller i de externa intäkterna i form av reducerat försörjningsstöd.

Mindre matematiskt uttryckt kan vi uttrycka det som:

SEB= Verksamhetens externa vinst +Verksamhetens interna vinst + eventuellt tillkommande Produktionsvärde.

2.10.1                  ....och hur gör man?

Resten av denna handbok ägnas åt att gå igenom hur man upprättar ett Socioekonomiskt bokslut. Mot bakgrund av det vi diskuterat i detta kapitel borde det inte komma som en överraskning att detta arbete till största delen handlar om att beräkna en verksamhets externa intäkter och kostnader, dvs. och  i föregående avsnitts formler. Vad innebär då det?

På intäktssidan innebär det att man för varje person i verksamheten tar reda på vad han/hon skulle förorsakat för kostnader för Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Kommunen etc. om verksamheten inte varit igång. Det kan handla om A-kassa, utredningar, sjukpenning, socialbidrag, vistelse på behandlingshem, operationer, nätter i arresten etc. under ett års tid.

På kostnadssidan handlar det om att, för varje person i verksamheten under året, ta reda på vilka kostnader som finns kvar eller har tillkommit hos Arbetsförmedlingen, Försäkringskassa etc. när personen är med i verksamheten.

Om man som utredare hade full tillgång till alla register hos Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialtjänsten, Sjukvården etc. så skulle detta kunna lösa sig genom några uttag ur databaser/register. Dessa uttag skulle sedan kompletteras med prisinformation där sådan saknas. Vi använde själva en förenklad version av detta arbetssätt i samband med utvärderingen av PO-verksamheten i Skåne[4].

I vanliga fall låter det sig inte göras, utan i stället tvingas man som utredare simulera den mer fullständiga kalkylen. Vi väljer oftast att förenkla genom att ersätta registerbaserade individkalkyler med scenariokalkyler för en handfull typpersoner i verksamheten. Scenarios och typpersoner arbetas oftast fram i samarbete med referensgrupper bestående av företrädare för såväl de olika aktörerna som deltagarna i verksamheten.

Fördelen med de scenariobaserade kalkylerna är att de ger stort utrymme att själv bestämma ambitionsnivån i analysen utifrån faktiska behov och resurser. Man kan beräkna de externa intäkterna och kostnaderna för en verksamhet på många olika ambitionsnivåer. För vissa verksamheter kanske det är det ekonomiska utfallet för en specifik extern aktör man vill utreda och ställa i relation till en eventuell satsning i den egna verksamheten. Då kan man göra ett Socioekonomiskt bokslut för verksamheten och denna enda externa aktör. Resursinsatsen för att beräkna de externa kostnaderna och intäkterna blir i och med detta betydligt mer hanterbara.

2.10.2                  Avslutningsvis

Denna genomgång av tankarna bakom, och utfallet från, ett typiskt Socioekonomiskt bokslut har förhoppningsvis gett en känsla för vad det är och vad det kan användas till.

Följande kapitel ägnas åt arbetet med att ta fram, framför allt de externa delarna av, ett Socioekonomiskt bokslut, och presentera det. De rena beräkningsdelarna ges dessutom en särskild behandling genom att vi går igenom hur dessa kan läggas upp och utföras i MS Excel.


3          Vägvalen innan

3.1         Inledning

Det finns olika sätt att ta fram de externa intäkter och kostnader som skall fogas till de interna i resultaträkningen. Den mest ambitiösa modellen, som vi redan konstaterat, är att göra en helt registerbaserad undersökning på individnivå. Om man inte väljer denna metod finns det en mängd möjligheter, där resurser, ambitionsnivå och frågeställningar får avgöra. I detta kapitel kommer vi att gå igenom några a dessa valmöjligheter, för att i följande kapitel presentera den scenariobaserade metod vi själva använder mest.

Diskussionen i detta kapitel knyts till en rad bilder som sedan fogas samman för att illustrera hela kartan av valmöjligheter.

3.2         Enklare kalkyler

3.2.1                      Inledning

Första gången man gör en kalkyl står valet mellan en förenklad eller en komplett kalkyl. Om man skall göra en uppdatering av ett befintlig bokslut har man andra val att göra, vilket återkommer senare.

Med enklare kalkyler menar vi här två typer av beräkningar:

1) Ej bokslut: Breddat ekonomiskt underlag men inte menat för ett Socioekonomiskt bokslut som vi diskuterat det ovan. Vi exemplifierar här med enkla alternativkostnadsresonemang samt enklare avkastningskalkyler.

2) bokslut: Förenklade kalkyler av de externa intäkterna och kostnaderna som kan användas i ett Socioekonomiskt bokslut. Det innebär t.ex. att man återanvänder, egna eller andras, tidigare beräkning som är anpassade till att användas i ett Socioekonomiskt bokslut.

3.2.2                      Alternativkostnad – ej bokslut

Låt oss anta att vi driver ett ungdomsprojekt, vars fortsatta finansiering är osäker. Hur skulle ett breddat beslutsunderlaget kring detta se ut?

En möjlig ingång är att fråga vad man får för pengarna i stället, dvs. beskriva en för målgruppen alternativ användning av de resurser som läggs på verksamheten. Detta skulle kunna spegla vad respektive aktör tror kommer att hända med dessa ungdomar om projektet läggs ner.

Låt oss anta att socialchefen tror att deras framtida liv kommer att präglas av perioder av omhändertagande på institution (s.k. HVB-boende). Kriminalvården ser en risk att flera av dem kommer att hamna i fängelse. Arbetsförmedlingen ser kostnader för A-kassa. I tabellen nedan har vi nu ställt samman vad som skulle vara de olika aktörernas alternativa användning av de pengar som idag går till att skapa 20 årsplatser i projektet till en årlig kostnad av 1,2 Mkr.

 

Aktör

Totalkostnad

Alternativ

Kostnad

Antal

Per deltagare

Kommun

600.000

HVB dygn

3.100

193

10

Kriminalvården

400.000

fängelse dygn

1.900

210

11

Arbetsförmedlingen

200.000

akassa månad

8.000

25

1

För Kommunens del räcker den satsade summan till cirka 10 HVB-dygn per medverkande ungdom i projektet. För Kriminalvårdens del 11 dygn på sluten anstalt och för Arbetsförmedlingen cirka en månads A-kassa. Om man tror att verksamheten i sin nuvarande form har en god framgångspotential så är det svårt att argumentera för att den alternativa användningen av resurserna skulle leda till en bättre situation för de 20 ungdomarna i verksamheten.

3.2.3                      Villkorade kalkyler – ej bokslut

Om man vill ge lite mer information och åtminstone förmedla en känsla för målgruppens externa kostnader så kan man söka sig ut på Internet - ett utomordentligt stöd för den enklaste formen av kalkyler. Det vimlar av uppsatser, avhandlingar och artiklar dom beskriver kostnader för olika sorters utanförskap. Så länge man är varsam med begräsningarna i denna typ av material kan man mycket väl använda dem. Vi visar med ett par exempel.

Låt oss anta att det för vår målgrupp finns betydande risker att ett par av deltagarna till följd av ett långvarigt utanförskap på arbetsmarknaden hamnar i livslång psykisk ohälsa med starka inslag av depression. Vad skulle ett sådan scenario leda till? På Internet hittar vi en hemsida som säger att den årliga samhällskostanden för ett sådant livsförlopp uppgår till 491.000 kr per person, dvs. för två av personerna i målgruppen blir de årliga samhällskostnaderna knappt 1 Mkr. Under loppet av 30 års tid kommer detta att generera en samhällskostnad på mellan 15 och 20 Mkr, beroende på diskonteringsfaktor. Detta kan ställas mot projektkostnaden för de offentliga aktörerna för samtliga 20 personer på cirka 1,2 Mkr per år eller kostnaden för en årsplats i projektet på cirka 60.000 kronor

Ett annat möjligt scenario är att 3-4 av de unga männen, utan projektet, skulle hamna i ett livslångt utanförskap till följd av narkotikamissbruk och kriminalitet. Vad kommer detta att kosta? En rapport från Västra Götalands Polismyndighet på Internet ger oss viss vägledning. Den årliga kostnaden för brottsligheten (alla andra kostnader ej medräknade) uppgår till cirka 540.000 kronor per person. Om detta skulle gälla fyra av de unga männen i vårt projekt är den förväntade årskostnaden för brott cirka 2 Mkr. Dessa ungdomars uteblivna kostnader under året räcker för att finansiera hela verksamheten.

Det är naturligtvis alltid vanskligt att göra denna typ av kalkyler. Men om man inte har tillgång till några andra data kan det åtminstone ge en referenspunkt för att diskutera verksamhetens ekonomi. Det viktiga är att vara öppen med hur man funnit data och hur man gjort sina kalkyler.

3.2.4                      Återanvända andras individkostnader – Externa intäkter i bokslut

Om man vill ha ett mer täckande underlag för de externa kostnaderna i ett Socioekonomiskt bokslut så får man söka sig till mer kompletta kalkylresultat. Helst skall de data man använder vara framtagna för att svara på samma typ av frågor som man själv vill ställa. Det innebär att det bör vara data som ger en hyfsad helhetsbild av en eller fler typindivider i en viss målgrupp med avseende på aktörer som är relevanta för det egna bokslutet.

Relevansen för den egna kalkylen sträcker sig antagligen enbart till de externa kostnaderna i frånvaro av den egna verksamheten. Vi får anta att kvarvarande externa kostnader under verksamheten kommer att variera såväl med de individer som deltar, som verksamhetens innehåll och de externa aktörernas inblandning i den specifika verksamheten.

Det innebär att vi oftast enbart kan använda tidigare kalkylresultat till att specificera de externa intäkterna kring verksamheten, vilket innebär att resultaträkningen visar bruttointäkter i stället för vinst för de aktörer som inte bidrar direkt till verksamheten. De aktörer som bidrar direkt till verksamhetens interna intäkter får kostnader motförda. I ett projekt[5] såg det ut på följande sätt.

De markerade värdena längs diagonalen är beräknade med resultat för typindivider från tidigare kalkyler. Dessa har viktats samman och går in som externa intäkter för denna verksamhet. Intäkterna för verksamheten som kommer via finansiering av Försäkringskassan, Kommunen och Landstinget (109.166 vardera) förs över som kvarvarande kostnader på dessa.

Detta är kostnader för verksamheten i sig, inte kostnader som individerna i verksamheten själva fortfarande hos dessa aktörer. Vi återkommer till hur man kan simulera även kvarvarande externa kostnader.

De externa intäkterna, de markerade värden längs diagonalen i tabellen togs i detta fall fram genom att vi återanvände kalkylresultat för typindivider ur flera målgrupper fördelade på kön. De 9 individer vi skulle studera i verksamheten hade bedömts utifrån hur sannolikt det var att de skulle befunnit sig i en av 5 studerade målgrupper – Lång arbetslöshet, Alkoholmissbruk, Narkotikamissbruk, Kortvarig psykisk sjukdom respektive Långvarig psykisk sjukdom. Varje typindivid som vi återanvände hade en årskostnadskalkyl som såg ut så här:

I tabellen nedan visas hur de 9 fördelade sig över de 10 typkalkyler vi i praktiken kom att använda oss av.

Var och en av de 9 har nu tre kalkyler kopplade till sig. En för arbetslöshet, en för missbruk och en för psykisk sjukdom. Varje sådan kalkyl visar årskostnaden för den karriären. I tabellen ovan kallade vi dessa årskostnader för de olika domänerna eller områdena för Ka, Km och Kp. Det innebär att två av de 9 t.ex. kan ha följande kostnader på de tre områdena:

Varje individ av de 9 har dessutom prognosticerade sannolikheter för de olika områdena. Vi kan kalla dessa för Pa, Pm och Pp. Låt oss anta att de två individerna från tabellen ovan har följande prognosticerade sannolikheter på de tre områdena:

I princip bygger vi nu upp kalkylerna för de 9 genom att för var och en multiplicera områdets kostnad Ka, Km och Kp med sannolikheten för varje område eller domän Pa, Pm och Pp. Det skulle för våra två individer ovan innebära:

I ett sista steg väger vi nu samman de tre områdena. Detta gör vi genom att, helt enkelt, ta en tredjedel från varje område eller domän för varje individ. För de två i exemplet skulle det innebära:

Mer formellt kan den förväntade årskostnaden (FK) för varje individ i, om inte verksamheten fanns, beskrivas som:

Och för hela gruppen på 9 individer innebär det att den förväntade årskostnaden blir:

Och den genomsnittliga viktade förväntade kostnaden per individ

Det innebär att vi, genom att återanvända externa kostnader för typindivider i olika målgrupper, har nu gjort en uppskattning av de specifika externa kostnaderna för varje individ vi studerar i verksamheten. Detta är de kostnader som de externa aktörerna slipper i och med att dessa personer är i verksamheten.

I detta specifika fall så var målgruppen för verksamheten sammansatt av individer med problematik på de tre områdena – arbetslöshet, missbruk och psykiska problem. För andra verksamheter kan det behövas fler, eller räcka med färre, typindivider eller områden.

Kom ihåg att kontrollera hur gamla basuppgifterna är i de kalkylresultat som används. Det händer en del med såväl priser som insatser över åren.

3.2.5                      Bygga nytt på andras individkostnader – Kvarvarande externa kostnader i bokslut

Vi såg i föregående exempel att det oftast går att konstruera de externa intäkterna för en verksamhet utifrån tidigare beräknade årskostnader för olika målgrupper som ligger nära den egna verksamheten. I detta avsnitt skall vi gå vidare från detta och även uppskatta de kvarvarande externa kostnaderna. Genomgången bygger på ett projekt[6] som på begränsad tid skulle ta fram en kalkyl för en målgrupp vi tidigare räknat på – manliga och kvinnliga heroinister.

I detta projekt valde vi att bygga en enkel beräkningsmodell med 7 grupper av klienter som klassificerade dels efter hur länge de varit i verksamheten och dels efter hur väl de lyckades i behandlingsprogrammet – dvs. höll sig från olika delar av det tidigare livet som aktiv heroinist. Vi tänkte oss att de 600 klienterna i verksamheten, varje år, fördelade sig över de 7 kategorierna på följande sätt.

Grupperingarna användes för att:

a) beräkna de kvarvarande externa kostnaderna.

b) beräkna de interna kostnaderna.

Bägge varierar kraftigt med hur länge man varit med och stabiliteten i deltagandet. Låt oss börja med de kvarvarande externa kostnaderna.

Även om man blir drogfri är det inte ovanligt att t.ex. vårdbehovet växer och omhändertagna barn fortsätter att vara omhändertagna. Försörjningen lär för de flesta klaras vi socialförsäkringssystemet i stället för eget arbete. Vi har tidigare sagt att vi tror att detta måste uppskattas för den specifika gruppen, verksamheten och aktörerna. I detta projekt gjorde vi detta genom att göra antaganden om hur varje kategoris externa kostnader förändrades i jämförelse med situationen innan man kom med i verksamheten. Vi återanvänder således det som annars är de externa intäkterna för att beräkna de kvarvarande externa kostnaderna.

Vi arbetar vanligtvis med externa intäkter och kostnader fördelat på aktörer, eftersom det är i denna form de efter summeringar går in i bokslutet. När man skall ta ställning till hur olika insatser förändras för en viss kategori av klient, så är det enklare att använda sig av en funktionell indelning av kostnader. Vi gör det i egna studier där vi klassificerar alla insatser utifrån såväl aktör som konsumtions- eller insatskedjor. I praktiken innebär det att vi kan gå från den ena klassificeringen till den andra.

I tabellen nedan har vi gjort antaganden om hur individer i de olika kategorierna fortsätter att generera externa kostnader när man är med i verksamheten. Siffrorna representerar procent av de årliga externa kostnaderna för en aktiv missbrukare. För de avhoppade och fortfarande aktiva missbrukarna innebär det att de kostar lika mycket som förut. De avlidna har inte kvar några kostnader. Övriga har kvar någon del av kostnaderna från det tidigare missbrukarlivet.

Verksamheten i detta exempel ställer till med vissa problem i och med att man i själva verksamheten tar hand om en hel del av det som i tabellen ligger under externa aktörer som insatser inom Behandling, Psykiatri och Somatisk vård.

I tabellen ovan framgår att vi låter en mindre del av de olika vårdkostnaderna ligga kvar externt medan huvuddelen antagligen ligger inom ramen för verksamhetens budget. Grupperna som strular och slirar ut och in i verksamheten antas ha mer kontakt med vården utanför programmet, alternativt ha en högre vårdkonsumtion inom verksamheten som inte kostnadsförts på detta.. En tröst i sammanhanget är att alla eventuella dubbelräkningar på detta område bidrar till att öka kostnaderna för verksamheten (externa plus interna kostnader). Därmed löper man mindre risk att överdriva intäkterna och därmed vinsterna i kalkylen.

Nu kan vi kombinera siffrorna från tabellen ovan kring andelar kvarvarande externa kostnaderna med de tidigare kostnaderna per år för en aktiv missbrukare. Det ger oss följande kvarvarande externa årskostnader.

Om vi multiplicerar dessa kostnader med antalet individer i varje kategori och summera upp över insatsområdena får vi följande sammanställning för verksamheten.

Nu har vi en uppskattning av de kvarvarande externa kostnader som skall fördelas ut på aktörerna i det Socioekonomiska bokslutets resultaträkning. För att komma från denna redovisning på insatskedja över till en redovisning per aktör så använder vi en korstabell.

I de kalkyler vi använt som underlag för denna schablonberäkning finns årskostnaderna för en aktiv heroinist fördelad såväl på insatskedja som per aktör. Med dessa relationer mellan aktör och insatskedja kan vi skapa en viktningstabell. Denna fördelar kostnaderna per insatsområde på de aktörer som gör insatser på detta område i proportion efter hur stora deras insatser är. Detta illustreras i tabellen nedan.

I detta fall skulle vi lägga 87% av behandlingskostnaden (85 Milj Kr) på Kommunen och 8 % och 5% respektive på Landsting och Rättsväsendet.

Det innebär att vi kan räkna om kvarvarande årskostnader per insatsområde till att istället gälla per aktör.

Och inlagt i det Socioekonomiska bokslutet skulle det se ut så här:

Det ger oss en mer komplett bild av de kvarvarnade externa kostnaderna som annars faller bort om man återanvänder individbaserade årskostnader för tiden innan man kommer med i en verksamhet.

Det gör kalkylen mer fullständig och vi kan återigen tala om vinst eller förlust per aktör, och inte bara intäkter som i det tidigare exemplet.

Exemplet visar också att man kan komma ganska långt med att återanvända kalkylresultat om man bara har tillgång till verksamhetsspecifika data som kan användas för att bygga en liten beräkningsmodell för den egna verksamheten.

3.3         De kompletta kalkylerna

De individbaserade metoderna är givetvis mer resurskrävande och ger en mängd information. Vi kommer inte att diskutera det registerbaserade angreppssättet vidare i denna handbok, utan koncentrerar oss i kommande kapitel på hur man arbetar med scenariotekniken.

Skillnaderna mellan de bägge angreppssätten är att scenarierna för typindivider ersätts av registerdata för individer som kan grupperas ytterligare baserat på vilka bakgrundsvariabler man väljer att samla in. Det ger en större frihet att hitta strukturella likheter och skillnader mellan grupperingar, när undersökningen väl är genomförd.

I den scenariobaserade kalkylen bestäms gruppindelningen framför allt mot bakgrund av referensgruppernas åsikter och insikter om grupperingar och skillnader i insatser och kostnader – vilket uppenbarligen har en tendens att återspeglas i kalkylen.

3.4         Att uppdatera bokslut

Om man skall uppdatera ett befintligt bokslut, t.ex. bokslutet från föregående år, så kan man återanvända det som gjorts tidigare i allt väsentligt.

Sannolikt ändras inte de externa intäkterna och kostnaderna, per typindivid i verksamheten, mellan år. Det innebär att det i praktiken är två komponenter som kan behöva uppdateras – storlek och sammansättning på gruppen i verksamheten, samt verksamhetens egen ekonomi och finansiering från externa aktörer – de interna intäkterna och kostnaderna.

Man kan tycka att antalet personer i verksamheten är viktigare än sammansättningen på gruppen. Detta gäller i de flesta fall, men förändringar i sammansättningen på gruppen kan slå mycket om skillnaderna i externa kostnader och intäkter mellan de olika typindividerna är stora.

I kalkylen för Basta/VägenUt! visade sig sammansättningen på grupperna vara viktig för de externa intäkternas storlek på respektive ställe. I nedanstående tabell ser vi varför Bastas externa intäkter per medarbetare blev större.

Kostnadsstapeln till höger (Andel_Kostnad) är konstruerad så att årskostnaden (=extern intäkt) för en individ av varje kategori lagts på varandra, dvs. vi har en grupp på 6 personer. Sedan har dessa årskostnader översatts till andelar av totala kostnaden för de olika kategorierna. Vi kan konstatera att de båda heroinmissbrukarna tillsammans står för 45%, amfetaminmissbrukarna för 40% och alkoholisterna för 15%.

På Vägen Ut! hade man 35% alkoholister medan man på Basta hade drygt 10%. Vägen Ut hade ca 5% heroinister medan Basta hade knappt 15%. Andelen amfetaminister låg på 60% respektive 70%för Vägen Ut! respektive Basta.

Ju större andel före dessa dyra medlemmar (heroinister och amfetaminister – särskilt män) desto högre blir de externa intäkterna per person för verksamheten. Om det finns kostnadsskillnader som dessa i verksamheten, kan man få stora resultatförändringar vid förändrad sammansättning på gruppen.

Om vi, som hastigast, återvänder till bokslutet för Återtåget och antar att man nu är ett år senare och vill uppdatera bokslutet – vad behöver man egentligen ändra på? Det beror på vad som har förändrats i verksamheten. Låt oss anta att tre saker har förändrats från föregående år:

- Gruppens sammansättning har förändrats – nu har man enbart kvinnor i verksamheten. 10 yngre och 10 äldre kvinnor.

- Arbetsförmedlingen drar sig ur de direkta åtagandena.

- Intäkterna från bygg- och transporttjänster minskar med 150 000 Kr medan service ökar med 250 000 Kr, dvs. en nettoökning av de marknadsbaserade intäkterna med 100 000 Kr

Det leder till en ny resultaträkning som har följande resultatkolumn jämfört med det år vi gick igenom tidigare:

Vi ser att Återtågets eget resultat har förändrats genom att intäkterna minskat med 100.000 kr vilket är nettot mellan Arbetsförmedlingens minskade 200.000 kr och marknadsintäkter som ökade med 100.000 kr. Det innebär att vinsten på 23.000 kr förbyts i en förlust på 77.000 kr.

Om vi ser till den totala vinsten så minskar den med 67.680 kr vilket innebär att övriga aktörers summerade vinst ökade eftersom detta är mindre än de 100.000 kr som Återtåget förlorade på intäktssidan. Man kunde tro att Arbetsförmedlingens indragna bidrag till verksamheten skulle vara skillnaden på aktörssidan, men så är inte fallet. Som framgår händer det en mängd olika saker med aktörernas intäkter, kostnader och vinster.

Arbetsförmedlingens kostnader minskar med 1,2 Mkr trots att de enbart minskade sina direkta insatser i Återtåget med 200.000 kr. Resten beror på den förändrade sammansättningen i gruppen vilket även slår igenom på intäktssidan. Uppenbarligen var männen mer aktuella hos Arbetsförmedlingen såväl innan Återtåget som under tiden i Återtåget.

Kvinnorna verkar mer aktuella hos Försäkringskassan innan man kommer med i verksamheten – intäkterna ökar.

Rättsväsendets tidigare vinst på en halv miljon kr har nu förbytts i en förlust på 400.000 kr. Detta beror på att det framför allt var männen som var aktuella hos Rättsväsendet. Samma sak gäller ”Övriga” där vi hittar kostnaderna för brottslighet i form av egendomsskador etc. Vi ser att kostnaderna för Rättsväsendet minskar marginell medan intäkterna för Rättsväsendet och Övriga faller med drygt 2 Mkr vilket direkt slår över i motsvarande fall i vinst.

Kommunens vinst ökar med drygt 900.000 kr genom att uteblivna kostnader ökar och kvarvarande kostnader faller.

Detta exempel illustrerar två saker:

- man behöver inte göra om kalkylen för de externa kostnader och intäkter som är förknippade med målgruppen. I denna reviderade kalkyl är dessa konstanta.

- vi har enbart ändrat på Återtågets interna intäkter och sammansättningen på gruppen. Det var det senare som gav dessa stora slag i resultatet.

3.5         Till sist

Denna handbok handlar framför allt om hur man gör ett scenariobaserat Socioekonomiskt bokslut, dvs. det som ligger innanför den röda markeringen i figuren nedan. Vi anser själva att arbetet med Socioekonomiska bokslut blir mer givande om man utgår från individer och händelser i stället för att enbart återanvända andras eller egna gamla beräkningar i schablonkalkyler. Det är en styrka att kunna förklara varför vissa externa intäkter och kostnader blir som de blir i kalkylen, vilket man kan göra om man lägger upp en egen kalkyl. Det är också en styrka att kunna revidera dessa då man lägger samman bitarna och upptäcker konstigheter.

Skillnaderna mellan de scenariobaserade individkostnaderna och de registerbaserade individkostnaderna kan upplevas som stora. Visst är det bra att ha riktiga journaldata i botten för individkostnaderna istället för väl grundade uppskattningar, men resursinsatsen är i de flesta fall betydligt större för att få fram dessa individkostnader. Vissa delar av arbete med scenarier och register, som vi har gjort dem, är identiskt. I bägge fallen arbetar man med fördefinierade insatser som prissätts på samma sätt, vilket innebär att det behövs en eller flera referensgrupper. I bägge fallen skall de externa intäkterna och kostnaderna giftas samman med verksamhetens interna resultat och nyckeltal, finansierings- och investeringsanalys skall göras.

4          Kostnader och intäkter – vad menar vi med det?

4.1         Inledning

Hittills har vi diskuterat kostnader och intäkter, på kort och lång sikt, utan att egentligen problematisera vad vi menar med begreppen kostnader och intäkter. De flesta har en intuitiv uppfattning om vad en kostnad är – det innebär att vi blir av med pengar. En intäkt innebär på motsvarande sätt att vi får pengar. I genomgången av hur det Socioekonomiska bokslutets resultaträkning kunde tolkas så introducerade vi emellertid en annan variant av intäkt – de uteblivna kostnaderna – som är helt avgörande för vårt sätt att resonera och kalkylera.

I detta kapitel gör vi en mycket komprimerad genomgång av några av de begrepp och tankesätt som vi bär med oss från den nationalekonomiska världen. För de som själva vill ställa upp Socioekonomiska bokslut som de vi presenterar här, är det bra att känna till dessa. Inte minst för att slippa trassla bort sig i mer eller mindre teoretiska diskussioner som för det mesta inte bidrar till innehållet i denna typ av kalkyl.

4.2         Olika sätt att räkna kostnader

Vad menar man med kostnad? I samhällsekonomiska kostnadskalkyler figurerar ofta ett kostnadsbegrepp som är obekant för de flesta icke-ekonomer - marginalkostnad. Detta begrepp är helt centralt i en nationalekonomisk kalkyl. Marginalkostnaden definieras som förändringen i den totala kostnaden då vi ökar produktionen med en enhet. Det är den faktiska kostnaden för den sist producerade enheten – inklusive normal avkastning till ägarna, dvs. det som brukar kallas för vinst i företagsekonomiska kalkyler.

I de flesta fall är vi vana vid att tänka i termer av genomsnittskostnader, dvs. att utslaget över ett stort antal enheter så kostar en vara eller en tjänst t.ex. 15 kronor i genomsnitt. För att ytterligare förvirra det hela så ger dessa bägge kostnader samma totalkostnad om man ser till alla tillverkade enheter. Om vi multiplicerar genomsnittskostnaden med antalet tillverkade enheter så får vi totalkostnaden. Det är samma totalkostnad som vi får om vi summerar marginalkostnaden för varje producerad enhet upp till den sist tillverkade. Genomsnittskostnad och marginalkostnad sammanfaller, rent matematiskt, då det produceras precis tillräckligt mycket. Denna marknad är i jämvikt, vilket är referenspunkten för de flesta ekonomiska analyser om effektivitet.

Eftersom de flesta marknader, eller situationer, som skall värderas samhällsekonomiskt karakteriseras av ojämvikt, skall marginalkostnaden användas dvs. vi är intresserade av att ta reda på hur mycket just den studerade enheten bidrar med till de totala kostnaderna. Detta skall sedan ställas mot den intäkt som enheten i fråga genererar - marginalintäkten. Produktionsvolymen är effektiv då marginalkostnaden för den sist producerade är lika stor som intäkten för samma enhet. Så länge intäkten för den sist producerade enheten är högre än marginalkostnaden så producerar man för lite, eftersom det då finns en vinst att dela på för producent och konsument.

I de flesta räkenskaper och utvärderingar arbetar man med total- och genomsnittskostnader eftersom marginalkostnader sällan redovisas. I de bokslut vi har gjort används uteslutande genomsnittskostnader. En mer teoretiskt korrekt kalkyl hade istället lagt samman de faktiska marginalkostnaderna för olika insatser t.ex. marginalkostnaden för besök på behandlingshem timme för timme etc. Detta är knappast meningslöst att ägna sig åt på de områden där vi använder de Socioekonomiska boksluten. Arbetskostnaden för att ta fram kalkylen skulle vida överstiga värdet av resultatet och resultaten skulle inte vara reproducerbara utan motsvarande arbetsinsatser.

En annan möjlig förvirringspunkt när det gäller använda kostnadsbegrepp är distinktionen mellan rörliga och fasta genomsnittskostnader. Distinktionen mellan vad som är rörligt och fast har för nationalekonomen med tidsperspektivet att göra. På kort sikt finns den en mängd resurser som kan betraktas som fasta. En fabriksbyggnad, maskiner, sjukhussängar, etc., finns där oavsett hur mycket eller hur lite som producerar på kort sikt. Om tidsperspektivet förlängs så blir dessa till rörliga kostnader, man kan välja hur många byggnader, sängar och maskiner man skall ha framöver. Skillnaden mellan lång sikt och kort sikt brukar sättas till decennier kontra enskilda år.

Variationer i kapacitet är ofta en svår punkt i samhällsekonomiska utvärderingar. Det har dels med perspektivet i utvärderingen att göra och dels med tidshorisont. Om man kan visa att en lyckad rehabilitering gör att det inte behövs platser på vårdhem, sängar i akutsjukvården eller nätter i arresten, så kommer detta i sig inte betyda att huvudmännen för dessa verksamheter kan stänga ned dessa. De kanske står med viss överkapacitet, men därifrån till att faktiskt kunna växla hem det i en lägre kostnad är avståndet långt. Det sannolikaste är att dessa sängar på kort sikt fylls av andra som behöver dem vilket i och för sig är en effektivisering, men märks inte för den som står för kostnaden för sängplatsen. Åtminstone inte på kort sikt.

På lång sikt finns det större möjligheter att justera kapaciteten i systemen.

4.3         Alternativkostnader

Oavsett om vi talar om marginal-, genomsnitts eller totalkostnad så bygger de på en idé om att kostnader skall avspegla något som kallas alternativkostnaden. I princip innebär detta att en kostnad är en uppoffring av vad en alternativ användning av resurserna skulle gett. Kostnaden för att använda en maskin en timme är med andra ord det värde den skulle kunnat skapa genom att användas till något annat. Samma sak för arbetskraftens kostnad - lönen. Denna skall visa hur mycket personen i fråga skulle kunna producera i bästa alternativa användning ex. läkaren som opererar en 10-årig pojke skulle kunnat operera någon annan.

Det senare är viktigt då man t.ex. skall beräkna arbetskraftskostnader för ett projekt. I en företagsekonomisk kalkyl tar man upp arbetskraftskostnaden till dess faktiska belopp, dvs. bruttolön plus avgifter. I en nationalekonomisk analys skulle man idealt vilja väga in läget på arbetsmarknaden, dvs. om personen i fråga skulle varit helt eller delvis arbetslös eller ej, om projektet inte kom till stånd. Om alternativet till arbete i projektet är arbetslöshet så är lönen inte en bra indikator på arbetskraftskostnaden.

Tanken bakom alternativkostnadsbegreppet är att lyfta fram de samhällsekonomiska resursuppoffringarna som är förknippade med olika förändringar, till skillnad från privat- eller företagsekonomiska kostnader som framför allt visar hur mycket köpkraft som flyttas mellan aktörer. Detta gör att samhällsekonomiska kostnader (och intäkter) ofta skiljer sig från företagsekonomiska.

Det viktiga med alternativkostnadsbegreppet är egentligen att man inte alltid kan ta givna bokförda eller marknadsbaserade kostnader och intäkter för givna. De avspeglar inte vad som i den ideala världen är korrekta priser baserade på faktiska alternativkostnader.

4.4         Externa effekter

Skillnaderna mellan privat-, företags- och samhällsekonomiska kostnader blir särskilt tydligt då vi har att göra med sk. externa effekter. Dessa innebär att vi har en situation där resurser utnyttjas eller värde skapas för någon, utan att det förekommer någon transaktion. Om det inte förekommer någon transaktion så kommer kostnaden eller intäkten inte heller att dyka upp som en kostnad eller en intäkt för någon person eller företag – de internaliseras inte utan förblir externa för aktörerna. Externa effekter går således förbi prismekanismen. Om inte priserna innehåller korrekt information så fungerar inte en konkurrensekonomi – signalen till konsument och producent är inte densamma.

Det vanligaste exemplet på externa effekter är miljöförstöring av olika slag. Eftersom miljön inte är prissatt på en marknad och äganderätten är svårdefinierad, så utnyttjas miljön som en gratis produktionsfaktor. Detta kallas en negativ extern effekt. Om man gör en samhällsekonomisk värdering av en produktionsprocess som innebär negativa externa effekter så skall de företagsekonomiska produktionskostnaderna justeras uppåt för att ta hänsyn till detta. Då försöker producenten föra dessa ökade kostnader vidare till konsumenten. Konsumenten kan välja att betala mer för produkten eller, om möjlighet finns, välja en annan produkt.

Externa effekter kan också vara positiva. Ett exempel kan vara jordbrukaren som håller landskap öppna genom att producera spannmål eller kött/mjölk. De öppna landskapen konsumeras av alla som åker förbi, men ingen betalar för utsikten. Det kan också vara en grannskapskommitté som tar hand om trädgårdsskötseln i ett bostadsområde som därigenom bidrar till stabiliteten i området och till bättre sociala relationer och minskad förstörelse och vandalism.

Kostnader och intäkter kring rehabilitering har ofta inslag av externa effekter. En framgångsrik rehabilitering av en person innebär att denne kommer att skapa intäkter och reducera kostnader som annars skulle fallit ut hos olika aktörer. Man kan säga att dessa minskade kostnader är en positiv extern effekt av en framgångsrik rehabilitering. Dessa positiva externa effekter dyker varken upp i bokslutet för verksamheten eller är särskilt uppenbara för Kommun, Försäkringskassa, Landsting eller Försäkringsbolag. De positiva externa effekterna i form av färre stölder, mindre vårdbehov, minskade försörjningsbehov etc. är sällan lätta för den enskilde beslutsfattaren att härleda just till denna person och/eller verksamhet.

Kartläggning och värdering av externa effekter är en vanlig orsak till att göra samhällsekonomiska kalkyler. I praktiken försöker man hjälpa marknaden på traven genom att justera priser så att alla aktörer skall kunna fatta vettigare beslut. I våra kalkyler gör vi, i princip, samma sak genom att lösa upp systemgränserna mellan alla aktörer kring t.ex. rehabiliteringen av en individ. Alla resurser läggs i en gemensam påse. Det gör att alla positiva och negativa externa effekter dels internaliseras och dels blir synliga.

4.5         Reala och finansiella kostnader

I kalkyler av projekt som har med utanförskap att göra kommer man ofta in på kostnader och intäkter som berör socialförsäkringar och andra försörjningssystem. Detta gör det nödvändigt att introducera ytterligare en distinktion mellan kostnader - reala och finansiella kostnader. Begreppet reala kostnader står för det som hittills har kallat för kostnader, dvs. reala resursuppoffringar enligt alternativkostnaderna. Finansiella kostnader är i stort sett transfereringar, dvs. överföring av köpkraft från en person till en annan.

En transferering inom socialförsäkringssystemet är ofta skattefinansierad. En skatt tas t.ex. ut på en intjänad inkomst. Inkomsten brutto är en ersättning för arbetsinsatsen - en real kostnad. En del av inkomsten förs, via skatter och avgifter, sedan över till någon annan. Det är en transferering. Själva överföringen, dvs. skatteuppbörden och utbetalningen av transfereringen drar reala resurser - dvs. arbetstid - men själva transfereringsbeloppet är en finansiell kostnad.

Stölder kan bidra med mer extremt exempel. Videoapparaten som stjäls är ingen real kostnad, det är en transferering från den som blir av med den till någon annan. De kostnader som det för med sig i form av reparerade dörrar och handläggning av poliser och försäkringsbolag är reala kostnader. Det är inte helt självklart att den drabbade skulle använda denna distinktion för att beskriva vad som hände.

Socialbidrag, sjukpenning eller arbetslöshetsunderstöd upplevs emellertid som en kostnad för den som betalar ut det.. Fler arbetslösa eller sjukskrivna innebär ökade kostnader för arbetsförmedlingar och försäkringskassor. Ett minskande antal arbetslösa eller sjukskrivna innebär minskade utbetalningar vilket ur ett budgetperspektiv ses som kostnadsminskningar. Ur ett samhällsekonomiskt perspektiv är detta endast att se som en transferering mellan den arbetande och den icke arbetande delen av befolkningen. Dessutom kan förändringar mellan transfereringar ses som något positivt – t.ex. ekonomiskt bistånd eller sjukersättning till aktivitetsstöd eller lönebidrag – som vi gärna tolkar som att personen i fråga närmar sig arbetsmarknaden.

De reala kostnaderna förknippade med den arbetslöse eller sjuke är kostnaderna för handläggare och övriga insatskostnader på försäkringskassor, arbetsförmedlingar, vårdcentraler etc.

Den största reala kostnadsposten i detta sammanhang utgörs sannolikt av det som kallas för produktionsbortfall. Detta innebär att den sjuke eller arbetslöse inte producerar ett värde när han/hon inte arbetar. För människor som slås ut från arbetsmarknaden mer eller mindre permanent redan i unga år kan detta produktionsbortfall bli omfattande. Man kan förvisso alltid argumentera kring huruvida dessa personer någonsin skulle vara aktuell på en arbetsmarknad eller ej.

Man kan använda finansiella kostnader för att approximera det reala produktionsbortfallet. I princip skall A-kassa eller sjukpenning avspegla en arbetslös eller sjukskrivens lön. Detta leder till en underskattning av produktionsvärdet.

Synen på produktionsvärde kan skilja sig mellan företagsekonomiska redovisningar, där löner ses som kostnader, och samhällsekonomiska redovisningar, där löner antas avspegla det värde som de anställda producerar. Ett uttryck för detta är nationalekonomens syn på olika verksamheters bidrag till det totala produktionsresultatet i samhället – Bruttonationalprodukten (BNP)

En ekonomisk verksamhets bidrag till den gemensamma produktionen i samhället – BNP - brukar i nationalräkenskaperna definieras som produktionsvärdet minus kostnader för insatsprodukter som köps från andra. Man kan kalla det för företagets förädlingsvärde. Det består av löner, sociala omkostnader, vinst och avskrivningar. Uppgifterna från Återtågets bokslut för skulle då ge

 

totala intäkter

= 1.850.000

kostnader för insatser

= 450 000

bidrag till BNP

=1.400.000

BNP-bidrag per medarbetare (20 st)

= 70.000

Distinktionen mellan finansiella och reala kostnader är viktig om man skall göra en samhällsekonomisk utvärdering av en verksamhet som får konsekvenser för människor och institutioner inom socialförsäkringssystemet. De flesta samhällsekonomiska utvärderingar räknar endast på de reala kostnaderna, även om vissa finansiella kostnader också kan användas som approximationer av det reala produktionsbortfallet.

Många av de inblandade i rehabiliteringsrelaterade projekt är intresserade även av de finansiella kostnaderna och intäkterna mer generellt eftersom de ansvarar för dessa system. Den mest flexibla lösningen på detta är givetvis att räkna på både de finansiella och de reala kostnaderna och intäkterna. Då kan man redovisa dem tillsammans eller separat beroende på aktörers behov.

Nedan gör vi en uppdelning på finansiella och reala kostnader/intäkter utifrån vårt bokslut för Återtåget. Det vi tidigare använt ligger nu i kolumnen ”Summa” som är summan av de reala och de finansiella posterna för varje aktör på intäkts- och kostnadssidan.

Vi har lagt de externa aktörernas kostnader för Återtåget som reala kostnader, dvs. vi antar att man i själva verket köper tjänster av Återtåget och inte enbart ger ett bidrag.

För Återtågets del kan vi se att de reala intäkterna svarade för 84% och de reala kostnaderna för 74%. Det innebär att den reala vinsten i procent är högre än den vi redovisade med de sammanslagna kostnads-/intäktstyperna – 65% mot 40%.

4.6         Kostnader idag och i framtiden – diskontering

Vi har ofta med en investeringskalkyl i bokslutet. Det innebär att vi vill jämföra kostnader och intäkter som faller ut över flera år framåt. Diskontering innebär att man skriver ner värdet av framtida kostnader med en viss faktor – diskonteringsräntan. Man kan också uttrycka det som att en krona om tio år är mindre värd än en krona idag. Även om vi alla är vana vid räntor som banksparare och låntagare så är diskontering ett mer abstrakt begrepp för många.

Det enkla sambandet är att ju högre ränta och desto längre tidsperiod – desto större effekt. I diagrammet nedan illustreras effekten av olika diskonteringsräntor över olika tidsperioder. Jämförelsen görs mot den summerade odiskonterade beloppet över en viss tidsperiod.

Antag att en viss åtgärd kostar 100.000 kr per år i 20 år. Det innebär att den efter 20 år har kostat 2 Miljoner Kr om den inte diskonteras. Om samma belopp diskonteras med 5% ränta kommer det endast att summera sig till drygt 1.3 Mkr, dvs. drygt 65% av det odiskonterade beloppet.

Detta är kanske ett mindre problem om man har en förhållandevis jämn spridning på intäkterna och kostnaderna över denna tidsperiod. Det är emellertid inte helt ovanligt att kalkylen rör någon form av investeringsbeslut, där man har en kostnad på kort sikt som skall jämföras med intäkter över lång tid. I sådana fall gynnar en hög diskonteringsränta projekt som har en kort avkastningsperiod framför de med en längre. En lyckad rehabilitering av någon vars intäkter kommer att falla in över de kommande 20-30 åren är ett exempel på ett projekt där de framtida intäkternas diskontering kan påverka investeringsbeslutet.

Rationaliteten bakom diskonteringen har framför allt med tanken på en växande ekonomi att göra. I en växande ekonomin kommer 100 kr som investeras idag att producera ett värde som är större än 100 kr i morgon. Detta gör att 100 kr idag är värda mer än 100 kr i morgon. Detta illustreras i diagrammet nedan där den negativt lutande linjen visar värdet av 100.000 kr som dyker upp efter ett år, två år etc. fram till 10 år senare. 100.000 kr som kommer år 10 är bara värda drygt 60.000 kr idag.

Anledningen till detta finns i den positivt lutande linjen. Där har vi tagit dessa drygt 60.000 kr och investerar dem i en ekonomi som växer med 5% per år. Om 10 år kommer de då att vara värda 100.000 kr. Sett från dagens horisont kan ju inte 100.000 Kr om 10 år vara värt mer än dessa drygt 60.000 kr idag.

Det har länge förts en ibland ganska hätsk debatt om vilken diskonteringsränta som skall användas för olika typer av kalkyler. För utvärderingar som rör sig på 5-10 års sikt brukar en diskonteringsränta på mellan 4 och 8 % användas. Om man skall tillämpa idén att diskonteringen skall avspegla tillväxttakten i ekonomin så skulle en diskonteringsränta på 2-3% kanske vara rimligare. Vi brukar oftast ligga på 4%, även om vi i den långsiktiga kalkylen för Återtåget använde vi en diskonteringsränta på 2%.

4.7         Kostnader som blir intäkter och fortsätter att vara kostnader....

I det Socioekonomiska bokslutet för Återtåget tolkade vi uteblivna kostnader som intäkter. Detta är inte svårt att förstå på ett principiellt plan, men är kanske inte helt självklart för enskilda aktörer med en budget att balansera. Om en person som föregående år legat inne på sluten psykiatrisk avdelning, i år till följd av en viss verksamhet inte gör det så räknar vi detta som en intäkt för verksamheten som tillfaller psykiatrin. Ur psykiatrins synvinkel är det sannolikt inte samma bild. Någon ligger i sängen på slutenvårdsavdelningen. Är det inte herr X så är det herr Y. Man kan inte räkna hem intäkten och därför finns de inte.

Skillnaden i syn på kostnaden för psykiatrin har att göra med perspektivet. I det Socioekonomiska bokslutets externa kalkyl har vi ett utpräglat individperspektiv. Inom psykiatrin har man en verksamhetssyn på kostnader och intäkter, vilket innebär att det spelar mindre roll om Herr X eller Herr Y ligger i sängen så länge de bägge har ungefär lika stora behov av vård.

Det är viktigt att komma ihåg att det för de externa aktörerna runt en viss verksamhet inte alltid är enkelt att koppla samman individbaserade Socioekonomiska kalkylresultat med den egna budgeten.

4.8         Några slutord

Det Socioekonomiska bokslutets externa kostnader och intäkter tas oftast fram som förenklade samhällsekonomisk kalkyler. Det innebär att de inte alltid uppfyller alla önskemål från det nationalekonomiska skrået men det ger snabba och tillräckligt bra resultat för att beställare skall kunna gå vidare.

Denna genomgång av några olika begrepp från den samhällsekonomiska världen torde illustrera att det våra kalkyler delar mycket gemensamt tankegods med den mer genomgripande samhällsekonomiska kalkylen.

Förhoppningsvis har denna genomgång illustrerat på vilka områden man åtminstone delvis kan ta några får enkla steg för att underlätta kommunikationen även med de som företräder de mer strikta kalkylerna.

a) Ge möjligheter att redovisa resultat uppdelat i finansiella och reala kostnader. Ibland spelar det roll och kan man med detta undvika onödig kritik och diskussion så är det definitivt värt extraarbetet.

b) Tillämpa alltid minsta-värdes-principen. Det innebär i praktiken att alltid vara vaksam på möjligheten att överdriva framför allt intäkter. Detta upptäcks alltid och leder till att resultaten ifrågasätts. Ta alltid det mindre av flera möjliga värden om det handlar om externa intäkter för verksamheten. Ta alltid det större av flera möjliga värden om det handlar om externa eller interna kostnader.

c) Diskontera alltid kalkyler där belopp strömmar ut eller in över flera år. Oftast spelar det ingen roll för resultaten, men det är ännu en källa till kritik av resultaten.

d) Var alltid beredd på att göra känslighetsanalys på dina resultat och underliggande kostnader. Om du får kritik eller blir misstänkliggjord för att vissa resultat ser konstiga ut för en eller fler aktörer. Räkna om och pröva hur deras invändningar slår på slutresultatet. I de flesta fall spelar det ingen större roll. Var flexibel och sätt upp analysen så att du lätt kan pröva andra antaganden/priser etc.


DEL 2  ARBETSPROCESS OCH INNEHÅLL

5          Processen Från ax till limpa

5.1         Inledning

I detta kapitel skall vi översiktligt gå igenom, den för oss typiska, processen med att ta fram ett Socioekonomiskt bokslut för en verksamhet. Med utgångspunkt i figuren nedan har vi delat upp denna process i ett antal steg som knyts till work-shops/seminarier med våra referensgrupper och det arbeta vi själva gör inför och efter dessa möten.

Mot bakgrund av ett antal genomförda scenariobaserade projekt har vi kommit fram till en arbetsmodell som innefattar ca 5 möten med referensgrupper för målgruppen och aktörerna kring verksamheten. Kronologiskt innebär denna modell att vi genomför projektet över en period som kan ligga allt mellan 6-24 månader. Utfallet beror, i huvudsak, luckor i kalendrar för en grupp människor.

Det går knappast att genomföra på mindre än 6 månader, p.g.a. att det är mycket som skall göras mellan mötena. Det får inte gärna ta längre tid än 24 månader eftersom effektiva work-shops/seminarier förutsätter att deltagarna, åtminstone vagt, kommer ihåg vad man gjorde senast.

Tanken är att de som gör kalkylen producerar resultat mellan varje möte. I våra studier finns det oftast ett skelett till rapport som distribueras till andra seminariet och sedan fylls på efterhand.

De flesta av deltagarna är endast aktiva under mötena plus att de givetvis läser, åtminstone de senare, rapportutkasten. Vissa av deltagarna i grupperna förväntas också förbereda specifikt material mellan gångerna.

Låt oss gå igenom några av stegen.

5.2         Förberedelser – referensgrupper, tidsschema och rapportstruktur

I god tid innan arbetet skall utföras måste man, tillsammans med uppdragsgivaren, bestämma sig för sammansättningen på referensgruppen/-rna. Det finns inget självklart sätt att göra detta även om det i de flesta av våra studier har handlat om en grupp med externa intressenter som t.ex. myndigheter, kunder, personal etc. och en eller fler grupper med företrädare för målgruppen. I många fall finns det intressenter runt verksamheten som naturligt kommer med i referensgruppen. Vi har hittills inte varit med om att det har varit några större problem att få ihop en grupp deltagare/medarbetare/klienter från verksamheten som studeras.

I praktiken vill vi fånga upp de aktörer kring verksamheten som senare kommer att figurera i kalkylen med kostnader och intäkter. Vi har ibland använd följande ”Aktörstårta” för att illustrera vår standarduppställning i kalkylen och därmed vilka vi helst vill se representerade i en referensgrupp. I gruppen ”Övriga” ingår t.ex. allmänheten, försäkringsbolag etc.

När man, tillsammans med uppdragsgivare, har bestämt vilka som skall tillfrågas så ligger man sannolikt 1-2 månader innan det första seminariet.

Det är viktigt att så snart som möjligt kan lägga ett schema för mötesserien från start till presentation av rapport. Kalendrar tenderar att vara fulltecknade på kort sikt, så ju förr man prickar in mötestillfällena desto bättre.

Vi har hittills inte varit med om att alla som anmält sig till referensgrupperna har deltagit i alla möten. Det blir frånfall i grupperna och man gör bäst i att var beredd på det och försöka hantera det, t.ex. genom att göra intervjuer med de som inte kunnat komma.

I samband med att man lägger in seminarier så är det inte dumt att börja skissa på slutrapportens struktur. Det gör att man tidigt får ett fokus och kan arbeta på att fylla i luckor i rapportstrukturen i stället för att samla på hög och hoppas att man fått in allt som behövs när det är dags att skriva slutrapport.

Vi har funnit att ett rapportskelett som successivt kläs på med text och siffror också fungerar utmärks i samspelet med deltagarna i referensgrupperna. Deltagarna förväntar sig nya versioner av hela eller delar av rapporten till varje seminarium.

5.3         Seminarium1

Det första seminariet används till att introducera tankesättet kring Socioekonomiska bokslut. Varför gör vi dem? Vad tillför det? Vad skall resultatet användas till? Vad får deltagarna ut av att medverka i arbetsprocessen?

Deltagare från olika myndigheter blir ofta positivt överraskade av arbetet i referensgruppen. Man får en unik överblick av samspelet kring, och ens egen roll i, arbetet med målgruppen.

Rent administrativt finns det mycket att gå igenom under det första mötet. Tidsschema, förväntningar på insatser från deltagarna och förväntat slutresultat skall diskuteras och så långt som möjligt bestämmas.

Under det första seminariet presenteras de fyra primära områden som referensgrupperna skall bidra kring:

- Gruppering av målgrupp i några relevanta kategorier – de typpersoner som scenarierna byggs kring

- Sammanställning av de insatser/aktiviteter som det skall räknas på. Detta görs ofta med hjälp av illustrativa insatskedjor.

- Sammanställning av relevanta priser för dessa insatser/aktiviteter

- Bestämma typindividernas typiska utnyttjande av dessa insatser/aktiviteter såväl innan de kommer med i verksamheten som under/efter verksamheten. Vi kallar detta för karriärer och de ligger till grund för det som sedan blir till genomsnittliga årskostnader och –intäkter per typindivid och aktör.

5.4         Seminarium 2-4

Här fortsätter arbetet med insatser/aktiviteter. Vi skickar ut nya eller reviderade insatskedjor inför varje möte och använder de framväxande karriärerna till att göra preliminära kalkyler på de genomsnittliga årsintäkterna och –kostnaderna till det externa bokslutet. Tidiga kalkyler gör det lättare att upptäcka problem i insatser/aktivteter, deras priser eller karriärernas utformning.

Under dessa seminarier växer slutrapporten till sig och deltagarna får en alltmer komplett rapport att ta ställning till. Det finns därmed gott om tillfällen att påverka tonvikt, tonfall och slutsatser. För deltagarna från verksamheten är det särskilt viktigt att kunna kontrollera hur de själva framställs i texten och att ingen skall kunna identifieras som inte vill bli identifierad.

5.5         Seminarium 5 och presentation

I och med att resultaten från bokslutsarbetet sätter in verksamheten i ett större ekonomiskt sammanhang vill verksamheten/uppdragsgivaren ofta förmedla detta till olika intressenter. Detta är något som man bör planera för i början på processen och tänka på i rapportskrivningsprocessen, framför allt inför det sista seminariet.

Det sista seminariet måste användas till att diskutera huvudbudskap, hur verksamheten och deltagarna presenteras samt vilka resultat som skall lyftas fram särskilt i rapporten. Observera att detta inte innebär att lägga själva bokslutet tillrätta så att det levererar ett visst budskap. Det kan däremot innebära att man tillsammans med referensgrupperna diskuterar hur resultaten kan visualiseras eller förklaras så att de blir lättare att ta till sig för såväl de närmast inblandade som för utomstående.

5.6         Slutord om processen

Även om detta är en handbok i hur man gör Socioekonomiska bokslut så är det viktigt att inte glömma bort den process som resulterar i bokslutet. Mycket av slagkraften och legitimiteten i arbetet grundläggs i samarbetet med referensgrupperna. Arbetet med referensgrupperna avgör hur bra underlag man får till kalkyler och bokslut.


6          Kalkylens Skelettet – Aktörer, kedjor och aktiviteter

6.1         Inledning

Vi har flera gånger stiftat bekantskap med de externa kostnader som ligger till grund för att beräkna de externa aktörernas intäkter och kostnader av den verksamhet vi studerar. Såväl i de scenariobaserade som i de registerdatabaserade kalkylerna arbetar vi med kostnader på insats- eller aktivitetsnivå. Alla dessa insatser är förknippade med en viss aktör och ofta även en kedja av insatser som uppstår kring ett behov eller en händelse – t.ex. en vårdkedja eller en kedja som startar med gripande och slutar med insatser från frivården efter ett avtjänat fängelsestraff.

Vi kommer huvudsakligen att använda oss av praktikfallet Återtåget som vi redan stiftat bekantskap med. Det kommer även att ges exempel från andra studier där vi tycker att kalkylen för Återtåget kanske är lite för enkel.

Kartläggningen av de externa kostnaderna är i praktiken en förenklad samhällsekonomisk utvärdering. Sådana utvärderingar brukar traditionellt sägas innehålla tre steg eller komponenter:

-          Identifiering av alla relevanta variabler. I vårt fall handlar det om att hitta de aktörer som på ett eller annat sätt blir inblandade i deltagarnas liv under den studerade perioden. För oss handlar det för det mesta om de som vi i föregående kapitel samlade i ”Aktörstårtan”. När aktörerna är identifierade försöker vi stegvis ställa samman en lista på alla de insatser/aktiviteter dessa aktörer gör för våra målgrupp under den kalkylperiod som bestämts. Detta är vår kartläggning av de resurser som är i omlopp kring deltagarna i Återtåget. I praktiken blir ingen identifiering fullständig. Man måste välja rimliga systemgränser, dvs. att man får med så mycket av aktiviteter kring undersökningspersonen att det som lämnas inte kan förändra kalkylen annat än mycket marginellt.

-          Kvantifiering av alla insatser/aktiviteter med ekonomisk relevans. Detta innebär att bestämma enheter för besök på akuten, vistelse på behandlingshem, polisingripanden etc. Här är det viktigt att kvantifiera i en enhet som känns rimlig och att där det går lägga samman delaktiviteter som hänger ihop. Ett läkarbesök består egentligen av en mängd moment, men vi sammanfattar det som en läkarinsats. För stor detaljrikedomen leder till oöverskådlighet och ett tungrott kalkylarbete. Det är viktigt att klassa olika insatser efter om de medför reala eller finansiella kostnader.

-          Värdering av alla insatser, dvs. att välja priser eller kostnader. Oftast använder vi oss av genomsnittskostnader för de olika insatserna. Dessa är enklare att få tag i idag med ”beställare” och ”utförare”. Ibland, för specifika målgrupper, kan det vara värt att försöka ta med svårmätbara kostnader/intäkter som t.ex. oro för familj/anhöriga eller oro för passagerare i kollektivtrafiken, etc. Förutom priser/kostnader för aktiviteterna i sig så måste man också ta ställning till om, och i så fall med vilken, diskonteringsränta man skall översätta kostnader och intäkter som utfaller i framtiden till dagens värde. Eftersom det Socioekonomiska bokslutet avser ett verksamhetsår och de beräknade uteblivna kostnaderna oftast avser ett genomsnittsår innan verksamhetsåret, så brukar vi inte diskontera resultaträkningen, men däremot de investeringskalkyler som löper över flera år.

6.2         Aktörer och kedjor

När vi arbetar med att bygga upp listorna med insatser/aktiviteter som är mest relevanta för målgruppen i fråga, har vi under senare år börjat använda oss av insatskedjor eller välfärdskonsumtionskedjor som vi omväxlande kallar dem. Begreppet välfärdskonsumtionskedja leder tanken till att det uteslutande handlar om insatser/aktiviteter som tillhandahålls eller finansieras via den offentliga sektorn eller socialförsäkringssystemet. Den överväldigande majoriteten av de insatser vi tar upp är av det slaget, men inte alla. Man kan även tänka sig kalkyler där insatserna förknippade med välfärdsstaten kan vara i minoritet. Vi använder således oftast begreppet insatskedja eller enbart kedja för det som vi tidigare kallade för välfärdskostnadskedja.

I resultaten från det Socioekonomiska bokslutet görs sällan en redovisning per insatskedja. Fokus ligger i stället på aktörsperspektivet eftersom det är mest relevant för en verksamhet som förhandlar med offentliga aktörer kring sin finansiering/tillstånd/upphandling etc.

Kedjeperspektivet är, som vi tidigare anmärkt, ett utmärkt redskap för att visualisera situationer, händelseförlopp och situationsbundna valmöjligheter bland uppsättningar av insatser/aktiviteter. Vi använder det både för egen del och för att kommunicera med våra referensgrupper. De medger ytterligare en skärning av kostnader och intäkter vilket kan vara bra för att illustrera ett visst resultat. De kan även användas som underlag för fortsatta kalkyler där man vill göra förändringar i årskostnader för en viss typperson ur en målgrupp. Vi beskrev detta översiktligt i avsnitten om schablonmetoder där vi skapade nya återstående externa kostnader med hjälp av befintliga kostnader per insatskedja. Detta hade varit betydligt svårare utan ett underlag som kunde sammanställas på såväl aktörs- som kedjenivå.

Oftast innebär arbetet med referensgrupperna att kedjor och insatslistor byggs upp och förändras i ett flertal varv under kalkylprocessen. Insatser kommer till och försvinner, sortenheter byts ut, priser justeras, nya kedjor skapas eller slås ihop.

Vi kommer att beskriva aktörsperspektivet och kedjeperspektivet var för sig i texten som följer. I själva verket är utvecklingen av dem intimt sammankopplad och mer eller mindre simultan i en iterativ process. Vårt mål är att få en lista på insatser som kan användas i kalkylen. Aktörer och kedjor är i sätt att sortera, gruppera och summera denna insatslista.

Låt oss börja med att beskriva insatserna utifrån ett aktörsperspektiv.

6.3         Aktörer och aktiviteter

Om man vill ha en flexibel och analytiskt hanterbar struktur för samhällets utbud av aktiviteter/resurser så är det viktigt att skapa en hierarki. Vi har valt att strukturera det på fyra nivåer:

     Samhället

                      Aktör – t.ex Landsting

                                    Enhet – t.ex Psykiatri, primärvård

                                                Aktivitet/Insats – t.ex operation, A-kassa, medicin

På den lägsta nivån specificeras såväl sortenhet som pris/kostnad per sortenhet. Vi väljer att alltid specificera huruvida det är en real eller en finansiell storhet, dvs. om det handlar om en real resursförbrukning eller en transferering. Vi har tidigare illustrerat hur resultaträkningen per aktör kan delas upp i reala och finansiella kostnader för respektive insatser i bokslutet för Återtåget. Vissa uppdragsgivare eller granskare kräver denna uppdelning för att kunna ta ställning till resultatet i den externa kalkylen och därmed hela bokslutet.

Antalet insatser/aktiviteter kan variera mellan olika studier. I tidigare studier har vi haft en bruttolista på insatser/aktiviteter som ligger på knappt 200 aktiviteter. Vi brukar börja nya projekt med att återanvända en delmängd av dessa för att fånga det för, denna målgrupp, relevanta utbudet. Denna revideras sedan genom projektprocessen.

I fallet med Återtåget har vi nöjt oss med ett färre antal insatser/aktiviteter. Framför allt för att vi vill behålla överskådligheten. Nedan följer den aktivitets/insatslista vi använde i kalkylen för Återtåget.

Den innehåller 37 aktiviteter fördelade på 6 aktörer plus Återtåget självt samt klassificerad i 6 kedjor. I tabellen återfinns även Återtåget självt med en aktivitet som kallas produktionsvärde med priset 0 Kr. Detta är en post som vi la in för att få kalkylprogrammet att göra rätt sorterade summeringar längre fram i kalkylprocessen. Den var aldrig tänkt att användas i sig.

Pilarna ovan- och nedanför tabellen illustrerar hur vi kan arbeta med den:

- ur ett aktörsperspektiv med hela hierarkin från aktör till aktivitet

- ur ett kedjeperspektiv där länken går direkt från kedja till aktivitet

Varje kedja är sammansatt av en mängd insatser/aktiviteter som kan tillhöra olika aktörer. Kommunen dyker t.ex. upp i kedjorna Försörjning, Missbruk, Psykvård och Sysselsättning.

Förutom Kedja, Aktör, Enhet och Aktivitet så innehåller denna tabell uppgifter om den sortenhet som valts för aktiviteten i fråga – här tillfälle, timmar, dagar och månad – priset per sortenhet och huruvida aktiviteten är att betrakta som en real eller en finansiell kostnad/intäkt. När vi ritar våra insatskedjor brukar vi illustrera om aktiviteterna är reala och finansiella genom att göra olika form på boxarna vilket vi återkommer till nedan.

I det bokslut vi sett från Återtåget redovisar vi enbart på aktörsnivå. I andra studier har vi gått nedåt i hierarkin. I t.ex. Basta/VägenUt!-studien visade det sig viktigt för Vägen Ut! att kunna visa upp utvecklingen inom rättsväsendet eftersom kriminalvården är en av de stora kunderna.

Detta är enkelt att göra om man gör kalkylen på ett hierarkiskt sätt, och kan ge viktig information till de externa intressenterna. Det mest detaljerade redovisningen sker på insats/aktivitetsnivå. Vi har redovisat även på denna nivå i några studier. I vår ekonomiska utvärdering av PO-reformen valde vi att redovisa hela den hierarkiska kostnadsstrukturen. Detta framför allt för att ingen tidigare kunnat visa de ekonomiska flödena kring denna målgrupp.

Den mest detaljerade bilden blir nödvändigtvis oöverskådlig och den kan därför endast fungera som ett komplement till mer överskådliga, tabeller och diagram.

Detaljrikedomen och flexibiliteten måste hela tiden ställas å ena sidan mot det ökade resursbehovet för att samla in och ställa samman data och å andra sidan mot riskerna att dra för hårda växlar på ett underlag som ofta består av schabloner och genomsnitt.

6.4         Kedjor och aktiviteter

Arbetet med referensgrupperna – framför allt de externa aktörerna – handlar framför allt om att i ett antal steg ringa in vilka aktiviteter/insatser som skall inkluderas i kalkylen och vilka sorter de skall anges i. Arbetet skall mynna ut i en lista som den vi diskuterat ovan där varje aktörs insatser specificeras.

I arbete med att ta fram listan på insatser/aktiviteter har vi haft god nytta av att ställa upp insatskedjor, dvs. flödesscheman, eller kanske Mindmaps, av insatser inom olika funktionella områden som försörjning, boende, vård etc. Vi vill lyfta fram följande fördelar med att arbeta med denna typ av kedjor:

- De illustrerar kronologiska eller kausala förlopp som ligger nära referensgruppernas vardag

- De fokuserar primärt på händelser för individer i stället för aktörer, samtidigt som konsekvenser för aktörer ligger implicit. Detta är en fördel när det är flera aktörer inblandade.

- Vi kan gå mellan ett behovs- eller ett aktörsperspektiv i kalkylen och därmed upptäcka inkonsistenser eller kritiska förlopp som påverkar kalkylen.

Kedjorna kan ibland se oerhört komplicerade ut när de är färdiga, men de flesta började som tämligen enkla samband mellan ett fåtal insatser som sedan byggs på med flera aktiviteter eller kopplas samman med andra kedjor.

Ambitionsnivån för antalet aktiviteter som skall tas med och de kedjor de ingår i är inte självklart. Det är oftast bäst att bygga upp dem successivt och låta detaljeringsgrad bestämmas i processen. I bilderna nedan illustreras hur vår, sedermera ganska tillkrånglade, insatskedja för gripande fram till straff utvecklades under arbetet med Basta/VägenUt!.

Denna enkla bild var framför allt ett sätt att få grepp på en insatskedja som startar med ett brott och gripandet och slutar i straffet. Om kriminalitet är en mindre viktig del för en målgrupp kanske det räcker med denna bild. I fallet med Basta och Vägen Ut! räckte det inte. Vi började mejsla fram en mer nyanserad bild med företrädare för rättsväsendet och klientgrupperna. Nästa version hade utvecklats till följande bild. Här är vägen och alternativen från gripande till dom mer utvecklad samtidigt som påföljderna utökats för att fånga variationer i klientgruppers historia.

Med denna bild som utgångspunkt fortsatte vi diskussionerna och kom fram till att den behövde utvecklas ytterligare för att Rättsväsendets företrädare och klientgrupperna skulle vara nöjda. Den slutliga kedjan finns i figuren nedan.

När man utvecklar denna typ av insatskedja så är det viktigt att å ena sidan komma så långt att de inblandade känner sig nöjda med beskrivningen och å den andra att se till att de insatser/aktiviteter/händelser man tar med också går att kvantifiera och prissätta på ett rimligt sätt.

I mer komplexa kedjor blir det snabbt många insatser. I Basta/VägenUt! hade vi en bruttolista på 115 aktiviteter. Enbart kedjan ovan innehåller ett 30-tal aktiviteter att registrera. För att minska risken för inmatningsfel och överdriven detaljrikedom, bestämde vi oss för att skapa aggregerade aktiviteter.

I praktiken innebar detta att vi bröt ut delar av kedjor och la upp ett fåtal varianter för hur dessa delkedjor kunde se ut. Med utgångspunkt i kedjan ovan konstruerade vi fyra stycken aggregerade aktiviteter – polisingripande, Rättegång lätt, medel och svår. Dessa fyra aggregat fick fånga in de olika möjliga vägarna från gripande till dom.

Aggregering gick till så att vi plockade ut de 14 aktiviteter som hör till denna del i kedjan. Därefter viktade vi ihop dessa i fyra aggregat som i tabellen nedan. I vårt aggregat ”Polisingripande” ingår 2 dagar i arrest och två aktiviteter i samband med utredning. För de tre rättegångsaggregaten varierar framför allt advokatinsatserna och tid i häkte.

Genom att multiplicera vikterna med varje delaktivitets pris kunde vi räkna fram ett genomsnittspris per aggregat.

Genom denna aggregeringen kunde vi få ner antalet aktiviteter och eliminerade ett, i praktiken, otal möjliga kombinationer av de ursprungliga aktiviteterna i kedjan.

Utvärderingar kring komplexa förlopp innebär med viss nödvändighet att man, underförstått, gör denna typ av aggregeringar för en lång rad aktiviteter. Vi valde att vikta samman just dessa aggregat från delaktiviteter eftersom vi lyckades bena ut förloppen tämligen väl och tyckte oss ha bra kontroll på de underliggande aktiviteterna. Vanligtvis finns det färdigviktade aktiviteter och priser/kostnader att tillgå, t.ex. vårddygn eller läkarbesök, även om även dessa aktiviteter egentligen består av en mängd delaktiviteter.

Grundtanken är helt enkelt att man måste välja en rimlig ambitionsnivå för graden av detaljrikedom i de aktiviteter man väljer att identifiera och inkludera i kalkylen. Olika kriterier kan användas för att bestämma denna ambitionsnivå, men de två viktigaste för vår del har varit:

- Är det en i sammanhanget viktig kostnadspost?

- Är aktiviteten kommunicerbar, dvs. är den tillräckligt konkret och hanterbar för att vi med våra referensgrupper skall kunna bestämma hur mycket av denna aktivitet/resurs som används.

6.5         Att arbeta med aktörer och kedjor – sidorna på myntet

Denna korta genomgång av hur man kan se på olika insatser/aktiviteter genom att utgå från aktörer eller från kedjor visar förhoppningsvis att de är två sidor på samma mynt. Där det finns en insats i en kedja finns det en aktör som gör något. I bilden nedan har vi försökt illustrera detta utifrån en typisk kedja kring försörjning hämtad från Basta/VägenUt!-studien. Alla insatsboxar till vänster har en avsändare i den högra delen av bilden.

I våra senare studier har vi använt kedjorna som ett instrument för att bena upp och illustrera de resursströmmar vi är intresserade av kring olika målgrupper. I redovisningen blir det å andra sidan nästan uteslutande ett aktörsperspektiv där mottagarna lättare känner igen sig i sin portfölj av insatser/aktiviteter och lättare kan relatera dessa till sin egen budget.

Det grundläggande problemet eller avvägningen med aktiviteterna/insatserna, oavsett om vi går via kedjorna eller via aktörshierarkin direkt, är att bestämma en rimlig nivå på detaljrikedom. Detta kan man inte bestämma generellt. Det måste bestämmas från projekt till projekt beroende på målgrupp, förväntningar och klimat kring den verksamhet man skall utföra bokslutsarbete för.

6.6         Detaljer, ambitioner och värderingsprinciper

Nationalekonomer som gör samhällsekonomiska kalkyler har ibland ansetts vara intäkts- eller kostnadsjägare som alltid kan bevisa att uppdragsgivarens tänkta åtgärd är lönsam eller att uppdragsgivarens motparts förslag är olönsamt. Det är viktigt att undvika att hamna i denna fälla. Vi har alltid försökt att anamma en minsta-värdes-princip. Denna fungerar i flera led:

- Valet av aktiviteter som ingår i kalkylen kan göras mer eller mindre snävt. Det är inte svårt att hitta esoteriska intäkter eller kostnader som kan tippa över kalkylen från plus till minus eller tvärt om - om man så vill. Detta skall man undvika. Endast aktiviteter som upplevs som relevanta av flertalet inblandade skall vara med i kalkylen.

- Vissa aktiviteter kan uppfattas som svårmätbara men ändå anses viktiga. För sådana använder vi oftast enkla schabloner eller tumregelsberäkningar. Om omfattningen på dessa intäkter eller kostnader påverkar resultatet i stort, särredovisas de.

- Aktiviteter måste ofta aggregeras, dvs. slås ihop, för att bli hanterbara. Man måste alltid se till att dessa aggregeringar inte görs så att de systematiskt verkar till fördel för ett visst utvecklingsalternativ.

- Prislappar på aktiviteter kan ibland sättas på många sätt. Om valet står mellan olika prislappar så väljer man systematiskt den lägre för att inte öppna för kritik att kalkylen inte är tendensiös.

- Det är oftast några få aktiviteter (kostnader eller intäkter) som står för den övervägande delen i kalkylen. För dessa aktiviteter måste man vara särskilt noggrann så att man inte ligger i överkant på det rimliga.

- Matcha tidsperiod mot val av diskonteringsränta. Om tidshorisonten är lång och diskonteringsräntan är hög så skall man vara försiktig med fördelningen av kostnader och intäkter i tiden. Välj om möjligt kortare perioder och lägre räntor för att inte förvirra för läsare.

Det är viktigt att inte hamna i en situation där man försöker försvara ett skenbart exakt värde i en resultaträkning.

 


7          Köttet på benen – karriärerna

7.1         Inledning

Den typ av Socioekonomiskt bokslut som vi diskuterar i denna handbok baseras på fiktiva individer. Kring dessa fiktiva individer i en viss verksamhet bygger vi scenarios för ett eller flera år innan de kommer med i den verksamhet och ett eller flera år med/efter verksamheten.  Skillnaderna mellan detta scenariobaserade angreppssätt och ett mer traditionell register- eller intervjubaserad individstudie kan tyckas stora, men de är sannolikt mindre än man tror.

I den registerbaserade studien är avgränsning av målgrupp och grupperingar av målgruppen än viktigare än i den scenariobaserade metoden. Utan dessa kan man varken göra ett vettigt urval eller bortfallsbedömning.

I den scenariobaserade lösningen ägnas också en ansenlig tid åt att definiera målgrupp och lämpliga kategorier. Nu skall dessa kategorier ligga till grund för syntetiska individers levnadsöden i stället för grund till urval av de faktiska individer för vilka man sedan samlar register/journaldata.

Uppsättningen insatser och deras värden bestäms på samma sätt i bägge metoderna.

I den registerbaserade undersökningen undviker man att gå tillbaka för att komplettera eller söka annan information. I den scenariobaserade kan man lägga utveckla och förändra ingångsvärden i kalkylen tills slutrapporten skrivs.

En stor skillnad, till nackdel för scenariometoden, är att register sällan över- eller underdriver. De kan vara mer eller mindre kompletta, men det är en annan sak. När vi diskuterar/intervjuar deltagare/klienter/medlemmar så är det självklart så att man inte alltid kommer ihåg eller att man i gruppen förstorar upp eller förminskar saker. Vi har upplevt såväl uppenbara underskattningar som överskattningar som vi fått justera för i kalkylen av de externa kostnaderna och intäkterna.

Inställningen till detta beror till stor del på ambition med eller förhoppning på utvärderingen/kalkylen. Om man vill ligga nära någon form av generaliserbar sanning så kommer man att tvingas iväg mot den mer statistiskt korrekta metoder för individundersökningar baserade på registerdata eller intervjuer och helst totalundersökt.

Om man å andra sidan vill ha fram ett snabbt underlag som ger information om storleksordningar på de resurser som är i omlopp kring en viss målgrupp så fungerar scenarios och syntetiska personer alldeles utmärkt. Man skall komma ihåg att det magra utbudet av registerbaserade resultat på detta område illustrerar svårigheterna med att göra denna typ av undersökning. Den scenariobaserade kalkylen bör helst byggas upp i nära samarbete med företrädare för såväl målgruppen som med de externa aktörer som påverkas av verksamheten. Det ökar sannolikheten för att scenarierna skall hamna rätt, dvs. uppfattas som rimliga av de som har mest kunskap om målgruppen.

7.2         Normalitet vs utanförskap

Det är inte helt självklart hur man skall betrakta de kostnader som en viss målgrupp förorsakar i sitt utanförskap. Vi kostar alla, från dagis, via skolan, i sjukvården, etc. Det är viktigt att tänka på att det Socioekonomiska bokslutet inte syftar till att sammanställa alla kostnader för en viss grupp människor bara för att det ingår i den gruppen. Vi gör det för att vi vill se hur mycket deras kostnader skiljer sig från något tänkt genomsnitt - dvs. utanförskapets extrakostnader.

Vad är en normal kostnad? En indikation ges i diagrammet nedan som försöker fånga den årliga kostnaden för samhälle (Omsorg/Utbildning etc.) och privatekonomiskt (utgifter för barnen) från födseln upp till 18 års ålder[7].

Vi kan konstatera att ett normalt barn kostar runt 150.000 kr om året i genomsnitt, dvs. runt 2,7 Mkr över hela perioden. Det är en kostnad som föräldrar och medborgare kan räkna med att få betala för varje barn som föds.

Om vi använder våra siffror från Basta/VägenUt! Så kan vi jämföra detta med extrakostanden för en aktiv narkoman. I diagrammet nedan har vi lagt in genomsnittskostnaden för åren mellan 15-18 år från det tidigare diagrammet och ovanpå detta årskostnaden för en aktiv narkoman.

En normal tonåring kostar ca. en tjugondedel av vad en aktiv narkoman kostar. Det är denna skillnad vi är ute efter när vi gör våra kalkyler.

Det innebär i praktiken att vi inte har med kostnader för normal sjukvård, utbildning, omsorg etc. i utvecklingen för våra syntetiska typpersoner.

7.3         Skapa grupper/Kategorier

I vårt fiktiva räkneexempel för Återtåget använde vi oss av fyra stycken typindivider som skulle representera målgruppen i verksamheten. Varför blev det just 4 stycken?

Det finns inget självklart sätt att skapa de kategorier av personer man vill arbeta med. I Återtåget använde vi kön och ålder som indelning, vilket sannolikt är en huvudkandidat i många fall. I flera av de studier vi har gjort, inklusive de registerbaserade för PO-reformen, har vi noterat att det verkar finnas skillnader i kostnader som följer med kön och ålder. Därför börjar vi nästan alltid med att pröva en uppdelning enligt ålder och kön. I andra fall kanske en annan variabel är helt dominerande. I Basta/VägenUt! valde vi istället kön och huvuddrog, eftersom dessa sannolikt fångar större kostnadsskillnader än kön och ålder i dessa verksamheter.

Dessa indelningar har fungerat för oss i flera studier, men klassningen måste alltid anpassas till målgruppen och till antal personer i verksamheten. Den kan vara så liten att det inte är rimligt att försöka gruppera deltagarna, dvs. en handfull personer . Då kan man antagligen lika gärna ta hela gruppen. En annan variant är att deltagarna är allt för heterogena samtidigt som de är få. Det innebär att det finns risk att peka ut någon. Här skulle an t.ex. kunna göra två grupper – en högkostnadstyp och en lågkostnadstyp som kan användas för att ge ett intervall för de externa kostnaderna. Om antalet deltagare är litet så kan man även överväga att arbeta med registerdata om man får deltagarnas medgivande.

Poängen med att gruppera deltagarna är att det skall underlätta skapandet av de syntetiska individerna.

I en urvals- och registerbaserad undersökning kan man klassa urvalet i ett antal bakgrundsvariabler som sedan kan ligga till grund för ett antal grupperingar och jämförande analyser av utfallet. I en registerbaserad undersökning följer de faktiska kostnaden individen, inte gruppen.

När man gör en gruppering av deltagarna, i en viss verksamhet, så skall man tänka på följande saker:

- Grupperingarna skall vara uttömmande, dvs. alla deltagare skall platsa i en av grupperna.

- Grupperingarna skall ömsesidigt uteslutande, dvs. ingen deltagare skall platsa i två grupper 

- Grupperingarna skall resultera i en hyfsat jämn fördelning av deltagarna mellan grupperna

- Grupperingarna skall vara kommunicerbara mot såväl deltagarna i referensgrupper som omvärlden

7.4         Tidsperspektiv

Ett bokslut avser normalt sett ett visst år – räkenskapsåret. Det innebär att kalkylen för de externa kostnaderna och intäkterna bör avse samma period, dvs. ett år. Detta behöver dock inte betyda att man gör scenarios eller karriärbeskrivningar som löper över ett år även om de externa kostnader och intäkter vi tar fram matcha det år som redovisas i det interna bokslutet. Vi löser detta genom att antingen göra karriärer  på ett år eller genom att ta ett årsgenomsnitt över flera år.

Vi använder oss själva gärna av fleråriga individscenarier, av den enkla anledning att många insatser/aktiviteter/händelser inträffar med mindre frekvens eller i skov. Det faller sig naturligare att placera ut dessa under ett eller två av flera år än att göra om dem till delar av aktivitetens sortenhet – t.ex. 0.55 fängelsestraff eller 0.33 större operationer. Det gör det också lättare att visualisera utvecklingen för en viss person. Saker och ting händer i sekvenser och det är viktigt att kunna placera in dessa på ett mer naturligt sätt.

Oavsett hur många perioder man väljer att arbeta med i scenarierna så kan dess lätt översättas till en annan referensperiod. Till ett bokslut är det relevant med ett år. För en mer traditionell utvärdering kanske man skall matcha på data som avser 18 månader. För en investeringsanalys kan det röra sig om decennier.

Om man inte har erfarenhet att arbeta med scenarios på detta sätt så kan en kalkyl byggd på flera perioder, utan och med verksamhet, upplevas som mer omfattande att fylla i än en som enbart avser ett enda år. Detta är naturligtvis bara en illusion. Man behöver inte fylla i alla celler bara för att man har ett kalkylark framför sig. Man fyller i de som behöver fyllas i. Det merarbete som uppstår för att man kanske får fylla i ett antal månader ekonomiskt bistånd över tre år får ställas mot fördelen att kunna lägga ut domstolsförhandlingar, fängelsestraff och annat på ett mer logiskt sätt. Man kan dessutom lägga in trendmässiga förändringar, t.ex. att biståndet ökar eller minskar trendmässigt.

I kalkylen för Återtåget arbetade vi med tre år innan verksamheten och tre år med/efter verksamheten för målgruppen under räkenskapsåret. För en av de 4 typerna, ung man, ser karriären ut som i tabellen nedan. Aktiviteterna/insatserna är samma 37 som vi tidigare presenterade för Återtåget. Nu använder vi dessa och fördelar ut händelser kring dessa insatser för de 4 typindividerna, här exemplifierat av en ung man.

Kalkylen kring Återtågets externa kostnader och intäkter görs över tre år innan typindividen kommer med i verksamheten (kallas T-3, T-2 och T-1) och för tre år med/efter verksamheten ( som kallas T, T+1 och T+2).

Vi kan se att fördelningen på flera år gör det lättare att hantera t.ex. ett eskalerande behov av A-kassa och ett avtagande behov av Aktivitetsstöd med/efter verksamheten. För det genomsnittliga året innan är A-kassan 9 månader till en kostnad av 76.500 kr, men det berättar inte samma historia.

Vi ser att mer sällsynta händelser, t.ex. häktningen två år innan han kom med i Återtåget, är lättar att visualisera än den resulterande 1/3 häktningen för ett genomsnittsår innan verksamheten.

Detta sätt att bygga scenarier kring fiktiva individer förutsätter att man kan arbeta med grova penseldrag. Samtidigt ger resultaten lätt en känsla av exakthet, t.ex. att den genomsnittliga årskostnaden för en ung man i Återtåget för gripande är 2.167 kr. Utomstående som läser bokslutet och hittar dessa resultat kanske tror att de är mer exakta än de är. Detta måste man vara varse och tänka på i presentationer.

Avslutningsvis kan vi notera att en stor del av tabellen är tom. Av de 222 cellerna är 58 ifyllda, dvs. en dryg fjärdedel. Många perioder behöver inte betyda många händelser att fylla i. Däremot ger flera perioder ofta möjlighet att berätta en historia eller att göra en viss händelse begriplig.

Ett annat sätt att göra dessa scenarier begripliga och kanske lättare att fylla i, är att göra kortare eller längre levnadsbeskrivningar kring varje typperson.

7.5         Beskrivande bilder

7.5.1                      Inledning

Nästan alla av våra scenariobaserade studier, såväl de fristående samhällsekonomiska utvärderingarna som senare Socioekonomiska bokslut brukar innehålla kortare eller längre beskrivningar av våra typpersoner. De kortare syftar till att ge en känsla för personen i fråga. De längre skall innehålla så mycket att de nästa går att översätta direkt till händelser och insatser/aktiviteter. Det har t.o.m. hänt att några av våra syntetiska personer har blivit föremål scenuppsättningar.

Oavsett vilken längd och detaljrikedom man väljer att arbeta med så tycker vi att det är viktigt att försöka gestalta personerna i ord och inte bara i siffror och att ge dem ett namn. Det gör det lättare att fylla i siffrorna, det gör det lättare för en läsare att snabbt få en känsla för vilken typ av person vi räknar på oh det gör det lättare att referera till de olika typerna i bokslutet.

Här två exempel – ett kort och ett lite längre:

7.5.2                      David - drogfri men får inget jobb/kan inte jobba

Även för David innebär metadonprogrammet att han långsiktigt och konsekvent lyckas bryta med sitt tidigare liv som missbrukare och kriminell. Han är psykiskt, socialt och somatiskt till stora delar återställd och ”normaliserad”. Han hanterar sitt boende och sociala liv i allt väsentligt på ett bra vis

Han får dock inget jobb. Han vill arbeta och han har förmåga att arbeta. Kanske inte alltid till 100% men är dock i alla väsentliga avseenden arbetsför och skulle i andra sammanhang anses stå till arbetsmarknadens förfogande. Men han får inget jobb. Inte till följd av brist på vilja eller förmåga utan i första hand till följd av sin historia.

Han hittar ingen arbetsgivare som är beredd att anställa honom, att ta risken att få en före detta missbrukare med risk för återfall i knäet. Detta är vad vi tidigare kallat en följd av stigmatiseringseffekten. En av konsekvenserna av detta är att han måste bli försörjd av samhället; försäkringskassa, arbetsförmedling eller socialtjänst.

7.5.3                      Svempa

Svempa Lindbäck föddes 1953. Han växte upp under enkla men ordnade omständigheter med en ensamstående mamma och en frånvarande pappa. Han inledde sitt missbruk med att röka hasch vid 12 års ålder. Han fortsatte sin missbrukskarriär genom att året efter (1966) gå över till och komplettera med amfetamin. Under perioden 1966-78 missbrukade hans amfetamin och hasch strängt taget varje dag han inte satt i fängelse, var intagen för vård eller var utsatt för andra samhällsinsatser. Under perioden försörjer han sig i första hand genom stölder, inbrott, häleri samt langning.

1978 träffar han mamman till sina två barn - Erika. De flyttar samman och lämnar under några år Stockholmsområdet. Det unga paret har fast arbete, men Svempa missbrukar kontinuerligt under denna tid hasch och stundtals amfetamin. Detta missbruk accelererar och heroin dyker upp i bilden. 1986 har barnens mamma fått nog och hon slänger ut Svempa som nu flyttar tillbaka till Stockholm där hans missbruk och kriminalitet accelererar. Han är nu etablerad sprutnarkoman. 1988 smittas han av HIV. Han lider sedan tidigare av hepatit C.

Erika tappar också greppet om sitt missbruk. Barnen hotas av omhändertagande av socialtjänsten och de kommer så småningom att bli fosterhemsplacerade hos sin mormor under en lång följd av år. Svempa och Erika återförenas i sitt missbruk som under perioder finansieras genom att Erika prostituerar sig. Svempas turer blir allt vildare och vildare och under 90-talets första år tas han upprepade gånger in för avgiftning. Han tas akut in på sjukhus vid flera tillfällen för överdos. Dessa händelser följs av några kortare och längre vistelser på behandlingshem. Han drabbas också av två kortare fängelsestraff. Våren 1993 dör Erika av överdos.

Svempas missbruk är mycket omfattande. Han använder alla droger han kan komma över, men huvuddrogen är och förblir amfetamin. Han lever i utkanten av brottsligheten vilket gör att han kan finansiera sitt missbruk dels genom att agera mäklare dels genom att priserna på drogen blir lägre i grossistledet. Men till stor del finansierar han sitt missbruk genom brott.

Han blir regelbundet tagen av polisen, men sällan överbevisad om brott, varför han snart är tillbaka på gatan. Det hårda livet tär på honom i kombination med HIV-smittan och hepatit C leder detta till upprepade sjukvårdsbesök. Svempas dotter Julia drabbas i tioårsåldern av en svår depression som antas vara kopplat till hennes relation med pappan. Detta leder till att hon blir till föremål för åtgärder från PBU-verksamhetens sida.

Han åker fast för en serie stölder och inbrott och döms efter en kortare häktningstid till 6 månaders fängelse sätts sedan under övervakning och tillhör därmed frivårdens domäner. Han fortsätter med sitt missbruk i olika omgångar och drabbas av flera allvarliga sjukdomstillstånd och tillbringar i ett par omgångar tid på sjukhus.

Strax efter årsskiftet 1997 tas Svempa in för avgiftning för att strax därefter inleda en lång behandlingsperiod på behandlingshem. Hans vistelse är denna gång planerad att vara 9 – 12 månader. Han anländer dit med de bästa föresatser, stärkt av att han de sista månaderna återknutit kontakten med sina barn, som han för första gången sedan 1988 firat jul tillsammans med.

I början av 1998 döms Svempa till 9 månaders fängelse. I början av denna vistelse får Svempa hjärtproblem och får vid upprepade tillfällen besöka sjukhus. Vid flera tillfällen tas han in på akutmottagning. En gång för skallskador efter ett slagsmål. En annan gång för skärsår då han ramlat omkull i sin lägenhet och skurit sig illa. Hans hjärtproblem återkommer med oregelbundna intervall.

Trots fortsatta försök att bryta med sitt missbrukarliv så drabbas han av återkommande depressioner som leder till återfall. Han förskrivs antidepressiv medicin. Man börjar på allvar behandla hans mediciniska problem som nu inte bara är hjärtproblem, HIV och hepatit C utan även har drabbat bukspottskörteln

Nu är snurren värre än nånsin. Han bor över i kvartar hos prostituerade flickbekanta. Hans brottslighet är nu mer omfattande än nånsin, men brotten blir allt mer och mer ogenomtänkta och korkade. Livet blir ett enda stort rus för honom. Avbrutet endast av korta perioder av avgiftning och drogfrihet.

7.6         Avslutande kommentarer

Man kan efter detta förledas att tro att vi förutsätter att alla som vill göra en kalkyl också skall ha en författarådra. Så är inte fallet och det är inte så svårt. Det kan möjligtvis kännas genant första gången man gör det.

Hela idén med det scenariobaserade angreppssättet på att sammanställa mikrodata, är att våga visualisera verksamhetens målgrupp. Har man samlat representanter för målgruppen och de externa aktörer som finns runt verksamheten så har man alla förutsättningar att göra en rimlig bild av målgruppens liv och leverne runt tiden då de kommer med i verksamheten. Om man, trots fungerande referensgrupper, inte kan göra det är detta sannolikt fel metod.


DEL 3 - RÄKNANDET

8          Multiplicera och Addera så får vi ....

8.1         Introduktion

Vi har nu gått igenom processen ett bokslutsarbete och de centrala komponenterna i detta arbete. I detta kapitel lägger vi de olika delarna på plats och ser hur sekvensen kan se ut när man gör sitt Socioekonomiska bokslut. Såväl för första gången som då det skall uppdateras. I nästa kapitel tittar vi på bokslutet och dess delar som de ser ut när det är klart.

Det är stor skillnad på att lägga till ett nytt bokslutsår då det finns ett befintligt bokslut från tidigare år. Den första gången man gör ett bokslut är det frågan om en betydligt större resursinsats än vid upprepning/-datering. Första gången måste man, i princip, göra en samhällsekonomisk utvärdering av målgruppens externa kostnader och intäkter fördelade på aktörer som vi diskuterat i tidigare kapitel.

Det första bokslutet är en investering som man kan leva på ett antal år. Så länge målgruppen är grovt densamma och aktörs-, aktivitets- och prislistor fortfarande är relevanta så räcker det med att uppdatera den interna informationen.

8.2         De individuella kostnaderna och intäkterna

I tabellen nedan har vi lagt in de genomsnittliga årskostnaderna innan Återtåget och med/efter Återtåget. Vi känner igen årskostnaden från karriärbeskrivningen för Ung Man tidigare. Här återkommer t.ex. årskostnaden för gripande åren innan - 2.167 kr – som vi nu ser har sjunkit till 500 kr för den unga mannen under året i Återtåget och tiden därefter.

Årskostnaderna Innan och Med/Efter för övriga är framtagna på samma sätt som för den unga mannen. Notera att kostnaderna nu specificerats ytterligare. Nu kallar vi kostnaderna innan för Undvikna kostnader och kostnaderna efter för Kvarvarande kostnad. Tanken bakom dessa är att de undvikna kostnaderna kommer att dyka upp i Återtågets externa bokslut som en Extern Intäkt, medan de kvarvarande kostnaderna dyker upp som en Extern Kostnad. De kvarvarande kostnaderna är kopplade till individerna som deltar i Återtågets verksamhet, inte till verksamhetens som sådan. De är alltså egentligen individuella kvarvarande kostnader medan de kostnader som Återtåget visar i sin egen redovisning är verksamhetens kostnader för att ha individerna i verksamheten under perioden.

Vi skall nu summera dessa individuella kostnader över aktörerna. I tabellen nedan har vi markerat de insatser/aktiviteter som ligger på Kommunen. För Ung Man t.ex. är det för perioden innan 88.667+12.000+23.333+0+17.333+2.000+0+0+0=143.333 kr: För Kvinna Äldre är det 57.000+36.000+35.000+40.000+0+0+0+39.000+1000=208.000 kr.

Om vi gör samma sak för alla personer såväl innan som med/efter, får vi följande tabell där vi känner igen kostnaderna för kommunen för Man Ung (143.333 kr) och Kvinna Äldre (208.000 kr) i de Uteblivna kostnaderna, dvs. årskostnaderna innan de kommer med i Återtåget.

I och med att vi har de Externa Intäkterna och Kostnaderna, för de olika typpersonerna, fördelat på aktör innebär det att det resurskrävande arbetet är över. Nästa års bokslut kan sannolikt återanvända dessa externa intäkter och kostnader. Man kan behöva väga samman dem på ett annat sätt om sammansättningen på gruppen förändrats mellan åren.

8.3         Externa kostnader och intäkter

Nu skall vi gå från de enskilda personernas externa intäkter och kostnader över till Återtågets externa intäkter och kostnader – från individerna till verksamheten. Hur gör vi det?

Det enkla svaret är att vi helt enkelt multiplicerar dessa individuella kostnader och intäkter med antalet i varje gruppen under året. Det var 8 unga män, 7 äldre män, 3 unga kvinnor och 2 äldre kvinnor.

I tabellerna nedan har vi multiplicerat de individuella intäkterna/kostnaderna med detta antal av varje kategori. Vi har delat upp det på två tabeller och dessutom summerat längs raderna för att få fram de summerade kostnaderna per aktör för hela gruppen deltagare.

Siffran 620.000 kr för ung man hos Arbetsförmedlingen är de tidigare 77.500 kr gånger 8 unga män. De 416.000 kr för Kommunen för äldre kvinnor är de tidigare 208.000 kr gånger 2 äldre kvinnor.

Kolumnerna till höger i de två tabellerna visar de summerade externa intäkterna respektive kostnaderna för de olika aktörerna av att dessa personer är med i Återtågets verksamhet. Dessa kan vi nu föra över till ett tabellformat som vi använder för sammanställningen av bokslutets resultaträkning, trots att det är svårt att få in på en tryckt sida.

På första raden, första och andra kolumnen hittar vi nu Arbetsförmedlingens Externa Intäkter (620.000 kr) respektive Externa Kostnader (1.546.77 kr). På nästa rad, tredje och fjärde kolumnen, hittar vi Försäkringskassans Externa Intäkter (181.277 kr) och Externa Kostnader (34.667 kr). Samma sak för övriga externa aktörer längs diagonalen i tabellen. Vi har även lagt in Återtåget självt i denna tabell, för att hålla symmetrin mellan de olika delarna i bokslutets resultaträkning, även om det inte finns några externa kostnader och intäkter där.

8.4         Interna kostnader och intäkter

Om vi rekapitulerar Återtågets egen resultaträkning så såg den ut som i tabellen nedan – efter att vi har lagt in de dolda subventionerna. Notera att de subventioner som kommer från kommunen går in både som intäkter och som kostnader, dvs. vinsten förblir oförändrad.

Det Socioekonomiska bokslutet förutsätter att det interna bokslutet justeras som i tabellen ovan, dvs. :

- Fördela intäkter (och eventuellt kostnader) på extern aktör om dessa finns med i det externa bokslutet. Här har vi särskiljt intäkter från Arbetsförmedlingen, Kriminalvården och Kommunen. I det ursprungliga bokslutet gjordes inte denna uppdelning av intäkterna.

- Lyft fram eventuella dolda subventioner. Detta är särskilt viktigt om det handlar om en subvention från en av aktörerna i det externa bokslutet.

När dessa justeringar är gjorda kan man föra in det interna bokslutet med samma format som det externa bokslutet ovan. Vi får då ett internt bokslut för Återtåget som ser ut på följande sätt.

Vi kan se att det justerade bokslutet går in i de sista kolumnerna i tabellen, dvs. Återtågets Intäkter och Kostnader. På kostnadssidan har vi summerat dessa till en post (1.827.000 kr). På intäktssidan är intäkterna utlagda på raden för aktuell aktör, t.ex. 200.000 kr på första raden för intäkten som kommer från Arbetsförmedlingen. På sista raden – Återtåget självt – ligger det som vi i det justerade bokslutet kallade intäkter från Marknaden (525.000 kr).

Intäkterna från de externa aktörerna är alla dubblerade som kostnader på respektive extern aktör. Detta visas av pilarna t.ex. att de 200.000 kr Återtåget får från Arbetsförmedlingen förs upp som en kostnadspost hos Arbetsförmedlingen. Denna kostnadspost kommer att summeras med Arbetsförmedlingens 1.546.77 kr från det externa bokslutet och tillsammans resultera i en kostnad för Arbetsförmedlingen på (1.546.777 kr + 200.000 kr=) 1.746.777 kr i Återtågets Socioekonomiska bokslut.

8.5         Lägg ihop delarna...

Det Socioekonomiska bokslutet är nu enkelt att sammanställa:

Socioekonomisk kostnad = Extern kostnad + Intern kostnad

Socioekonomisk intäkt = Extern intäkt + Intern intäkt

Socioekonomisk Vinst = Socioekonomisk intäkt- Socioekonomisk kostnad

Vi lägger således samman den externa kostnaden per aktör med den interna kostnaden för samma aktör. Uttryckt i tabelltermer så innebär det helt enkelt att vi lägger samman tabellen för det externa bokslutet med tabellen för det interna bokslutet – cell för cell. Detta illustreras för Arbetsförmedlingen i bilden nedan.

Arbetsförmedlingens Socioekonomiska intäkter är 620.000 kr + 0 kr= 620.000 kr. Deras kostnader är 1.546.777 kr + 200.000 kr=1.746.777 kr

Återtågets egna intäkter och kostnader kommer enbart från det interna bokslutet. De aktörer som inte finansierar Återtåget direkt hämtar sina intäkter och kostnader enbart från det externa bokslutet. De aktörer som dels bidrar till finansieringen av Återtåget och dessutom har, eller har haft, dess deltagare aktuella som individer hämtar sina värden såväl från det externa som det interna bokslutet.


9          ... ett bokslut

9.1         Inledning

Vi har nu tagit fram alla de insatser/aktiviteter vi tror är relevanta för Återtågets deltagare. Vi har skapat 4 typdeltagare för verksamheten och målat upp scenarier för dessa över hur de utnyttjar dessa insatser/aktiviteter. Utnyttjandet av dessa insatser innan och med/efter Återtåget blir till externa intäkter och kostnader för våra typdeltagare.

Vi multiplicerar upp dessa externa intäkter och kostnader per individ med det faktiska antalet under året. Detta ger Återtågets externa bokslut. Vi summerar detta externa bokslut med Återtågets eget interna bokslut och får fram det Socioekonomiska bokslutet.

I detta kapitel skall vi titta närmare på den information som finns i bokslutets olika delar: dvs. resultaträkningen, nyckeltalsanalysen, finansierings- eller fördelningsanalysen och slutligen investeringsanalysen.

9.2         Resultaträkningen

I tabellen nedan återkommer den boksluttabell vi producerade i föregående kapitel genom att lägga samman det interna och det externa bokslutet. Här har vi vänt på rader och kolumner, framför allt för att tabellen då blir mindre utrymmeskrävande och därmed inte behöver förminskas så mycket. Längst till höger finns det två kolumner som redovisar vinst och vinst per deltagare, per aktör samt summerat över samtliga aktörer.

Man kan tycka att denna resultaträkning är oöverskådlig och onödigt komplicerad jämfört med traditionella uppställningar. Låt oss gå igenom den i några steg för att illustrera poängerna med detta sätt att presentera resultaten. Om vi till en början fokuserar på Återtåget självt så kan vi lyfta ur de rader som hör till Återtågets intäkter och kostnader.

Dessa illustrerar i intäktsraden varifrån intäkterna kommer och i Kostnadsraden vem som är mottagare. I Återtågets fall finns det bara en mottagare på kostnadssidan, verksamheten själv för att täcka löner, lokalkostnader etc. Om Återtåget köpt tjänster av någon av de andra aktörerna hade det funnits flera poster längs denna rad.

På intäktssidan återfinner vi flera poster. Dels har vi verksamheten själv, vilket är de intäkter som vi i Återtågets egen resultaträkning kallade för marknadsintäkter, och dels intäkterna från de externa aktörer som bidrar direkt till verksamheten. Vi har lagt in fördelningen i intäkter i den grå raden under. Där kan vi se att Kommunen står för drygt en tredjedel av intäkterna. Om vi nu även lägger in raderna för Kommunen så kan vi se en del av poängen med att ha resultaträkningen i matrisform.

I och med att Kommunen bidrar direkt till Återtåget så vet vi att den summan som ligger som en intäkt på Återtåget också ligger som en kostnad för Kommunen. De 625.000 kr ingår alltså i de 1.512.000 kr som ligger på kommunens kostnad. Under matrisen framgår att de resterande 887.000 kr kommer från det externa bokslutet och därmed representerar kvarvarande individuella kostnader för deltagarna i Återtåget. Kommunen uppfattar sannolikt enbart de 625.000 kr man har i direkta kostnader för Återtåget, dvs. den interna delen. Man ser således enbart 41% av de kostnader man har för Återtåget och dess deltagare. Övriga aktörer har samma problem att se sina egna relationer till Återtåget.

I diagrammet nedan har vi lagt in hur mycket av intäkter, kostnader och vinster från det Socioekonomiska bokslutet som syns i Återtågets justerade interna redovisning, dvs. inklusive de dolda subventionerna.

Vi kan konstatera att det är toppen på ett ekonomiskt isberg. Man kan se drygt 20% av intäkterna och runt 30% av kostnaderna. Vinsten i det interna bokslutet ligger runt 1% av den totala Socioekonomiska vinsten.

Det är svårt att se hur man skall kunna fatta ekonomiskt rationella beslut kring Återtåget, med utgångspunkt i den interna redovisning, när så mycket ligger dolt under ytan.

Adobe Systems

De flesta som tar del av ett Socioekonomiskt boksluts resultaträkning är egentligen enbart intresserade av de två sista kolumnerna, dvs. vinsten totalt eller per deltagare. Här kan varje aktör se utfallet för egen del.

Den kompletta tabellen ovan kan, bl.a. av denna anledning, reduceras till följande tabell:

Här framgår att den Socioekonomiska vinsten för Återtåget hamnade på drygt 2.4 Mkr vilket kan jämföras med de 23.000 kr som redovisades i det interna bokslutet. Vi ser att alla aktörer utom Arbetsfördelningen går med vinst. De övriga medfinansiärerna, Kommunen och Rättsväsendet, gör ordentliga vinster trots att de själva satsar 1 Mkr i verksamheten.

9.3         Nyckeltal

Informationen kring verksamheten, som den kommer till uttryck i den interna redovisningen och i den Socioekonomiska resultatredovisningen används ofta för att bilda nyckeltal – där vinst eller vinst per individ från tabellen ovan är de vanligaste i kommersiella verksamheter. I större skala har vi förändring i nyckeltal som arbetslöshet, inflation eller BNP - med stor påverkan på beslutsfattare.

Låt oss till att börja med formulera ett antal nyckeltal baserat på verksamhetens egen resultatredovisning – den interna resultaträkning.

Vi ser att kostnaden per årsplats ligger på 85.100 kr. Om vi enbart ser till de externa aktörerna som direkt bidrar till verksamheten så ligger deras kostnad för årsplatsen på 60.000 kr.

Kostnaden per dygn för verksamheten ligger på 4.663 kr medan Intäkterna ligger på 4.726 kr, dvs. en vinst per dag på ca 63 kr, vilket på årsbasis gör de 23.000 kr eller 1.150 kr per deltagare. Om detta relateras till de externa aktörernas insats får vi en avkastning på 2%.

Om vi i stället använder oss av det Socioekonomiska bokslutet så kan vi i tabellen nedan konstatera att kostnaden per årsplats nu ligger på knappt 325.000 kr. Skillnaden mellan denna och den tidigare redovisade årskostnaden, dvs. 239.900 kr, är kostnader som deltagarna i verksamheten har kvar genom att fortfarande vara aktuella hos övriga aktörer som individer.

Kostnaden per årsplats fördelad över de externa aktörer som bidrar till verksamheten, ligger nu på 208.371 kr i stället för de 60.000 kr som visades i det interna bokslutet. Här ingår t.ex. de 887.000 kr som deltagarna fortsätter att kosta hos Kommunen - som vi såg tidigare.

Intäkterna uppgår till 23.025 kr per dygn vilket kan jämföras med de externa aktörernas dygnskostnad på 10.866 kr.

Den förändrade synen på intäkter och kostnader spiller givetvis över på vinsten. Verksamhetens vinst per dygn ligger nu på 6.602 kr i stället för de 63 kr per dag som framkom ur det interna bokslutet. Per deltagare ligger den nu på 120.487 kr istället för de tidigare 1.150 kr. Relationen mellan vinsten i det Socioekonomiska bokslutet och det interna ligger strax under en faktor 105, dvs. den totala vinsten är 10.477% större än den interna.

Vinsten per satsad extern krona, dvs. de kronor som Arbetsförmedling, Rättsväsende och Kommun bidrar med direkt till verksamheten och indirekt till deltagarna i verksamheten, ligger nu på 13% vilket kan jämföras med de 2% som baserades på det interna bokslutet, dvs. en faktor 6 större.

9.4         Fördelnings-/Finansieringsanalys

Resultaträkningen visar, som vi redan kommenterat, hur olika externa aktörers intäkter och kostnader hänger samman med Återtågets verksamhet och dess deltagare. Vi kunde konstatera att tre aktörer bidrar aktivt till verksamheten samtidigt som alla påverkas indirekt av verksamheten i och med att dess deltagare är och/eller har varit aktuella hos dem.

Ett Socioekonomisk bokslut visar nästan regelmässigt på omfördelningar mellan aktörerna eller mellan olika enheter hos en aktör. Det är därför viktigt att studera dessa omfördelningar och framför allt göra en finansieringsanalys, dvs. räkna på hur det går för de aktörer som finansierar verksamheten. I tabellen nedan har vi samlat några nyckeltal för dessa.

Intäkter och kostnader varierar uppenbarligen ordentligt mellan de tre aktörer som bidrar direkt till verksamheten. Låt oss kommentera några av nyckeltalen.

Vi ser att det för alla tre är stor skillnad mellan de resurser de bidrar med direkt respektive totalt. En faktor 3 för kommunen och än mer för arbetsförmedlingen vars direkta bidrag enbart utgör 11% av det totala bidraget. Rättsväsendet direkta finansiering ligger däremot på 71% av det totala bidraget. Om man ser till de totala kostnaderna för dessa tre aktör så är Arbetsförmedlingen i praktiken den som bidrar med mest, även om det i den interna redovisningen (och kanske i förhandlingar med parterna) ser ut att vara tvärt om.

Kommunen och Rättsväsende är de stora vinnarna – de har intäkter av verksamheten som är 1.74 respektive 1.75 gånger större än kostnaderna. Det innebär en avkastning på 74%/75% på de totala insatserna på ett år. Om man ser till avkastningen på de direkta insatserna i sig så är denna naturligtvis ännu högre – 225% på ett år för Kommunen och 106% för Rättsväsendet. Arbetsförmedlingen får inte en positiv avkastning eftersom deras totala intäkter understiger de totala kostnaderna.

Även om vinsten i sig är negativ så kan man studera relationen mellan de totala intäkterna för en aktör och den direkta insats man gör. Man kan t.ex. fråga: hur lång tid tar det innan dessa intäkter har betalat tillbaka de direkta insatserna? Vi ser i den extra kolumnen i tabellen att det dröjer 69 dagar för Kommunen att få tillbaka sina direkta insatser medan det för Arbetsförmedlingen dröjer 118 dagar, dvs. knappt 4 månader. Å andra sidan får inte Rättsväsendet tillbaka pengarna förrän efter 147 dagar, dvs. en månad senare än Arbetsförmedlingen. Detta förtar inte det faktum att deltagarna i Återtåget utnyttjar Arbetsförmedlingens resurser mer än de gjorde utan Återtåget. De är på väg mot arbetsmarknaden.

9.5         Investeringsperspektivet

Många verksamheter med prevention eller rehabiliteringsprofil har långsiktiga ambitioner. Man räknar med att insatserna skall fungera och att personerna i fråga skall undvika återfall fram till pension. Det innebär att den 1-åriga bild som ges av resultaträkningen måste kompletteras med en framåtblickande kalkyl. Om man ser verksamheten som en investering i individers framtid så kommer avkastningen i form av lägre kostnader att falla ut under lång tid medan de högre kostnaderna för insatsen kommer idag. I diagrammet nedan utgör ytan A investeringskostnaderna i dag, medan ytan B är de inbesparade kostnaderna längre fram.

Kostnader och intäkter som utfaller över tiden brukar man försöka räkna om till dagens värde, vilket vi kommenterat mer utförligt ovan. Man använder oftast följande formel för att räkna om ett visst belopp i morgon till ett jämförbart värde i dag - Nuvärdet (NV):

Där:

r = diskonteringsränta

t = år eller period

Ju högre diskonteringsränta desto lägre värde på intäkter och kostnader i framtiden.

Om vi använder formeln för att räkna fram värdet idag av framtida intäktsströmmar från verksamheten så kan vi för enkelhets skull anta att alla deltagit i verksamheten under året fortsätter på samma sätt fram till pension. Vi bestämmer kalkylperioder till 5 respektive 20 år och diskonteringsräntan till 4%.

Vi räknar först på de intäkter som de externa aktörerna får av verksamheten. Till detta lägger vi en enkel beräkning på det produktionsvärde som en tidigare arbetslös kan bidra med under samma period, - detta är ofta ett mål i rehabiliteringsprojekt. Vi har tagit bort verksamhetens egna intäkter ur kalkylen för att undvika dubbelräkning med verksamhetens förädlingsvärde under samma tid.

De (investerings-)kostnader aktörerna kring denna verksamhet har haft under året kan nu potentiellt skapa framtida intäkter av två slag:

- Fortsatt uteblivna kostnader för varje aktör till följd av att dessa (ca 20) personer fortsätter som de gjort under året i verksamheten. Det ger drygt 109 Mkr över de kommande 20 åren.

- Dels intäkter i form av att de nu själva producerar ett värde i och med att de arbetar. Med en inkomst inklusive lönekostnadspåslag på 250.000 kr per år för 20 person blir det på 20 år knappt 29 Mkr.

Utvecklingen illustreras i nedanstående figur.

Det innebär att beslutet hos Arbetsförmedling, Kommun och Rättsväsendet att lägga 1,2 Mkr på denna verksamhet kan resultera i framtida intäkter på knappt 138 Mkr över de kommande 20 åren. Det innebär en avkastning i intäkter på ca 114 gånger pengarna.


10      Automatisera kalkylen i Excel

10.1     Bakgrund

I rapporten om Basta/VägenUt! gjorde vi ett särskilt appendix som visade hur man kan lägga upp kalkylarbetet i ett Socioekonomiskt bokslut i MS Excel.

Vi har, sedan dess, själva använt detta appendix i utbildningssammanhang. Det visade sig att hanteringen av Excel var svårare än vi trodde för många medan andra tyckte att genomgången låg på en trivial nivå.

Där för valde vi, i denna handbok, att utgå från appendixet i den tidigare rapporten men att utveckla resonemangen lite mer där vi upplevt att det tog emot särskilt mycket. I denna version använder vi vår fiktiva verksamhet – Återtåget.

Man kan se denna genomgång med utgångspunkt i Excel som en ytterligare repetition i hur man lägger upp och beräknar ett Socioekonomiskt bokslut. Vi ser det framför allt som ett sätt att förenkla kalkylmoment och att möjliggöra enkla uppdateringar. Om man lägger upp kalkylen på ett vettigt sätt i Excel så har man automatiserat så mycket att en omräkning eller uppdatering av bokslutet bara kräver en marginell insats.

Valet av programvara är pragmatiskt. Man ska använda det som känns mest bekvämt givet att det kan få jobbet gjort. Även om Excel inte är idealiskt i alla aspekter så fungerar det utmärkt för denna typ av kalkyl. Det går lika bra med andra kalkylarksbaserade program. Logiken är densamma medan en del inbyggda funktioner kanske inte finns eller kallas något annat.

Vi använder Excel från Office 2003 för PC i denna handbok. Anledningen är framför allt att denna, när detta skrivs, fortfarande är den vanligaste versionen. De som har äldre (t.ex. Excel 95 eller 97 för PC ) eller senare versioner (2007 för PC eller 2004 eller 2008 för Mac) får leta i menyer. Mac-användare får dessutom läsa Ctrl-musklick där vi skriver högerklicka för PC. Funktionaliteten mellan versioner är densamma för de delar vi använder, även om det kan se annorlunda ut. Vi exemplifierar med bilder från den svenska versionen av Excel men det kan dyka upp en och annan från den engelska, eftersom vi själva använder den.

Detta är inte en grundkurs i Excel. Den utgår från att läsaren är hyfsat förtrogen med Excel eller att man kan arbeta tillsammans med någon som är det. Det är onödigt att köra fast på teknikaliteter i Excel. Vi gör detta för att förenkla arbetet – inte komplicera det. Alla beräkningar går att göra med papper och penna. Matematiken är plus, minus, delat med och multiplikation, dvs. de fyra räknesätten, samt en kalkyl som använder formeln för ”Ränta på ränta” - samma formel som banken använder på våra sparkonton eller krediter.

Låt oss börja med några handgrepp som kommer att återkomma gång på gång i den följande texten.

10.2     Några grundläggande handgrepp

10.2.1    Inledning

I detta avsnitt går vi igenom ett fåtal handgrepp som illustrerar huvuddelen av de handgrepp i Excel som vi använder i den kalkylmodellen som byggs upp. Tanken är givetvis att de som känner sig hemtama med dessa grepp och tankar kan ta sig igenom resten ganska snabbt, medan de som tycker att detta är obekant eller komplicerat vet vad de skall öva på.

10.2.2    Formler

Allt sedan det första kalkylprogrammet kom (VisiCalc 1979 – snart 30-årsjubileum) så har dess styrka legat i att man enkelt kan ställa upp formler som relaterar olika celler i en tabell till varandra. Det kan vara allt från summeringar till komplicerade matematiska formler som hämtar och lämnar värden från och till specifika celler i tabellen. Tabellerna i en Arbetsbok kallas för Ark, och varje tabell har ett namn vilket gör att celler från olika tabeller (Ark) kan kopplas till varandra och användas i formler och funktioner.

För att detta skall fungera så krävs ett system för att adressera alla celler. Systemet i kalkylprogram som Excel är Ark->Kolumn->Rad, dvs. arkets namn, kolumnen som cellen ligger i och raden som cellen ligger på. Om vi skall referera till cellen högst upp i vänstra hörnet på arket ”Bladet” så skriver man i Excel =Bladet!A1. Kolumnen heter A och raden är 1. Vi kommer att se mer av detta nedan.

Låt oss börja med en enkel formelhantering. Här har vi en modell som räknar ut disponibel inkomst med hjälp av ett belopp och en skattesats. Dessa ligger i cellerna B3 respektive B4, dvs. nedanför varandra i samma kolumn. Nu vill vi att Excel automatiskt skall räkna fram den disponibla inkomsten så att vi kan ändra belopp eller skattesats och få det nya beloppet uträknat automatiskt. Hur ser formeln för detta ut?

Om vi skulle skriva ner formeln utan Excel skulle den kanske se ut:

Disponibel inkomst = Belopp – (Belopp * Skatt) eller Disponibel inkomst = Belopp * (1-Skatt).

Vi väljer den första varianten och gör den i Excel. I cellen B5 skriver vi då: =B3-(B3*B4) och trycker på Retur. Då får vi med Beloppet 100 och Skatten 0.30 (dvs. 30%) en disponibel inkomst på 70 Kr. Om vi ändrar beloppet till 235 Kr så blir den disponibla inkomsten 164.5 och i den sista bilden ser vi att en skatt på 55% (0.55) ger en disponibel inkomst på 45 Kr. När vi skrivit in formeln så ändras resultatet så fort något värde, i de celler som ingår i formeln, ändras. Det är praktiskt.

  

Vi kommer att använda oss av formler på många ställen i kalkylmodellen. De bidrar till att göra kalkylen flexibel. Låt oss nu titta lite närmare på problem och möjligheter med referenserna, eller adresserna, i systemet. De spelar en viktig roll, inte bara i formler som ovan utan även för strukturen i kalkylmodellen – det är dessa som binder ihop ett antal tabeller med egna beräkningar till en modell.

10.2.3    Kopiering, Referenser & Adresser

När man arbetar i Excel är de vanligt att kopiera innehåll från en cell till en eller fler andra celler. Vi står i cellen B5 på arket BasData. Om man vill kopiera denna cell så trycker man Ctrl-C eller högerklickar och väljer kopiera eller går till menyn Redigera och väljer kopiera. Då kvitterar Excel genom att rutan runt cellen/cellerna blir streckad /börjar blinka. Nu finns en kopia på denna cell i datorns minne.

Dår går man till den cell dit man vill kopiera och gör en av tre saker:

a) trycker Retur om man inte vill kopiera till andra ställen

b) slår Ctrl-V eller högerklickar och välja klistra in om man vill lägga in det på flera ställen

b) trycker Alt-R-C-V eller väljer Redigera->Klistra in special->Värde från menyn

Nedan ser vi skillnaderna i resultat. Det två första alternativen kopierar den formel vi hade i cellen B5 på BasData, och eftersom det inte finns några värden i B2 och B3 på detta ark så blir resultatet 0. Det tredje alternativet kopierar värdet som visas i cellen B5 på BasData och lägger detta i B5 på Ark2, dvs. 70. Om det i stället för en formel hade stått 70 i cellen B7 i BasData så hade de två första metoderna gett samma resultat.

 

Man kan även kopiera värden från en cell till en annan genom att helt enkelt skriva in adressen till den första cellen. Här står vi på Ark2 i cell B6. Vi skriver = (lika med) vilket vi använder till alla formler. Här vill vi bara säga att denna cell skall ha samma värde som en annan. Vi går till arket BasData och ställer oss i cellen B5. Det ger följande resultat på Ark2. Vi får med oss värdet 70, vilket är det värde som visas i cell B5 på BasData.

Genom att referera till en annan cell så får vi hela tiden det värde som visas i den cellen just nu. Om vi kopierar så får vi antingen värdet som stod där när vi kopierade eller den formel som stod där. Det är viktigt att vara varse dessa skillnader. I vår kalkylmodell använder vi framför allt referensen till cellen.

Detta är användbart då man vill återanvända samma variabel på flera ställen. I bilderna nedan har vi refererat till Beloppet på arket BasData i tre nya ark. Alla tre har =BasData!B3 skrivet i respektive cell B3. Alla visar värdet 100 vilket är det värde som finns i BasData cell B3.

Om vi nu ändrar beloppet på BasData så kommer värdena på arken 2-4 också att ändras. De speglar vad som står i BasData cell B3 för tillfället. När vi ändrade 100 till 154 på BasData ändrades det samtidigt på Ark 2-4.

Länkningen mellan celler i Excel kan således göras antingen via direkt kopiering av värden/formler eller via en adress som pekar på det som råkar stå där för tillfället. De olika varianterna kan användas på många sätt. Man måste, som sagt, vara försiktig. Ett potentiellt problem ligger i Excels försök att hjälpa till och tolka vad vi menar - vilket i bland kan leda till oväntade resultat.

Antag att du vill lägga in en annan Skatt, i exemplet ovan, men ändå behåll det gamla värdet för jämförelse. Du klipper ut (Ctrl-X eller högerklicka välj Klipp ut) cell B4 och klistrar in den i cell C4. Nu är cell B4 tom och du skriver in det nya värdet t.ex. 0.7. Vad händer med den disponibla inkomsten? Ingenting.

När man klipper ut celler som ingår i en formel så anpassar sig formeln automatisk vilket vi ser i formeln på den tredje bilden. Nu säger den =B3-(B3*C4). C4 innehåller det värde vi klippte ut från B4 som ingick i den ursprungliga formeln. Man får hålla tungan rätt i mun när man klipper och klistrar om det finns formler som refererar till någon av de celler man tänker flytta på.

Liknande problem kan uppstå då man lägger in nya rader eller kolumner. Om vi antar att vi har tre ark som alla har en cell som refererar till motsvarande cell på BasData. Nu lägger vi in en kolumn till i Ark 4 och tre nya rader på Ark 3 efter Id 1. Nu har vi fyra assymetriska tabeller där referenserna eller adresserna tillbaka till BasData!A6 nu går från Ark2!A6, Ark3!A9 och Ark4!B6.

Detta är en typ av problem vi har stött på flera gånger i den typ av kalkylmodell vi bygger upp här. Om man har ett flertal ark som är länkade till varandra så skall man vara ytterst försiktig då man flyttar på celler eller skjuter in rader eller kolumner.

10.2.4    In med en jänkare

Ibland vill vi kopiera en formel till en serie celler, t.ex. vi har skrivit in antalet av en insats i en rad celler från C13 till G13. Nu vill vi multiplicera detta med priset 10 Kr för att se intäkterna för olika antal. Det enklaste sättet är att skriva en formel i cellen C14 och sedan kopiera denna till övriga längs raden, dvs. bort till G14.

Skriv in formeln

Kopiera denna (Ctrl-C) och markera cellerna D13 till G13.

Tryck Retur och alla celler visar det vi vill . Vi ser att formeln i sista cellen multiplicerar priset 10 kr med värdet i cellen ovanför precis som den skall.

Detta fungerar men är lite opraktiskt om man vill kunna variera priset utan att behöva gå in och ändra detta i alla celler mellan C14 och G14. Lösningen är att lägga priset i en egen cell. Här ligger den i cell C21. Nu har vi en formel som säger att värdet =$C21*C22 och inte =C21*C22. Varför?

Anledningen till att vi skriver ett dollartecken framför C är att vi vill att varje cell längs raden skall använda sig av detta värde och inte följa med till höger. Om vi inte hade haft dollartecknet så hade formeln i den sista cellen sagt =G21*G22 vilket hade varit 0 eftersom det inte finns något värde i cellen G21 (ovanför värdet 5).

När vi sätter ett dollartecken framför kolumnen (dvs. bokstaven i en adress) så innebär detta att vi håller kvar denna även om vi rör oss längs rader i formlerna. Vi kan även vilja läsa rader när vi rör oss längs kolumner i formler. Då sätter vi dollartecknet framför radnumret.

Man kan även behöva kombinera dessa, dvs. hålla såväl rad som kolumn konstanta i en formel. Då säger vi att denna cells värde skall användas till alla i en sekvens där andra värden kan förändras. T.ex.

Här har vi lagt in två olika priser och vill jämföra dessa. På rad 31 vill vi använda priset A som ligger på rad 28 och på rad 32 vill vi använda Pris B som ligger på rad 29. Då låser vi både rad och kolumn i de bägge.

Dollartecknen är mycket användbara för att skapa hela tabeller av värden från formler. Vi kommer att använda dem vi flera tillfällen.

Låt oss nu innan vi går vidare ta vi ett steg tillbaka och återbekanta oss med vår fiktiva verksamhet - Återtåget . Vi ägnar resten av denna handledning till att återskapa det Socioekonomiska bokslutet för Återtåget i Excel, på ett sätt som gör det flexibelt och möjligt att återanvända.

10.3     Vårt Case – Återtåget

Idén om Återtåget uppstod en dag då de två ungdomsassistenterna Karin och Gunnar satt och fikade. De hade haft tillfälle att besöka några olika arbetskooperativ både för personer med missbruk och psykiska funktionshinder och blivit imponerade av vilka effekter detta verkade ha haft på de berörda. Dom förstod att tanken på att driva rehabilitering i företagslika former och med en hög grad av självbestämmande innehöll en sprängkraft dom tidigare inte hade förstått.

Karin och Gunnar bestämde sig för att ta ett initiativ till ett rehabiliteringsprojekt som skulle drivas enligt dessa linjer. Man lyckades värva social- och utbildningsförvaltningen i kommunen, arbetsförmedlingen och kriminalvården som delfinansiärer och samverkanspartners för projektet.

Organisatoriskt är det ett kommunalt projekt som leds av en styrgrupp bestående av personer från socialtjänsten och skolan i kommunen, barn och ungdomspsykiatrin, försäkringskassan, arbetsförmedlingen och kriminalvården. Syftet med projektet är att via utbildning och sociala insatser bryta asociala beteendemönster (ungdomskriminalitet) och via arbetsmarknaden bereda väg tillbaka in i samhället.

Det riktar sig mot personer i ålder 16-25 år med låg utbildning, begynnande utanförskap, till stor del första eller andra generationens invandrare. Det finns inslag av kriminalitet, missbruk och vad man skulle kunna kalla gängbeteenden inom delar av målgruppen. I huvudsak rekryteras målgruppen från ett par områden runt Stockholm och pojkar dominerar i gruppen.

Verksamhetsidén i projektet handlar om att i så självständiga, företagslika och entreprenörsmässiga former som möjligt erbjuda rehabiliteringstjänster till kommun, arbetsförmedling och kriminalvården samtidigt som man på en öppen marknad säljer olika service- , bygg- och transporttjänster.

Verksamheten drivs under det aktuella året kring 20 deltagare som fördelar sig på följande sätt:

 

 

Unga

Äldre

Summa

Män

8

7

15

Kvinnor

3

2

5

Summa

11

9

20

Karin och Gunnar har blivit projektledare och arbetsledare för Återtåget. Projektet är femårigt och redovisas som ett eget kostnadsställe i den kommunala budgeten. Man har egen resultat- och balansräkning. Projektets intäkter för det aktuella verksamhetsåret ser ut på följande vis

 

Rehabförsäljning

 

Arbetsförmedlingen

200.000

Kommunen

500.000

Kriminalvården

500.000

Summa Rehabförsäljning

1.200.000

Marknadsintäkter

 

Servicetjänster

250.000

bygg och transporttjänster

275.000

städ och parkarbeten

100.000

Summa Marknadsintäkter

525.000

Summa intäkter

1.725.000

Projektet har en verksamhetschef med en månadslön på 25.000 kr och tre handledare med vardera en lön på 20.000 kr per månad.. Man hyr lokaler och fordon av kommunen. Projektets kostnader för samma år ser ut på följande vis

 

lön verkschef 25.000 per månad

300.000

lön 3 pers à 20.000/mån

720.000

summa lön

1.020.000

lönekostnadspåslag 35%

357.000

Summa Lönekostnad

1.377.000

Lokalhyra

250.000

resor, mobiltfn m.m.

75.000

Summa kostnader

1.702.000

Resultat (vinst)

23.000

Till detta kommer subventioner från kommunen i form av ytterligare lokaler (100.000 kr per år) och datorer (25.000 kr per år), dvs. en dold subvention på 125.000 kr.

I det Socioekonomiska bokslutet är det viktigt att denna subvention synliggörs. Det görs genom att kommunen får en ytterligare kostnad på 125.000 kr medan både intäkter och kostnader för verksamheten ökar med 125.000 kr till1.850.000 kr respektive 1.827.000 kr, dvs. Verksamhetens resultat är fortfarande 23.000 kr.

Låt oss nu använda dessa siffror till att bygga ett Socioekonomiskt bokslut i Excel. Tanken är att bygga upp bokslutet i komponenter som läggs på olika ark som kopplas samman.

10.4     Kalkylens stegUppläggning av kalkylmodellen

Vi har kommit fram till att följande upplägg på kalkylmodellen fungerar utmärkt till det Socioekonomiska bokslutet. Det är kanske inte världens elegantaste lösning programmeringsmässigt, men det är förhållandevis överskådligt och robust i dess olika steg och komponenter. Låt oss gå igenom delarna som om de vore en sekventiell process.

1)     Identifiera alla relevanta aktiviteter/insatser i relevanta enheter och klassificera som en real eller en finansiell kostnad samt åsätt ett pris. Alla aktiviteter skall kopplas till en relevant insatskedja, aktör, underenhet hos aktör samt eventuella andra klassificeringssystem.. All denna information skapas på ett kalkylark som kallas BasData.

2)     Kvantifiera hur mycket av varje aktivitet i 1) som varje typindivid utnyttjar i sitt liv innan verksamheten respektive under året i verksamheten. Här bygger vi upp scenarios/karriärer för individer. Man skulle även kunna använda arken för att sammanställa registerdata. Om man använder typindivider och karriärer så får antalet sådana bestämmas av verksamhetens art. I Återtåget arbetar vi med ålder och kön, dvs. 4 typindivider. Varje typindivids data samlas på ett kalkylark (ex Man Ung, Kvinna Äldre) som således visar insatserna för denna individs såväl innan verksamheten som med/efter verksamheten.

3)     Värdera hur stora kostnader/intäkter varje typindivid förorsakar utanför och i verksamheten. Här handlar det helt enkelt om att multiplicera insatser per individ och insats med priset per insats. Detta samlas ihop på två kalkylark. Ett som avser tiden innan (kallat: Sammanställning Innan) och ett som avser året i/efter verksamheten (Sammanställning Efter).

4)     Bearbeta kalkylen genom att summera upp enligt de klassificeringar som lagts in i 1). Det innebär främst att göra en sammanställning per aktör – dvs. vad kostar en viss typindivid t.ex. Försäkringskassan under ett år. Man kan även göra det utifrån våra insatskedjor och arket kallas följaktligen för Aktörer Kedjor.

5)     Viktning av specifik grupp innebär att den specifika sammansättning av individer i verksamhetens räknas fram och matchas mot 4). Man räknar helt enkelt samman de som deltagit i verksamheten under året och fördelar dessa på de kategorier som valts i 2). Denna fördelning/viktning multipliceras sedan med kostnad/intäkt per typindivid och aktör från 4) och vi har de externa kostnaderna och intäkterna för verksamheten per aktör. Detta görs på kalkylarket ”BokslMellan”. Vid uppdatering av bokslutet är detta ett av de ark man kan behöva justera.

6)     Bearbeta verksamhetens interna kostnader/intäkter så att dessa kan kopplas till de externa kostnaderna och intäkterna för övriga aktörer. Det innebär att reda ut de monetära flöden man har med de olika aktörerna, såväl försäljning som bidrag och projektpengar. Verksamhetens interna bokslut ställs upp på arket ”Verksamheten”.

7)     Sammanställning av Socioekonomiskt bokslut innebär att man lägger in resultatet från 6) i den sammanställning som kommer ut ur 5). Detta görs på kalkylarket ”bokslut”.

Om man som vi har 4 typindivider innebär det att arbetsboken i Excel kommer att innehålla 10 kalkylark, där de första 8 ser ut så här

De 6 ark som följer på BasData, dvs. Man Ung till och med Sammanställning Efter länkar alla tillbaka till BasData-arket. Det innebär att det finns en area på vart och ett av dessa ark som visar vad som finns på BasData. I princip skulle man kunna lägga de 7 arken på ett gemensamt ark, men det skulle minska överskådlighet och robusthet vid inmatning och uttag.

Låt oss nu gå igenom arken i vår kalkyl.

10.5     Steg 1 Kedjor, Aktör och insatser/aktiviteter – arket BasData

Det första kalkylarket - ”BasData” - består av 8 kolumner som i bilden nedan. Låt oss kommentera dessa kolumner kortfattat.

Id är ett löpnummer. Denna kolumn ger ett unikt nummer för varje aktivitet som läggs upp. Dess uppgift är framför allt att göra det möjligt att återskapa den ursprungliga listan om man t.ex. har råkat sortera om efter någon av de andra kolumnerna.

Kedja innehåller rubrikerna på våra insatskedjor. För Återtåget använder vi 5 kedjor. I Basta/VägenUt! hade vi 8 kedjor.

Aktör är den översta nivån i vår aktivitetsklassificering. Här återfinns de aktörer som bokslutet byggs upp kring. Egentligen finns det en nivå ovanför denna som vi skulle kunna kalla för ”Samhället”, där resultaten för alla aktörer summeras.

Enhet är en mellannivå för att det för vissa aktörer blir för grovt att gå direkt till aktiviteterna, t.ex. Kommunen, Landstinget, Rättsväsendet eller Övrigsektorn. I tabellen ovan framgår att Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen egentligen inte skulle behöva denna mellannivå. Den måste dock vara med för att hålla systematiken och symmetrin i data och analys.

Aktivitet eller insats är finaste nivån. Dessa aktiviteter kan, som vi tidigare diskuterat, vara mer eller mindre sammansatta. Varje aktivitet kopplar till en enhet, en aktör och en insatskedja.

Sort är den enhet i vilken vi mäter aktiviteten/insatsen. Det kan vara per månad, per tillfälle, per styck, etc. Ibland finns det en mer eller mindre naturlig sortenhet, t.ex. månad som bas för lönebidrag. I andra fall, som ett utredningstillfälle i socialtjänsten, är det en mer godtycklig enhet.

Priser är värderingen av insatserna i de sortenheter som angivits. Dessa är för det mesta administrativa genomsnittsvärden – samma som används i planering och budgetering hos de olika aktörerna. I andra fall har vi gjort en uppskattning baserad på t.ex. arbetstid och genomsnittslöner för den aktuella personalkategorin.

Real är en klassificeringskolumn. Real håller reda på om insatsen/aktiviteten medför en real eller finansiell kostnad/intäkt. Vi kodar variabeln binärt, dvs. en real får värde 1 och en finansiell värde 0. I bilden ovan är enbart vissa försörjningsinsatser klassade som finansiella medan allt övrigt klassas som realt. Man kan lägga till flera klassificeringskolumner om dessa kan bidra till analys och presentation.

Arket med BasData innehåller vårt utbud av insatser/aktiviteter klassificerade på olika sätt – det är vår databas som ligger till grund för resten av kalkylen. En ansenlig del av arbetet med ett socialt bokslut går åt till att bygga upp detta kalkylark. Det är viktigt att inte sätta igång med de övriga stegen innan BasData åtminstone är komplett vad avser aktörer och kedjor. Längre fram i kalkylen används tekniker som trasslar till det om vi lägger till aktörer/kedjor i efterhand. Se därför till att lägga in åtminstone en aktivitet/insats för varje aktör/kedja som skall vara med, inklusive verksamheten vars Socioekonomiska bokslut vi skall göra. I tabellen ovan har vi lagt in Återtåget med ett produktionsvärde på 0 Kr. Denna post används aldrig.

Sammanställningen av listan på insatser, och framför allt dess priser, upplevs ofta som komplicerad. Man skall inte göra detta mer komplicerat än det är. I ett första steg kan man mycket väl hitta på priser t.ex. 1 kr. Det är enkelt att uppdatera detta senare, t.ex. i samarbete med referensgruppen för de externa aktörerna. Det viktigaste är att få aktörsstrukturen och gärna kedjestrukturen komplett innan man går vidare. Det räcker med en insats/aktivitet per aktör.

I vårt fiktiva kalkylexempel för Återtåget lät vi Id-kolumnen löpa från 1 till 70, dvs. den gick från A2 till A71. Det modell vi bygger upp kan maximalt ta 70 olika insatser. Detta antal är godtyckligt satt. Excel kan klara drygt 65.000 rader, men så stora dataset är det bättre att hantera i programvara som är speciellt framtagen för ändamålet. Även om alla 70 rader länkas vidare till de 6 följande arken och därmed ingår i kalkylen så är det i praktiken enbart 37 rader som inte är tomma. Man kan alltid lägga till fler under arbetets gång, så länge som man gör detta sekventiellt, dvs. fyller på i slutet. Första versionen av Återtågets insatslista innehöll 12 insatser. Denna växte sedan till de 37 som finns i den slutliga versionen ovan.

10.6     Skapa grunderna för släktingarna till BasData

Arket med BasData skall ligga till grund för ett antal ark som använder sig av dess data. Lått oss nu börja lägga upp dessa - karriärerna/scenarierna för de olika typindividerna och de ark som för samman de genomsnittliga årskostnaderna för typindividerna innan och med/efter verksamheten.

Ställ dig på nästa tomma ark. I cellen A1 skriver du =BasData!A1 och trycker Retur. Då kommer denna cell att visa det som finns i motsvarande cell på BasData. Sedan kopiera du denna cell, dvs. stå i den och tryck Ctrl-C (eller högerklicka och välj kopiera). Märk därefter upp hela området mellan A1 och H71 och trycker Retur. Då kommer alla celler i detta område att vara länkade till motsvarande cell i BasData, dvs. visa samma värde. Många av cellerna kommer att ha 0-or där det inte finns något värde alls på BasData. Det är OK.

Nu har vi ett blad som är identiskt med BasData i området A1 till H71. Tanken är att detta skall ligga till grund för arken där vi matar in karriärer/scenarios och sammanställningar. Det finns flera anledningar till att vi gör det på detta sätt.

- Vi vill ha möjlighet att lägga till aktiviteter på ett ställe (BasData) och veta att den automatiskt kommer med överallt där den används i kalkylen.

- Vi vill kunna ändra priser och få dessa att automatiskt slå igenom i hela kalkylen

- Vi vill kunna sortera och summera kostnaderna efter Aktör, enhet, kedja och real längre fram i kalkylen. Då måste dessa mikrodata finnas med ända fram till sammanställningarna.

Nu kopierar vi det nya arket genom att högerklicka på fliken där dess namn står, t.ex. Blad 2, och välja Flytta eller Kopiera. Då får man upp en box som frågar var den skall läggas. Glöm inte att kryssa i rutan för kopiering. Lägg det nya bladet efter det som du kopierar från. Tryck OK och du får ett nytt ark som heter Blad2 (2) som innehåller samma länkar tillbaka till BasData.

Vi använder Blad2 till att göra de 4 karriärarken och Blad2 (2) till Sammanställningarken

10.7     Steg 2 Scenarierna - karriärarken

Nu skall arket Blad2 kompletteras för att utgöra ett karriär/scenarioark för en av våra typpersoner.

Kolumn A-H innehåller data från arket BasData. Till höger om dessa skall nya kolumner skapas där vi skall föra in individens utnyttjande av insatser/aktiviteter. I denna kalkyl har vi valt att arbeta med 3 år innan verksamheten och 3 år med/efter verksamheten. Från dessa individark förs det vidare kostnaden för ett genomsnittsår för de tre åren innan och kostnaden för ett genomsnittsår för det tre åren med/efter. Det innebär 3+3 kolumner för åren innan och med/efter samt 1+1 kolumn för genomsnittsåret innan och med/efter, dvs. 8 kolumner.

Karriärbladet skall således kompletteras med 8 kolumnhuvuden, som vi ger följande namn:

T-3, T-2 och T-1 som skall innehålla utnyttjandet av insatser för de tre åren innan man kommer in i verksamheten.

T, T+1 och T+2 som skall innehålla utnyttjandet av insatser under året i verksamheten och de två åren efter.

Innan och Efter som används för att beräkna de genomsnittliga årskostnaderna för perioden innan och efter.

Skriv in dessa rubriker i cellerna I1 till P1.

Nu skall vi lägga in formlerna för beräkning av de genomsnittliga årskostnaderna.

Ställ dig i cell O2, dvs. första cellen under rubriken Innan. Skriv =(I2+J2+K2)*G2/3 och slå Retur.

Ställ dig i i cell P2 och skriv =(L2+M2+N2)*G2/3 och tryck Retur. Vi återkommer till detta nedan.

Därefter markerar du cellerna du just gjort, dvs. O2 och P2, trycker Ctrl-C (eller högerklick och välj Kopiera) och kopierar ner dessa hela vägen till O71 och P71. Tryck Retur.

Nu bör du ha ett ark som ser ut så här.

Kolumnerna A-H avspeglar BasData och kolumnerna I-P håller scenariodata för en person.

Nedan har vi lyft fram formlerna i beräkningskolumnerna för de genomsnittliga värdena innan och med/efter verksamheten. I kolumnen O summerar vi antalet insatser i kolumnerna I-K, multiplicerar detta värde med priser per enhet (kolumn G) delat med 3. Det ger den genomsnittliga årskostnaden för perioden innan verksamheten.

I kolumnen P summerar vi antalet insatser i kolumnerna L-N, multiplicerar detta värde med priser per enhet (återigen kolumn G) delat med 3. Det ger den genomsnittliga årskostnaden för perioden med/efter verksamheten.

Detta kalkylark kommer att användas för att fylla i scenariot för en av typpersonerna i Återtåget. Eftersom vi hade fyra typpersoner, måste vi nu skapa ytterligare tre ark.

Vi gör helt enkelt 3 kopior av detta Blad2, dvs. högerklickar på fliken Blad2, väljer Flytta/Kopiera, kryssa i Kopia och lägger det efter Blad2 – och samma sak två gånger till. De nya arken kommer att kallas Blad2 (3) till Blad2 (5).

Vi döper om de fyra individarken till de typpersoner vi skall räkna på, dvs. Man Ung, Man Äldre, Kvinna Ung och Kvinna Äldre. Höger klicka på fliken Blad2, välj Byt Namn och skriv in Man Ung och tryck Retur. Nu heter detta ark Man Ung. Gör på samma sätt för arken Blad2 (3) till Blad2 (5) där du nu kallar dem för Man Äldre till Kvinna Äldre.

Nu skall du ha en uppsättning ark som ser ut så här.

Låt oss nu gå vidare till Sammanställningsarken. Ställ dig på Blad2 (2).

10.8     Steg 3 Sammanställning per karriär

Vi skall nu länka in de genomsnittliga årsvärdena för perioden innan och perioden med/efter Återtåget för de fyra typpersonerna.

Ställ dig på arket som heter Blad2 (2) - som vi gjorde tidigare. Detta innehåller, precis som individarken hela BasData i kolumnerna A-H. Kolumnerna I-L skall nu innehålla de genomsnittliga årsvärden för våra fyra individer.

Skriv in Man Ung i cell I1, Man Äldre i J1, Kvinna Ung i K1 och Kvinna Äldre i L1.

Nu kopplar vi detta ark till årskostnaden innan verksamheten.

Ställ dig i cell I2 och skriv =’Man Ung’!O2. Här är det viktigt med citattecknen runt Man Ung eftersom vi valt att döpa arket till något med två ord. Hade det varit ett ord, t.ex. om vi skrivit ihop det till ManUng så hade vi inte behövt citattecknen.

Gör samma sak med tre andra, dvs. skriv:

 

=’Man Äldre’!O2 i J2

=’Kvinna Ung’!O2 i K2

=’Kvinna Äldre’!O2 i L2

Nu skall det se ut så här:

Vi gör samma sak för sammanställningen av årskostnader för perioden med/efter Återtåget. Vi gör en kopia av Blad2 (2) dvs. högerklicka på fliken Blad2 (2), välj Flytta/Kopiera, kryssa i Kopia och lägg det efter Blad2 (2). Det kommer att kallas Blad2 (3) eftersom detta namn är ledigt nu igen.

Högerklicka på fliken till Blad2 (2) och byt namn till Sammanställning innan. Gör samma sak, dvs. högerklicka på Blad2 (3) och byt namn till Sammanställning efter. Nu skall det se ut så här i

Gå nu till cell I2 på Sammanställning efter tryck F2 och ändra i formeln så att det står =’Man Ung’!P2 och tryck Retur. Detta gör vi eftersom detta ark skall hålla årskostnaderna med/efter Återtåget. De ligger i kolumn P på individarken. Ändra de andra på samma sätt, dvs:

 

=’Man Äldre’!P2 i J2

=’Kvinna Ung’!P2 i K2

=’Kvinna Äldre’!P2 i L2

Nu markerar vi cellerna I2 till L2 och trycker Ctrl-C (eller högerklickar och Kopiera) och kopierar ner denna rad från I3-L2 till I71-L71. Gör samma sak på bägge sammanställningsarken, dvs. Sammanställning innan och Sammanställning efter.

Nu är våra två sammanställningsark klara. Låt oss sammanfatta vad vi gjort så långt.

10.9     Arbetet så långt

Vi har skapat fyra individark som skall användas till att lägga in scenariodata för de fyra persontyperna i Återtåget. Om du arbetar med färre eller fler persontyper så gör du helt enkelt färre eller fler indvidark. Alla individark ser likadana ut. De har ärvt all data från BasData och de har ett antal kolumner där de specifika händelserna för varje individ matas in för perioderna innan och med/efter verksamheten. Vi har valt att göra det på 3 år innan och 3 år med/efter, men du bestämmer själv vilket som passar bäst för din verksamhet/målgrupp. Ett genomsnittsvärde för årskostnaderna innan och med/efter räknas fram i de två sista kolumnerna på varje blad. De fyra individbladen skall egentligen ses som en förlängning av BasData.

I våra första kalkyler hade vi gigantiska rutade pappersark som innehöll såväl BasData som individdata för flera år. Med Excel och moderna kalkylprogram kan man lägga ut det på flera ark vilket underlättar överblicken för varje enskild individ.

Kom ihåg att aldrig ändra ett värde i kolumnerna A-H på individarken, dvs. där vi hämtar data från BasData. Det ställer till problem med referenser och länkningar. Om du vill ändra ett värde, t.ex. ett pris, så måste du göra detta på BasData. Om du vill lägga till en insats/aktivitet så måste detta också ske på BasData, även om du bara tänkt använda den för en individ. Vi måste hålla symmetrin mellan raderna i BasData och i individarken, annars vet vi inte riktigt vilka insatser/aktiviteter vi räknar på.

BasData och Individark har ännu en förlängning i de två sammanställningsarken. Även dessa skulle kunna ligga på ett utökat BasData-ark men får två egna ark. Sammanställningsarken hämtar resultaten från årskostnadsberäkningarna innan och med/efter från de individuella arken.

De ark vi nu har gått igenom är egentligen delar av ett och samma kalkylark som har insatser i raderna specificerade per aktör eller kedja, i en viss sortenhet med ett visst styckpris och specificerade som reala eller finansiella i de 8 kolumnerna A-H. Därefter följer de olika typindividernas kvantifierade nyttjande av dessa insatser per period och värderat och viktat för genomsnittsåren (3 + 3 + 2 * 4) 32 kolumner, som sedan sammanställs i de efterföljande (4*2) 8 kolumnerna. Om allt samlats på ett kalkylark hade vi haft en tabell på 71 rader och 48 kolumner. Fullt görligt men betydligt svårare att arbeta med.

De olika kalkylark vi nu gjort skall vara överskådliga, men fungera som om de var ett och samma kalkylark. Prova att det fungerar genom att t.ex. skriva in värdet 10 dels i cell I2 på Man Ung-bladet och dels i cell N2 på Man Äldre-bladet. Du ska nu se årsvärdet 1666,667 i cell O2 på Arket för Man Ung och samma värde i cell P2 för Man Äldre. Dessa värden skall också komma tillbaka i cell I2 på Sammanställning innan för ManUng och cell J2 på Sammanställning efter för Man Äldre. Ändra nu G2 på BasData till 1000 och se vad som händer med årsvärdena som du just tittade på. De ändrades alla till 3333,333 på alla ställen. Nu vet du att dessa 6 ark hänger samman som de skall. Ändra tillbaka priset på BasData (G2) till 500.

Du kan nu börja fylla i scenariodata för de 4 personerna.

Resterande ark i kalkylmodellen kommer enbart att hämta individdata från sammanställningsarken. Låt oss gå vidare till arken som summerar upp dessa på olika sätt, framför allt hur vi genom att summera per aktör dels för de fyra typindividerna och dels för hela verksamheten, genom att multiplicera individresultaten med antalet personer i varje kategori.

10.10 Exempeldata på individnivå

I tabellerna nedan visas de karriärdata vi lagt in för våra 4 typpersoner. Det är dessa som ligger till grund för resterande sammanställningar i kalkylen/bokslutet. Värdena i kolumnerna Innan och Efter har avrundats i dessa tabeller.

Man Ung

Man Äldre

Kvinna Ung

Kvinna Äldre

10.11 Steg 4 – Summera över aktörer/kedja - Pivottabeller

Med sammanställningen på plats är det dags att plocka ihop relevanta summeringar. Antalet möjliga summeringar ges av de klassificeringar som gjorts i arket BasData. Vi har två huvudtyper av klassificeringar, dels över aktörer och dels över insatskedjor. I de flesta kalkyler av detta slag vill man se hur kostnader och intäkter fördelar sig mellan olika aktörer. Det slutliga Socioekonomiska bokslutet är uppbyggt kring detta aktörsperspektiv. Förutom dessa kan vi klassa alla insatser beroende på om det är en real eller en finansiell kostnad.

Ser vi tillbaka på strukturen på arket BasData så är det kolumnen Aktör (kolumn C) som vi kommer att använda. Om man vill göra en sammanställning över insatskedjor skulle i stället kolumnen Kedja (kolumn B) användas.

Innan vi gör denna sammanställning så skall vi skapa ett kalkylark där resultaten kan läggas in. Om det redan finns extra kalkylark efter de båda sammanställningsarken kan detta döpas om till Aktör Kedja. I annat fall skapas ett nytt genom Infoga-> Nytt kalkylark. Döp därefter om det till Aktör Kedja.

Excel har en inbyggd funktion för att göra sk. pivotering, dvs. att vrida på och aggregera (summera) tabeller. Vi gör här ett exempel som skall räkna samman kostnader för perioden innan man kommer in i verksamheterna - vilket innebär att vi skall använda arket Sammanställning innan som underlag för beräkningen. I termer av resultat så är detta grundkalkylen för att ta fram de kostnader som uteblir, dvs. det som sedan blir externa intäkter för Återtåget. När man beräknar de externa kostnaderna, dvs. kvarvarande kostnaderna, använder man på motsvarande sätt arket Sammanställning efter som utgångspunkt för pivot-tabellen.

Vi ställer oss alltså på arket Sammanställning innan och går, som i bilden nedan, till Data-> Rapport för pivottabell....i menyn.

När vi väljer detta öppnar sig följande dialogruta. Den frågar vad rapporten skall baseras på och hur rapporten skall se ut. Låt det vara och tryck Nästa.

Då kommer nästa dialog som frågar var dataunderlaget finns. Den föreslår hela området där det finns värden i cellerna på det ark vi råkar stå. Här innebär det att den föreslår arean A1 till L71, vilket är det område vi använder på Sammanställning innan. Tryck Nästa.

Då får man en fråga om var det färdiga resultatet skall läggas. Du kan vänta med att svara på den frågan. Tryck istället på knappen som det står Layout.

Då kommer du vidare till en dialog som ser ut som nedan. Här skall vi bestämma hur den summerade tabellen skall se ut. Vi skall säga vad som skall ligga i raderna och/eller kolumnerna, dvs. vad vi skall summera över. I dataområdet lägger vi variablerna som skall summeras – dvs. de kostnaderna för de olika typpersonerna.

Här vill vi ta fram värden för varje typperson - summerat per Aktör. Vi lägger Aktör som kolumnhuvud, vilket innebär att varje kolumn visar det summerade värdet för de olika personerna per aktör.

Vi klickar på knappen det står Aktör till höger. Håller inne knappen. Drar den till ytan där det står Kolumn och släpper knappen. Sedan gör vi samma sak med Man Ung, Man Äldre, Kvinna Ung och Kvinna Äldre som vi släpper på ytan där det står Data. Då set det ut så här.

Vi ser att det står ”Summa av Man Ung” etc. i datafälten. Det kan hända att det står t.ex. ”Antal av Ung Man”. Detta kan man i så fall ställa om genom att dubbelklicka på fältet. Då kommer följande dialog upp. Här väljer man helt enkelt ”Summa” och trycker OK.

När vi tryckt OK på Layoutsidan kommer vi tillbaka till sidan där vi skulle välja var vi ville placera tabellen. Klicka på radioknappen där det står ”På detta kalkylblad”. Klicka sedan på den lilla symbolen i textfältet nere till höger om radioknappen. Då får du upp en kopia på textfältet och symbolen till höger som flyter med.

Gå till arket Aktör Kedja och ställ dig t.ex. på cell B2. Tryck Retur och du ser hur adressen skrivs in i textrutan och du kommer tillbaka till dialogrutan. Nu kan du trycka Slutför. På arket Aktör Kedja har du nu en tabell som ser ut som nedan. Den visar de uteblivna kostnaderna för typpersonerna som är verksamma i Återtåget.

Gör nu samma sak med arket Sammanställning efter och lägg denna tabell en bit ner på arket Aktör Kedja, t.ex. B27. Det ger summerade kvarvarande kostnaderna för året med/efter och ser ut så här.

Om du vill göra en summering över kedjor så går du igenom samma steg men byter ut Aktör mot Kedja i layoutsteget. Vid Steg 2 i skapandet av en Pivottabell kommer du att få en ny fråga som ser ut ungefär så här.

Eftersom du redan har använd arken Sammanställning innan och Sammanställning efter i Pivottabellen så vill Excel återanvända grunddata till de nya. Svara Ja och ta den som Excel föreslår på den lista som följer.

Du kan lägga in Pivottabellerna över kedjor på arket Aktör Kedja. Den som visar uteblivna kostnader ser ut så här med våra siffror:

Och den som visar kvarvarande kostnader per kedja ser ut så här.

Vi har nu kommit så långt att vi kan säga att en Ung Man av det slag som finns i Återtågets verksamhet förorsakar kostnader hos de externa aktörerna på ca 280.000 kr per år medan den äldre mannen ligger på knappt 450.000 kr per år. Dessa uppgifter kommer att ligga till grund för de externa intäkterna i vårt bokslut.

Kom ihåg att man måste uppdatera Pivottabellerna varje gång man ändrar något i BasData eller något av individarken, t.ex. ökar antal månader med AKassa för den äldre kvinnan, ändrar ett pris eller lägger till en insats/aktivitet. Detta gör man genom att högerklicka på varje Pivottabell och välja Uppdatera data eller välja detta från menyn Data.

Innan vi går vidare till summeringar för hela gruppen som deltar i verksamheten vid Återtåget så skall vi ta en lite extra tur med Pivottabellerna för att titta på hur kostnaderna innan respektive med/efter Återtåget ser ut om man delar upp dem på reala och finansiella kostnader, eller som en nationalekonom skulle säga – riktiga kostnader och transfereringar.

10.12 Summera över aktörer 2 - Reala och finansiella kostnader

Man kan göra detta på olika sätt. Här gör vi en variant som kan användas till andra analyser. Vi bygger helt enkelt ut arken Sammanställning innan och Sammanställning efter med några extra summeringskolumner.

Först lägger vi in fyra nya kolumner som skall visa kostnaden för grupperna av typindivider i verksamheten, dvs. antalet unga män gånger kostnaden för en Ung Man för varje insats. Vi kallar dessa fyra grupper: ManUG, ManÄG, KvinnaUG och KvinnaÄG, där G står för Grupp. Till dessa lägger vi en femte ny kolumn som heter Alla. Denna summerar de fyra gruppkolumnerna.

I första raden av insatser (Gripanden av Polisen) kolumnen ManUG, dvs. Man Ung Grupp, har vi helt enkelt multiplicerat kostnaden 2166.667 kr från cellen I2 med antalet unga män i Återtåget under året – 8 – och fått resultatet 17333.333 kr.

Samma sak har vi gjort med de 8 äldre männen, 3 yngre kvinnorna och 2 äldre kvinnorna. Vi återkommer till dessa antal. Kolumnen Alla är en summering av kostnaderna för alla (20) deltagare för varje insats/aktivitet, dvs. hela verksamhetens kostnader.

Vi gör en Pivottabell precis som tidigare. Nu väljer vi inte varje enskild individ utan tar Alla.

Vi kan lägga den resulterande tabellen på en egen sida eller tillsammans med de övriga på Aktör Kedja. Denna gång har vi klassificeringar både i rader och kolumner.

I detta fall dyker det upp en Aktör som heter 0. Anledningen till detta är helt enkelt alla nollor som finns på raderna 38 till 70. Dessa kan man stänga av genom att klicka på Aktörsknappen. Då öppnar sig följande lista. Här bockar man av klassen 0 som vi inte vill ha med. Tryck OK och vi har enbart de rader vi vill ha.

Gör nu samma sak med Sammanställning efter och lägg den tabellen under den förra. När dessa är på plats kan du göra en tabell nedanför dessa som visar skillnaden mellan uteblivna externa kostnaderna och kvarvarande externa kostnaderna efter aktör, uppdelat på reala och finansiella kostnader. Det kan se ut så här.

I den nya tabellen, på rad 32, har vi satt rubrikerna så att de förklarar lite mer. Finansiellt är samma sak som Real = 0 och Realt är samma sak som Real=1. Den nya tabellen tar helt enkelt skillnaden mellan uteblivna kostnader från den övre tabellen och kvarvarande kostnaderna från mellantabellen. Den visar såldes vad externa aktörer vinner (sparar) respektive förlorar på att Återtåget driver sin verksamhet. Den sista raden visar att Återtåget innebär en finansiell förlust på 380.000 kr och en real vinst på knappt 410.000 kr totalt sett, dvs. en lysande affär om man inte anser att finansiella kostnader skall räknas.

Vi kan gå vidare och illustrera detta i ett diagram. Vi markerar hela den tredje tabellen utom Totalraden.

Sedan väljer vi Diagram från menyn Infoga. Då kommer följande dialog upp.

Här väljs typ av diagram för presentationen. Nu vill vi ha ett stapeldiagram som lägger samman reala och finansiella vinster/förluster. Det kommer att visa vinster som positiva staplar (med plusvärden) och förlust som negativa staplar (med minusvärden).

Vi trycker Nästa och kommer till en ny dialogruta där vi får ta ställning till hur axlarna i diagramet skall förhålla sig till tabellens rader och kolumner.

Här blev det som vi tänkt oss, alltså trycker vi på Nästa. Då kommer dialogrutan nedan upp. Denna används för att ställa in en hel del kring diagrammet. Vi nöjer oss i detta stadium med att skriva in en diagramrubrik och att sätta etiketter på X och Y-axeln. Därefter trycker vi på Nästa och gör samma sak på nästa dialogruta – vi vill lägga diagrammet på samma ark som vi har tabellerna.

Vi har nu ett diagram som behöver snyggas till lite för att bli presentabelt. Låt oss göra det direkt. Dubbelklicka på den grå bakgrunden. Då kommer följande dialog upp.

Klicka i radioknappen Ingen på den högra delen under Yta. Tryck OK så har vi en vit bakgrund i diagrammet. Högerklicka sedan på Y-axeln. Då kommer följande meny upp.

Välj Formatera axel. Det leder till en ny dialogruta med ett antal flikar. Gå först in på fliken Skala.

Här ställer man in Y-axelns skala, dvs maximivärde och minimivärde etc. Man kan även ställa in var X-axeln skall korsa Y-axeln. Detta är praktiskt om man har negativa värden vilket vi har. Excel lägger själv alltid denna korsning vid 0 på Y-axeln. Vi skriver in värdet -1.500.000 vilket är detsamma som det största negativa värdet, dvs. minimivärdet i tabellen. Då kommer X-axeln att korsa Y-axeln vid -1.500.000 och aktörernas namn blir mer synliga.

Vi passar även på att gå in på fliken Tal och ställa in Y-axeln så att den redovisar talen som heltal, utan decimaler och har mellanslag för att visa 1000-tal.

Sedan trycker vi OK och kommer tillbaka till diagrammet. Nu högerklickar vi istället på X-axeln och väljer återigen Formatera axel.

 

Då kommer vi till en dialogruta med samma flikar som för Y-axeln. Den hår gången väljer vi fliken Justering där vi ställer om lutningen på aktörsnamnen. Vi vill ha dem i rät vinkel mot axeln, dvs. 90 grader.

 

Sedan går vi till fliken Tecken där man kan ändra typsnitt och dess utseende. Här ställer vi om storleken till 8.

Sedan trycker vi OK och är nu tillbaka till vårt diagram som ser betydligt bättre ut än Excels första försök. Det lönar sig oftast att göra en del enkla justeringar. De dialogrutor vi gått igenom räcker ganska långt.

Det vi just har gjort visar på ett tydligt sätt att der mesta av vårt positiva resultat i de externa intäkterna och kostnaderna rör reala värden. Detta torde lugna de flesta ekonomer. Eftersom vi är noga med att klassificera alla de insatser/aktiviteter vi räknar med som antingen reala eller finansiella så är det enkelt att tillmötesgå denna typ av önskemål.

Vi låter emellertid det Socioekonomisk bokslutet i sig visa de totala kostnaderna och intäkterna, dvs summan av finansiella och reala värden. Detta grö vi framför allt för att de inblandade aktörerna ser på finansiella kostnader som kostnader. Arbetsförmedlingen skulle sannolikt inte uppskatta ett Socioekonomiskt bokslut som hävdade att Återtågets påverkan på dem låg runt 5.000 kr och utgjordes av tillkommande handläggartid samtidigt som de faktiskt betalar ut drygt 920.000 kr till Återtågets deltagare.

10.13 Steg 5 – Bygg grupper och räkna externa kostnader/intäkter för företaget – alt A

Så, tillbaka till bokslutet där vi gjort de individuella kostnaderna summerat per aktör och totalt såväl för tiden innan som för tiden med/efter Återtåget. Vi har således beräknat de uteblivna externa kostnaderna och de kvarvarande externa kostnaderna per typperson och aktör/kedja. Nu skall vi skala upp dessa siffror så att vi kan se kostnaderna under året för hela den grupp av deltagare i Återtåget. Vi har gjort en version av detta i analysen av de finansiella och reala kostnaderna ovan. Nu skall vi göra det på ett annat sätt, som vi tror är mer överskådligt.

Vi skall återigen helt enkelt multiplicera de individuella kostnaderna med antalet deltagare ur den gruppen som var:

Vi skapar ett nytt kalkylark som vi döper till BokslMellan. På detta kalkylark skall vi skapa två tabeller med samma rad/kolumnrubriker som de tabeller vi skapade på arket Aktörer Kedjor, nämligen personerna i raderna och aktörerna i kolumnerna. Vi börjar bygga dessa tabeller i kolumn B. Den färdiga tabellen för de uteblivna kostnaderna ser ut som nedan.

Varje cell i Pivottabellen på arket Aktörer Kedjor har multiplicerats med antalet personer. Dessa antal har vi skrivit in i kolumn A. De 620.000 kr för Man Ung är helt enkelt de 77.500 Kr per ung man som vi såg i Pivottabellen på Aktörer Kedjor multiplicerat med 8 unga män.

Vi gör samma sak med de övriga kvarvarande kostnaderna och får då

Här ser vi att Arbetsförmedlingen slipper kostnader på 620.000 kr under detta år, dvs. Återtåget genererar en extern intäkt för Arbetsförmedlingen på 620.000 kr.

Vi ser att Arbetsförmedlingen också har kvarvarande kostnader under året på 1.546.777 kr. De externa kostnaderna för Arbetsförmedlingen av Återtågets verksamhet är alltså större än intäkterna.

För de övriga aktörerna är förhållandet det motsatta. De externa intäkterna av Återtåget är större än de externa kostnaderna, dvs. de kvarvarande kostnaderna,. Kommunen har t.ex en intäkt på 2.637.667 kr och en kvarvarande kostnad på 887.000 kr.

Dessa externa kostnader och intäkter skall vi nu föra över till ett ark för det Socioekonomiska bokslutet. Men först skall de interna kostnaderna och intäkternas föras in. Låt oss lägga in Återtågets egen redovisning.

10.14 Steg 6 – Ställ upp och justera företagets interna bokslut

Vi skapar ett nytt kalkylark döper detta till Verksamheten. Här lägger vi in relevanta data från Återtågets resultaträkning och gör de justeringar som behövs för att kunna matcha med de externa kostnaderna och intäkterna som vi identifierat per aktör i tidigare steg.

Verksamhetens interna kostnader och intäkter hämtas således från resultaträkningen i årsredovisningen eller motsvarande för verksamheter utan extern redovisningsansvar. Vi gör inga justeringar av resultatet i sig – alla justeringar balanserar på kostnads- och intäktssidan. Däremot sker en uppställning av resultatredovisningen så att:

1.     Företagets intäkter delas, så långt möjligt, upp på de aktörer som köper tjänster av verksamheten. I det Socioekonomiska bokslutet försöker vi tillämpa dubbel bokföring så långt det går, vilket innebär att verksamhetens intäkter från annan aktör även skall föras upp som en kostnad för denna aktör. Var vaksam på att summa kostnader på samhällsnivå kan innehålla dubbelräkning som i och för sig tas ut av intäkterna i fråga.

2      Löner skall bruttoredovisas, dvs. eventuella subventioner i form av t.ex. lönebidrag från en aktör skall kunna läggas som en kostnad på denna aktör.

3      Övriga mer eller mindre dolda subventioner skall lyftas fram på intäkts- och kostnadssidan för verksamheten så att verksamhetens vinst förblir oförändrad. Subventionen förs dessutom som en kostnad på den aktör som står för den.

Det är viktigt att hålla reda på transaktioner mellan olika aktörer i det Socioekonomiska bokslutet. För flera av dem innebär den studerade verksamheten såväl kostnader som intäkter under året. Detta skall göras explicit så långt som möjligt.

För vår fiktiva verksamhet Återtåget ser det ut på följande sätt då vi ordnat om verksamhetens bokslut för att bättre passa in i det Socioekonomiska bokslutet.

Vi använder inte begreppet ”Marknad” på ett normativt sätt i denna uppställning, dvs. det är inte bättre eller finare med marknadsintäkter än med andra intäkter. Rehabförsäljningen sker också på en marknad. Huvudsyftet med denna klassificering är enbart att skilja ut de kostnader och intäkter som innebär transaktioner mellan aktörerna i det Socioekonomiska bokslutet – där gränserna mellan det interna och det externa bokslutet löses upp i och med att systemgränsen vidgas.

Notera posten 502.000 kr som ligger i kolumn F. Här har vi räknat fram verksamhetens nettokostnader som skillnaden mellan bruttokostnaderna (1.827.000 kr) och de externa aktörernas bidrag (200.000+500.000+500.000) 1.200.000 kr. Vi kan använda denna siffra i det sammanlagda bokslutet för att undvika den dubbelräkning av verksamhetens kostnader som följer av att vi motför intäkterna som kostnad hos respektive aktör.

Med verksamhetens interna bokslut på plats kan vi nu börja lägga samman vårt Socioekonomiska bokslut.

10.15 Steg 7 - Bokslutet

10.15.1              Inledning

När data från verksamhetens resultatredovisning har ställts upp så att intäkter och kostnader kan fördelas på aktör så långt som det är möjligt kan man börja ställa samman hela bokslutet. Detta görs genom att vi skapar ett nytt kalkylark som döps till bokslut.

Detta kalkylark skall hämta in data från arken BokslMellan och Verksamheten. Vi gör det i tre steg:

1) Skapa en tabell med de externa kostnaderna och intäkterna baserad på BokslMellan.

2) Skapa en tabell med samma utseende där verksamhetens interna kostnader och intäkter från Verksamheten läggs in. Här motför vi även vissa av verksamhetens intäkter som kostnader på andra aktörer och justerar verksamhetens kostnader i motsvarande grad..

3) Skapa en summeringstabell där 1) och 2) summeras. Detta är verksamhetens Socioekonomiska bokslut där såväl interna som externa kostnader och intäkter redovisas.

Alla tabellerna skall vara helt symmetriska, dvs. ha samma rad- och kolumnrubriker. Raderna håller aktörerna och kolumnerna varje aktörs Intäktskolumn och Kostnadskolumn.

10.15.2              Det externa bokslutet

Tabellen med det externa bokslutet skall hämta data från arket BokslMellan Där hade vi två tabeller:

1) Tabellen med kostnader för perioden innan verksamheten. Summaraden i denna tabell skall föras in som intäkter per aktör i det externa bokslutet.

2) Tabellen med kostnader för året i verksamheten. Summaraden i denna tabell skall föras in som kostnader per aktör i det externa bokslutet.

I princip innebär det att vi enbart skall fylla i värden längs diagonalen i tabellen och verksamhetens kolumner skall vara tomma eftersom detta enbart rör externa intäkter och kostnader.

Om vi börjar med värdena för Arbetsförmedlingen så skall de externa intäkterna för arbetsförmedlingen hämtas från cellen C9 på arket BokslMellan. Det innebär att vi skriver ”=BokslMellan!C9” i denna cell. Då länkas värdet från denna cell i BokslMellan, dvs. 620.000 kr, hit. De externa kostnaderna för Arbetsförmedlingen skall hämtas från cell C30, dvs. värdet 1.546.777 kr. Formeln för denna cell blir ”=BokslMellan!C30”.

På samma sätt hämtas värden för övriga aktörer. Följande formler sammanfattar vad som skall skrivas i cellerna. Det är helt symmetriskt, vilket gör det ganska enkelt att föra in och kontrollera.

De externa kostnaderna och intäkterna ligger i princip längs diagonalen i tabellen. Verksamheten har inga externa intäkter och kostnader, men ligger med för symmetrins skull.

Låt oss nu hämta in det interna bokslutet.

10.15.3              Det interna bokslutet

Vi börjar med att kopiera rad- och kolumnrubriker från det externa bokslutet och lägga in det några rader längre ned. Kolumnerna skall ligga på samma ställe som i det externa bokslutet, dvs. Arbetsförmedlingens intäkter skall ligga i kolumn B. Raden med Arbetsförmedlingen hamnar i vårt exempel på rad 20. Vi skriver ”=B7i cellen B20 och kopierar sedan detta ned till och med B26. Vi skriver ”=C5” i cellen C16 och kopierar detta till P19. Man får justera namnen i kolumnrubrikerna om man vill ha dem över två kolumner. Det görs enkelt genom att man skriver in (eller länkar in ) namnet i rätt cell. Markerar denna och nästa cell. Klickar knappen till höger om högerjustering raden med knappar för formatering. Då blir den två celler bred och texten centreras.

I kolumnerna för Återtågets intäkter och kostnader skall vi nu kopiera in de värden vi aktörsfördelade på arket Verksamheten. Eftersom vi var kloka nog att ta med alla externa aktörer i den ordning de dyker upp i det externa bokslutet så går det snabbt att plocka in de interna kostnaderna och intäkterna.

De interna intäkterna och kostnaderna för Återtåget hämtar vi enkelt in med:

De övriga beloppen i tabellen för det interna bokslutet är helt enkelt motförningarna av de externa aktörernas kostnader för det som Återtåget ser som intäkter från dessa. De 200.000 kr som Återtåget har i intäkt från Arbetsförmedlingen förs som en kostnad på Arbetsförmedlingen.

Nu har vi byggstenarna till det Socioekonomiska bokslutet för Återtåget. Allt vi behöver göra nu är att summera det externa och det interna bokslutet.

10.15.4              Det Socioekonomiska bokslutet

Vi börjar med att skapa en ny tabell som skall ha samma rad- och kolumnrubriker som de föregående. Kolumnerna för aktörerna skall ligga på samma ställe, dvs. Arbetsförmedlingens intäkter skall ligga i kolumn B. Arbetsförmedlingen hamnar nu på rad 32 i vårt exempel.

Det Socioekonomiska bokslutet skapas nu enkelt genom att vi summerar de två tidigare cell för cell. I den nyskapade tabellen ställer vi oss i cell C32 och skriver ”= C7+C20” och trycker Retur. Denna formel kopieras sedan över till alla celler från kolumn C rad 32 till kolumn P rad 38.

Summeringsraden längs ned, dvs. C39 till R39, görs genom att vi ställer oss i C39. Trycker ”Alt-Shift-=” och markera arean C32 till C38, om inte Excel gör det själv, och trycker Retur. Denna cell kopieras sedan över hela raden 39, från cell D39 till cell R39.

Summeringskolumnerna längst ut till höger skall summera intäkter respektive kostnader längs raderna. Om vi vill göra summeringen över intäkter så ställer vi oss i cell Q32 och håller ned ”Alt-Shift-=”. Välj enbart de kolumner som visar intäkter. För att göra detta markerar vi först cellen C32. Sedan håller vi ned Ctrl-tangenten och klickar på E32, G32, I32, K32, M32, O32. Därefter släpper vi upp Ctrl-tangenten och trycker Retur. Då skapas en formel i cell Q32 som lyder ”=SUMMA(C32,E32,G32,I32,K32,M32,O32)”. Denna kan vi nu kopiera och klistra in i cell R32. Excel förskjuter automatiskt adresserna ett steg till höger. Vi får en formel i R32 som heter: ” =SUMMA(D32,F32,H32,J32,L32,N32,P32)”.

Vinsten och vinsten per individ för varje aktör får vi genom att i kostnadskolumnen på rad 40 respektive 41 skriva in:

 

Vinsten per person innebär att vi delar vinsten med summa personer i verksamheten som vi skrivit in på arket BokslMellan för att kunna räknade fram de externa intäkterna och kostnaderna för hela verksamheten utifrån Pivottabellernas individvärden.

Tänk på att de totala kostnaderna innehåller dubbelräknade kostnader för verksamheten om externa aktörer bidrar till intäkterna. Vinsten per aktör och den totala vinsten blir rätt eftersom intäkterna tar ut de dubbelräknade kostnaderna.

Nu har vi vårt Socioekonomiska bokslut i rå version. Nu återstår några avslutande justeringar så att det passar bättre för presentationer.

10.16 Presentationsbokslutet

Upplägget med kostnader och intäkter i kolumnerna passar bra när vi ställer samman boklsutet. Det fungerar mindre bra när det slutliga bokslutet skall kopieras in i en rapport. Det blir helt enkelt för brett vilket innebär att man måste förminska tecknen så mycket att det blir oläsligt. Genom att vända hela tabellen på högkant så minskar vi antalet kolumner vilket är bra ur layoutsynpunkt. Vi kan samtidigt passa på att skapa en komprimerad version som går riktigt bra att läsa.

Låt oss lägga in dessa nya versioner under de tidigare på arket bokslut.

Vi vänder på det Socioekonomiska bokslutet så att det ser ut på följande sätt:

Om du vill ha automatisk uppdatering av detta bokslut så får du skriva in följande formler:

eller göra en makrofunktion som snurrar igenom det första bokslutet och gör ett spegelvänt. Här är ett exempel på en sådan. Välj Verktyg->Makro och spela in en egen ny makro. Öppnar sedan den för redigering och skriv in nedanstående efter den inspelade. Därefter kan den köras om man väljer TranspBoksl från menyn med makros. Man kan även lägga in en knapp som dra igång denna makrofunktion.

 

Sub TranspBoksl()

Dim BokIn As Variant

Dim BokUt() As Double

Dim InCol, InRow As Integer

 

BokIn = Worksheets("bokslut").Range("C32:R41").Value

 

InRow = UBound(BokIn, 1)

InCol = UBound(BokIn, 2)

 

ReDim BokUt(1 To InCol, 1 To InRow)

 

    For i = 1 To InRow

        For j = 1 To InCol

            BokUt(j, i) = 0

            BokUt(j, i) = BokIn(i, j)

        Next

    Next

 

Worksheets("bokslut").Range("D76:M91").Value = BokUt

End Sub

Problemet med makrofunktioner är att arbetsboken kan uppfattas som en säkerhetsrisk på vissa håll. Man måste tillåta att makron laddas när man öppnar Excel-filen.

Även om det vända bokslutet är mer lättläst än vårt ursprungliga så kräver det bra syn. Vi gör därför även en mer komprimerad version av det utskriftsvänligare bokslutet. Här visas enbart summerade intäkter, kostnader och vinster per aktörerna. Det ser ut så här:

Och byggs upp av följande formler:

Innan vi lämnar presentationen av resultaträkningen skall vi ta ett steg till. Vi skall göra en diagrammatiskt presentation av kostnader, intäkter och vinst per aktör. Det ser ut som nedan och ligger även detta på arket bokslut.

Formlerna för att få fram tabellen till vänster om diagrammet är:

Vi gör om alla kostnader till negativa tal genom att multiplicera dem med -1. Det gör att de ligger under 0 i diagrammet. Detta diagram gör vi på samma sätt som vi tidigare gjorde för reala och finansiella kostnader. Vi märker upp tabellen med värden (B49-E57) och gör ett staplat stapeldiagram. Skillnaden här är att vi har tre serier: intäkt, kostnad och vinst per aktör. Alla kommer upp som delar av stapeldiagrammet till att börja med. Nu får vi markera ytan som hör till serien Vinst i diagrammet. Högerklicka och välj diagramtyp Linje i stället. Om du sedan högerklickar på denna linje så kan du ändra på egenskaperna och sätta färger och utseende på markeringarna som i vårt exempel ser ut som gula varningstrianglar.

10.17 Nyckeltal

Nyckeltal kan man konstruera på olika sätt. Vi lägger gärna in ett antal kalkylmodellen. På så sätt avspeglar nyckeltalen alltid den senaste versionen av bokslutet. Det är inte komplicerat utan handlar som vanligt om att länka in befintliga värden i en ny tabell.

Så här kan några nyckeltal kring verksamheten se ut. Vi låter dem ligga på arket Verksamheten där vi har Återtågets interna bokslut. Man skulle givetvis kunna samla nyckeltalstabeller på ett särskilt ark. Det ger bättre överblick men det innebär också längre formler och fler möjligheter att ställa till det.

Denna tabell görs med följande formler på arket Verksamheten:

Vi kan även blanda referenser till det interna och det kompletta bokslutet i en annan uppsättning nyckeltal. Även denna lägger vi på arket Verksamheten, även om vissa värden hämtas från arket bokslut. Det ser ut så här.

och är uppbyggt av följande formler:

Detta är enbart ett smakprov på nyckeltal. Se till att bygga upp dem med formler på detta sätt. Då blir bokslutsarbetet betydligt enklare när tabellerna väl är definierade. Då vet du att nyckeltalstabellerna alltid bygger på de mest aktuella värdena i boksluten.

10.18 Analys över tiden......

Det Socioekonomiska bokslutet brukar även innehålla en investeringsanalys där vi ser resultatet av om vi antar att årliga kostnader, intäkter eller vinster ligger kvar på samma nivå in i framtiden. Poängen med detta är givetvis att få en känsla för storleksordningen på de framtida resurser som dagens beslut kring Återtåget kan påverka.

När vi sträcker ut analysen över tiden så måste vi diskontera och ackumulera. Det är förhållandevis enkelt att göra i Excel. Man kan använda inbyggda funktioner även för detta, men vi väljer att bygga upp kalkylen på egen hand eftersom detta ger en tydligare bild av vad vi gör.

Vi skapar ett nytt ark för detta som vi kallar för Investering.

Överst på detta ark lägger vi in de omräkningsvärden vi använder för att dividera eller multiplicera de årliga beloppen. Vi har två versioner, där den ena kallas avkastning och den andra diskontering. Avkastningsserien visar hur mycket en krona investerad i dag är värd om 1, 2, 3, 4 etc. år med räntan 2% Efter ett år är den värd 1 krona och 2 öre – eller 1,02 Kr som det står i cell D4. Räntan i kalkylen skriver vi in i cell A2 som 1+räntan – här 1,02. Vi lägger upp en kalkyl som spänner över 20 år, det innebär att serien på rad 3 går från 0 till 19.

Formeln vi använder för att få fram avkastningsserien ser vi nedan. Det är en av de inbyggda funktionerna i Excel som heter ”Upphöjt till” eller POWER om man har den engelska versionen. Man hittar dessa funktioner under menyn Infoga->Funktion. Observera att bilderna visar engelska kommatecken – dvs. punkter. Byt dessa mot komma-tecken om du vill skriva in formlerna själv.

Om vi skriver in följande formel i C4 så säger den att vi ha värdet av (1.02)0 vilket blir 1. Första årets värde är dagens värde, dvs. det skall inte vägas om – det är därför vi låter åren gå från 0 till 19 istället för 1-20. Med 1 som första år hade formeln blivit (1.02)1 och vikten 1.02 istället för 1. Dollartecknet ($)-framför A i formeln nedan innebär att vi håller kolumnen konstant när vi nu kopierar formeln längs rad 4, ända bort till V4. Värdet i cellen D4 visar (1.02)1 vilket är 1.02 och i cellen E4 visas värdet av (1.02)2 vilket är 1.0404, osv.

Cellerna i raden som heter Diskontering är helt enkelt 1/värdet i rad 4, dvs. värdet i cell E6 är 1/1.0404 vilket blir 0.96116878. Detta visar hur mycket värd en krona som vi får om 3 år är värd idag – drygt 96 öre.

Nu skall vi hämta in de värden som vi skall diskontera och ackumulera. Det gör vi från den tabell vi skapade för att kunna göra ett diagram på arket bokslutet. Vi kommer enbart att använde intäkterna som ligger i cellerna C50 till C56 på arket bokslut. Vi länkar in dessa värden till arket Investering i cell B12 till B17. Kopiera ner denna formel från B13 till B18. Nu är vi redo att diskontera. Det första årets värde skall vara som de ingående värdena, dvs. de intäkter som låg i bokslutet för de olika aktörerna. Det första året (= år 0) får vi, som vi redan konstaterat, ett diskonteringsvärde i formeln på rad 4 som är 1. Det innebär att för Arbetsförmedlingen som har en intäkt på 620.00 kr så blir första årets diskonterade värde 620.000/(1.02)0, vilket är detsamma som 620.000/1, dvs. 620.000 kr.

I formeln nedan uttrycks samma sak som $B12/C$4. Här använder vi $-tecknen för att låsa kolumnen för de årliga intäkterna, dvs. kolumn B, och raden för diskonteringsfaktorn som är rad 4.

Vi kan nu kopierar denna formel nedåt och bortåt, dvs. hela området C12 till V19. I B20 lägger vi in produktionsvärdet för de 20 deltagarna. Vi antar att var och en producerar ett värde av 250.000 kr per år vilket gör ett årligt produktionsvärde på 5 Mkr. Detta diskonteras på samma sätt som de externa intäkterna.

Vi gör en ny tabell där kolumnen C är en kopia av Kolumnen C i tabell ovanför, dvs. i Cell C23 står det ”=C12. Kopiera ner detta till C31 och gör detsamma med radetiketterna. Nu skall vi ackumulera, dvs. summera upp de årliga värdena. Vi vill helt enkelt att värdet år 2 skall visa värdet för år 1 plus värdet för år 2. Det gör vi med hjälp av formeln ovan som vi skriver in i cell D23.

Vi kopierar denna formel till hela området mellan D23 och V31. Nu tar vi ett sista steg och länkar ner rad 30 och 31 till en ny tabell där vi skriver ”Uteblivna kostnader” (eller externa intäkter) och ”Produktionsvärde” i cellerna B36 och B37. Vi lägger in en ny serie som skall beskriva åren, som nu börjar med 1 för att inte förvirra i onödan. Det ser ut som följer:

Den tabell vi nu skapar mellan B35 och V37 märker vi upp och trycker Infoga->Diagram. Då får vi välja vilken typ av diagram vi vill göra. Vi väljer nu den staplade Ytan och trycker Nästa.

 

Efter en del justerande av ytor, skuggning och axlar får vi då ett diagram som ser ut som nedan. Det visar att uteblivna kostnader samt maximalt produktionsvärde för de 20 i Återtåget, genererar intäkter på närmare 200 Mkr över 20 år. Det är detta vi fattar beslut om idag.

I princip har vi nu skapat en bokslutsmodell som, i stort sett, på egen hand kan räkna fram ett nytt bokslut om någon del i kalkylen ändras. Den enda insatsen är egentligen att uppdatera data i Pivottabellerna på arket Aktörer Kedjor. Detta är brygga mellan BasData/ karriärer och bokslutet. I det följande, och sista, avsnittet skall vi se hur enkelt det är att uppdatera vårt bokslut för ett nytt års verksamhet.

10.19 Om man vill göra om kalkylen – vad behöver ändras?

Om vi nu vill göra ett Socioekonomiskt bokslut för Återtåget för nästa räkenskapsår – vad behöver vi då? Lått oss göra ett enkelt exempel.

Det första vi gör är att spara om Excel-filen med det första bokslutet under ett nytt namn – t.ex ”AtertagetSocEk_2008.xls” eller något liknande. Sedan skall vi föra det som har förändrats under året.. Detta handlar framför allt om en eller flera av följande förändringar:

1. Sammansättningen på gruppen i verksamheten

2. Interna bokslutet har ändrats på intäkts eller kostnadssidan.

3 Priser har förändrats.

Låt oss anta att vi har förändringar från föregående år :i de två första punkterna.

- Gruppen sammansättning har förändrats – man har enbart kvinnor. Det har nu varit 10 yngre och 10 äldre kvinnor i verksamheten.

- Arbetsförmedlingen drar sig ur de direkta åtagandena

- Intäkterna från bygg- och transporttjänster  minskar med 150.000 kr medan service ökar med 250.000 kr, dvs. en nettoökning med 100.000 kr

Hur hanterar vi detta i kalkylen? Låt oss ta en sak i taget.

Gruppens sammansättning förde vi, i kalkylen, in på arket BokslMellan där kostnaderna per individ multiplicerades upp till att omfatta hela verksamheten. I ändrar sammansättningen i cellerna % till A8. Vi ser nu att Arbetsförmedlingens tidigare uteblivna kostnader nu försvinner med de unga männen och att de 111.944 kr för de två äldre kvinnorna hos Försäkringskassan nu blivit till 559.720 kr för de 10.

Förändringarna i verksamhetens intäkter gör vi på arket Verksamheten. Det ser ut på följande sätt. Arbetsförmedlingen har nu inga direkta kostnader för Återtåget. Verksamhetens egna intäkter har ökat med 100.000 kr till 625.000 kr och vinsten har gått ned med 100.000 kr vilket är skillnaden mellan vad Arbetsförmedlingen tidigare bidrog med (200.000 kr) och de ökade intäkterna på 100.000 kr.

Eftersom vi inte ändrar något i BasData eller de individuella scenarierna så behöver vi inte uppdatera Pivottabellerna på arket Aktörer Kedjor. Vi kan gå direkt till bokslutet och se vad som hänt.

Det interna bokslutet ser nu ut så här:

och det Socioekonomiska så här

I tabellen nedan kan vi se enbart på skillnaderna mellan boksluten.

Arbetsförmedlingens förlust har halverats. Vinsterna i Rättsväsendet och bland Övriga har minskat med ca 2 Mkr. Detta beror på att det framför allt är männen som är aktuella hos dessa aktörer. Rättsväsendet går nu med 400.000 kr i förlust.

Vi skall inte fortsätta med att analysera skillnader i denna helt fiktiva kalkyl. Den viktiga poängen med denna uppdatering är att den tar högst fem minuter att göra. Första gången man gör ett Socioekonomiskt bokslut gör man en investering.

10.20 Några slutord

Den kalkylmodell vi i detta kapitel har skapat i Excel, är egentligen ett enkelt sätt att strukturera och förenkla arbete med ett Socioekonomiskt bokslut..

Det är en i högsta grad automatiserad kalkylmodell, vilket framgår av den obetydliga arbetsinsatsen för att uppdatera kalkylen med ett nytt år.

Man behöver inte göra kalkylen i Excel eller ens med dator, men det underlättar. Om det vi har gått igenom i detta kapitel känns alltför betungande – ta hjälp av någon som tycker att Excel är enkelt. Lägg inte ned för mycket jobb med att försöka bli kompis med Excel. Låt de som redan är det sköta om den delen och koncentrera de egna resurserna på att lägga upp och tolka bokslutet. Det är trots allt själva poängen med arbetet.


11      Några ord på vägen

Vi har nu gått igenom arbetet bakom och resultatet från ett Socioekonomiskt bokslut. Vi har gjort det på flera olika sätt. Det kan ha verkat komplicerat och omständligt, men är i grund och botten ett enkelt angreppssätt på frågor som annars blir onödigt komplicerade.

Om du efter denna genomgång vill fortsätta att arbeta med Socioekonomiska bokslut så tänkt på att:

1) Börja enkelt och bygg på komplexiteten där det behövs.

2) Ligg alltid i underkant med mängder och priser.

3) Se till att referensgrupperna är med på beskrivningar av målgrupp och verksamhet.

4) Hävda inte att kalkylen är exakt.

5) Räkna om och variera antaganden för att prova känslighet för enskilda poster.

6) Räkna fram reala och finansiella kostnader – även om de inte presenteras.

7) Förklara resultaten så att läsare och uppdragsgivare förstår det Socioekonomiska synsättet.

 

 

 

Lycka till!


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


tel: 08-681 91 00
www.nutek.se



[1]        Det sociala företaget och samhället – Socioekonomiska bokslut för Vägen Ut! kooperativen och Basta arbetskooperativ, Nutek, Dec 2006

[2]        Det lönar sig - Ekonomiska effekter av verksamheter med Personligt Ombud, Socialstyrelsen, 2006; Löner det sig? En ekonomisk utvärdering av personligt ombudsverksamheten i Västmanland, Länsstyrelsen i Västmanland, Rapport 2007:2

[3]        www.seeab.se

[4]        Det lönar sig - Ekonomiska effekter av verksamheter med Personligt Ombud, Socialstyrelsen, 2006

[5]        Skräddarsydd rehabilitering - en lönsam historia. Utvärdering av rehabiliteringsprojektet Gemet, SEE, 2007

[6]        Se: Varje drogfri dag en framgång - Socioekonomiskt Bokslut för Metadonprogrammet i Stockholm, SEE, 2008

[7]        De privara kostnaderna från tidskriften Dina Pengar Ditt barn kostar över en miljon kroinor”, 2006-10-29. Samhällskostnaderna kommer från Kommundatabas.se och avser skola och omsorg 2005